I den här artikeln undersöker vi utmaningarna hos fattiga projektledare samt de metoder som toppteamsledare och projektledare använder för att flytta bortom Tuckmans formnings- och stormningsfaser till en som framhäver prestanda.
Rättvis varning: det finns ingen magisk lista över " gör dessa saker och ett bra lag kommer att dyka upp. "Detta är ett hårt arbete som kräver att både vetenskapen bakom gruppprestandan och konsten att leda andra används.
Fem vanliga missförhållanden av projektgrupper som strider
Tillbringa tid på att observera och arbeta med projektlag som kämpar och du kommer att märka många områden där kommunikationen bryts ner och prestanda lider. Gräva under ytan på jakt efter orsaker till underpresterande, och dessa fem vanliga problem uppstår alltid.
1. Det finns inget klart och galvaniserande syfte . Teamdeltagarna är inte medvetna om projektets betydelse och dess koppling till kunden eller organisationen. För att projekta medarbetare är detta "bara ett annat projekt."
2. Kunden har ingen plats vid bordet. Bristen på klarhet kring kunden resulterar i en dimmig projektmiljö där lagmedlemmar gropar och flail sig igenom allt från krav till tid och kostnader.
3. Projektledning är närvarande, men projektledarskap saknas i aktion. Värdena är vaga eller obefintliga. Ansvar och ansvarighet är inte väl etablerade. Verktygen och mallarna finns där, men de mjuka färdigheterna finns ingenstans att hitta.
4. Dåligt definierade och oklara roller. Prestanda lider när människor inte förstår sina egna roller eller rollerna spelas av lagmedlemmar.
5. För många projekt jagar för få resurser. I dagens organisationer för matrixhanteringsstil delas lagmedlemmar ofta över flera initiativ. När projekten växer som kaniner reproducerar, överbelastade lagmedlemmar kämpar för att fokusera och göra sitt bästa arbete.
Åtta åtgärder du måste ta för att skapa ett högpresterande projektteam:
Även om det skulle vara trevligt att tro att det finns en enkel checklista att följa för att bygga ett högpresterande lag, liv, projekt och människor är inte så lätt. Förslagen nedan är mer "minsta förutsättningar för framgång" än de är "gör det här och allt kommer att fungera." Kom ihåg att bygga stora lag är en blandning av vetenskapen om mänsklig psykologi och neurovetenskap och ledarskapets konst. Använd idéerna i god hälsa som grund för din egen högpresterande lagutveckling!
1. Vänd projektet till en episk quest! Ta en förvaltningslektion från videospelvärlden och se till att lagmedlemmarna är överblickiga om beskaffenheten av sitt uppdrag och dess betydelse för kunden, organisationen och deras utveckling som professionella. Varje projekt ska ses av gruppmedlemmarna som ett tillfälle att jämföras genom att både tillämpa sina färdigheter och utveckla och lära sig nya färdigheter.
Med kreativitet kan även de minsta initiativen placeras som en del av ett större uppdrag.
2. Erkänna och utnyttja SCARF-modellen från neurovetenskapens värld. Denna akronym står för status, säkerhet, autonomi, relateradhet och rättvisa. Allt om lagstrukturen och förvaltningen måste förstärka dessa kritiska personliga problem för varje lagmedlem. Den effektiva projektledaren betalar noggrann uppmärksamhet åt dessa attribut och strukturerar hennes beteenden för att stärka positiven för varje individ på projektgruppen.
3. Ta en viktig ledarskapsledning från forskningen till ledande i farliga situationer . Lagmedlemmar måste lita på att lagledaren bryr sig om varje lagmedlem och är kritiskt fokuserad på att säkerställa deras säkerhet och framgång. Som teamledare frågar du och svarar: " Varför ska mina lagmedlemmar lita på mig att leda dem till säkerhet och framgång?" Och sedan definiera de beteenden som du måste visa upp dagligen för att förstärka ditt engagemang för dem.
4. Se till att kunden är närvarande från dag ett och vid varje efterföljande möte . Du kan inte starta projektet om visningen till kunden är oklart. Om ditt initiativ är inriktat på en mycket specifik publik eller en mer generell uppsättning målgrupper finns det tekniker du kan använda för att skapa tydlighet. För nya produktutvecklingsinitiativ som syftar till att fånga nya kunder skapar du detaljerade kundpersoner för varje typ. För stora bygg- eller utvecklingsinsatser, se till att en kundrepresentant ingår i projektets omfattning och godkännande. I situationer där kunden inte kan vara fysiskt närvarande, skapar vissa lag en proxy-en utklipp eller ett stoppat djur som sitter i varje möte. Gruppen måste fråga och försöka svara för varje beslut: "Vad kommer kunden att säga till denna fråga."
5. Har dina lagmedlemmar definiera en roll charter. Alla i teamet bör fråga och svara: " I slutet av det här projektet, vad säger mina lagmedlemmar att jag gjorde?" Dela och diskutera och definiera en rollbeskrivning som motsvarar svaren.
6. Lär ditt team dessa två kritiska färdighetssätt: hur man pratar och hur man bestämmer sig . Tidigt i teamformationsprocessen ställer du förväntningar på interpersonell kommunikation och ser till att du förstärker ansvarsskyldigheten. För gruppinställningar, lär laget att utforska problem genom hjälpmetoder som fokuserar gruppens gråämne på ett ämne i taget. Lär dem att analysera känslor, risker, idéer och informationsproblem och ta itu med var och en separat innan du rusar till dom. Hjälpbeslut förstår varje stort val från flera synpunkter (ramar) och lär dem att utvärdera flera alternativ för varje beslut. Dessa färdigheter lärs inte i projektledningsprogram och krävs inte som en del av professionell certifiering, men de är viktiga för att hjälpa ett team att lära sig att arbeta tillsammans.
7. Utnyttja team coaching. Coaching är ett kraftfullt verktyg för att stödja lagprestanda och det är ofta underutnyttjat. Du kan använda externa eller interna resurser för denna roll, även om tränaren måste vara en objektiv utomstående som kan observera och erbjuda uppriktig, beteendemässig feedback om lagprestanda och effektivitet. Tränaren är en ovärderlig resurs för att hjälpa till att observera och identifiera uppdelningar i diskussionen och beslutsprocessen som skisseras i nummer sex ovan. Utnyttja tränaren för att utmana antaganden och vara på utkik efter olika gruppförebyggande insatser, inklusive groupthink.
8. Kämpa hårt för tiden och uppmärksamheten hos dina lagmedlemmar. Stora projektledare arbetar hårt för sina gruppmedlemmar för att se till att de har möjlighet att fokusera och göra sitt bästa arbete. Som projektledare betyder det att du måste delta i organisationspolitik med andra projekt och funktionella ledare och förhandla på uppdrag av dina lagmedlemmar. Din förtal och din förmåga att erbjuda ömsesidigt stöd till andra projektledare för sina egna resursbehov kommer att vara avgörande för kortsiktig lagprestation och din långsiktiga framgång.
Bottenlinjen för nu:
Om du lämnar projektlagets prestation till en chans är det osannolikt att hög prestanda kommer att uppstå. Med tanke på vikten av projekt på vår arbetsplats, har alla från cheferna som godkänner och sponsrar projekt till teamledarna, projektledarna och gruppmedlemmarna en andel i resultaten. Arbeta hårt från din position som projektledare eller lagmedlem för att säkerställa närvaron av de verktyg och idéer som beskrivs ovan, och dina odds för att skapa ett högpresterande lag förbättras avsevärt.