Datainmatningen på dessa tidskrifter, vanligtvis av personalen i den kreativa avdelningen , loggar in de timmar som har spenderats på varje del av projektet.
Det betyder inte bara skapandet av kampanjen, men den inledande briefingen , klientpresentationen, och till och med den tid som spenderas vid skotten och produktionsstudiorna. Bara genom att få en tydlig bild av hur tiden har spenderats kan en byrå effektivt hantera arbetsbelastningen, kundfaktureringsarrangemanget och hur tiden fördelas mellan lag.
Tidsplanen i ett nötskal
I de tidiga dagarna av reklam, som så många uppgifter i den tiden, togs tid manuellt på papper med pennor och pennor (och mycket raderas). Dessa dagar går tid in på datorn eller en tablett med ett sofistikerat program som kan dra rapporter av alla sorter. De flesta butiker har en mycket liknande mall som innehåller:
- Arbetsnummeret
- Klienten
- Uppgiften till hands
- Alla anvisade personal
- Datum och antal arbetade timmar
- Priset per timme
- Över tid
När du startar ett projekt för en klient öppnar kontohanteraren eller trafikhanteraren ett jobbnummer och börjar spåra timmar.
Dessa kommer vanligen att matcha förslaget eller budet som ges till kunden och delas upp i timmar som tillbringas främst inom: forskning, planering och strategi, kreativ utveckling, produktion och projektadministration.
Om allt går till plan, kommer de faktiska timmarna på projektet att korrelera snyggt med uppskattningen, men det är vanligtvis inte fallet.
Kreativ utveckling äter ofta mer tid än någon annan del av processen, på grund av en förändring i riktning, klientåterkoppling eller oförmåga att spricka kortfattat. Detta kan bli en tvivel med klienten eftersom de inte vill spendera mycket extra pengar på kreativ tid eftersom kreativavdelningen har problem att identifiera en lösning.
Tidtabellen måste emellertid fyllas i korrekt för att spåra den tiden och visa kunden hur pengarna spenderades och hur byrån fungerade. Det är ett bra sätt att se om några projekt är för arbetsintensiva för att göra vinst, eller om andra är så lukrativa att de kan investera i den kunden för vidare arbete. Och i ett nötskal, det är rollen i tidtabellen.
Proffs av tiderna
Här är varför tidskrifter är livsnerven i någon byrå:
- Pengar - Tidskrifter visar en byrå (även internt) hur många timmar som spelades in för varje del av varje kampanj. Det är lätt att se om kundens behållare är värt det, eller om det är dags att sätta kunden på projekt-för-projekt. Med en egen byrå kan den tiden inte direkt leda till faktureringar, men det visar ledningen hur effektivt de utnyttjar den kreativa avdelnings tid. Om det upptäcks spenderar de 90% av sin tid på bara en aspekt av verksamheten, som kan skapa några röda flaggor.
- Genomskinlighet - Om tidskrifter görs på rätt sätt, är det lätt att se var saker fungerar smidigt och där flaskhalsar eller ineffektivitet kryper in. Varför spenderar en copywriter halva tiden på en klient än en annan är? Och om fler annonsmaterial behövs kommer en snabb titt på tidskriften att se om avdelningen är överarbetad.
- Åtagande och ansvarsskyldighet - De flesta kunder förväntar sig att en viss tid ska spenderas på ett projekt. Om de inte tror att rätt ansträngning sätts i ett jobb, kan tidtabellerna ge uppgifterna att säga något annat. Det är också ett sätt att visa några kunder hur mycket värde de får från byrån.
- Analys - Tidigare resultat är ofta en bra indikator på framtiden. Om en klient suger livet ut ur byrån och gör det helvete på alla, kan data från tidtabeller visa om det är värt att hålla den klienten om, eller om det är dags att låta dem gå. På andra sidan ekvationen kan det visa en byrå lönsamhet hos vissa kunder, vilket kräver minimal kreativt arbete och ansträngning, men en maximal avkastning på investeringen.
Nackdelarna
Med alla dessa pluspoäng, vad är problemet? Tja, det finns en anledning att tidtabellerna är universellt avskyvärda av nästan alla, utom agenturets antal crunchers:
- Tid - Många personer i byråer, särskilt i kreativa avdelningar, vill inte ägna någon av sin tid till administration. Som en kreativitet kan det vara skadligt att bryta sig bort från en bra kreativ brainstorm för att fylla i timmar. Många kontoansvariga har samma problem. Det är ironiskt, men tid för tidskrifter är sällan tilldelad.
- Fel - Detta går direkt till den första punkten. Många annonsmaterial lämnar tidskrifterna till sista minuten före månadsfaktureringsrapporten. Och det betyder att noggrannheten i ett kalkylblad går från ganska bra till skrämmande. Det är svårt att komma ihåg hur många minuter du spenderade på ett jobb för två veckor sedan, så det är ofta en del gissningar. Om tidtabellerna gissas gör det dem nästan värdelösa.
- Dålig fokus - Tid är inte en bra indikator på utmärkt reklam. En butik kunde spendera 40 timmar och inte producera något av anteckningen, en annan kunde arbeta 10 och producera ett mästerverk. Tidsblad registrerar inte kvaliteten på tänkandet, bara den tid som spenderas gör det.
Tidsplanens framtid
Tidsblad är här för att stanna, och de måste göras manuellt. Automatiserad tidspårning fungerar inte, eftersom det kräver manuell start och stopp. Om du glömmer att starta klockan förlorar du timmar. Glöm inte att stoppa det och en del fattiga kunder faktureras i timmar av arbete som spenderades på ett annat projekt. Det kan i sin tur leda till problem (och till och med rättegångar) med overbilling och förlusten av en värdefull kund.
Det enda sättet att garantera bra tidspårning är att insistera på att alla i byrån uppdaterar tidtabeller minst två gånger om dagen, en gång före lunch och sedan igen innan de går hem. Om detta är gjort är tidtabellerna korrekta och hjälpsamma. Och om det inte görs, bör byråer bli kreativa med motivation. Hitta ett sätt att stimulera tidspårningsprocessen.
Ge de anställda som håller en noggrann rekord av sin tid en vecko bonus, eller några timmar på fredagar. Det kan tyckas som ett slöseri med tid och pengar, men exakta tidtabeller kan vara värda mycket mer till byrån än några hundra dollar här eller där varje vecka.