Tidfakturering 101
När juridiska avgifter ökar har kunder blivit mer kostnadsmedvetna och tekniskt kunniga. Följaktligen granskar kunderna lagliga räkningar närmare och använder sig av en rad databasapplikationer för att sortera och analysera faktureringsdata elektroniskt. En växande trend mot e-fakturering (elektroniska fakturor) har förekommit lagliga fakturor för ökad granskning, förhandling och tvist.
Oavsett om du är ny på faktureringstid eller en veteran tidhållare kan tipsen nedan hjälpa dig att skapa snabba, korrekta och exakta tidsposter.
Craft Detailed Billing Descriptions
Detaljerade uppgiftsbeskrivningar är en grundläggande del av en välutarbetad faktura. Det är viktigt att beskrivningen av dina ansträngningar innehåller tillräcklig detaljer för att granskaren ska kunna bedöma uppgifternas karaktär och egenskaper.
Att slå på rätt balans mellan korthet och detalj kan vara svårt. En arbetsbeskrivning som är för lång och ordig ökar tvetydigheten och später förståelsen.
En beskrivning som är för kort gör det svårt att bedöma lämpligheten av den utförda uppgiften och tiden som använts. Exempelvis gör perfunktoriska fraser som "file review", "trial prep" och "document review" lite för att berätta historien om vad du gjorde och varför du deltar i en viss uppgift.
Istället för "dokumentöversyn" är en bättre beskrivning "granskning av kärandens andra uppsättning förfrågningar".
Undvik Block Billing
Blockering av fakturering är övningen att lista en grupp uppgifter i en blocköversikt under en enda tidspost. Till exempel: "Utkast till frågeformulär telefonkonferens med Dr Brown re: expertrapport; sammanfatta deponering av mr smith granska och revidera korrespondens med motstående rådgivare. 7,3 timmar. "
Klienter känner igen block fakturering som en strategi för att dölja ineffektivitet. Dessutom tillåter många domstolar inte blockfakturering eftersom det hindrar effektiv ersättning av advokatavgifter efter en dom. Ett effektivare sätt att fakturera är att separat specificera varje självständig aktivitet och dess motsvarande tid.
Spela in tid omedelbart
Inspelning av din tid omedelbart efter att du har slutfört en uppgift är det bästa sättet att säkerställa noggrannhet. Att försöka rekonstruera en dagars (eller veckas eller månaders) aktiviteter är faktiskt svårt och uppmuntrar till att "padding" (uppblåsning av den aktuella tiden på en uppgift att fylla i luckor oklarade för tiden).
Det kan vara opraktiskt att du anger varje uppgift i din tidsbehandlingsprogram när du klickar på det. Därför är det klokt att utveckla ett system för inspelningstid som uppmuntrar till snabb tidtagning.
Några timekeepers dikterar varje uppgift omedelbart efter att de har utfört den och har transkriberats i slutet av dagen. Andra tycker det är lättare att hålla en anteckningsbok, registrera varje uppgift för hand och sedan skriva in den (eller ha en sekreterare ange den) i slutet av dagen, veckan eller faktureringsperioden.
Kom ihåg din målgrupp
Liksom något dokument som du förbereder dig för en annan recension, är det viktigt att hålla publiken i åtanke när du registrerar tidsposter. Du kanske känner till den person som granskar dina räkningar - kanske det inrikesråd som tilldelats filen. Förstå dock att översynen kanske inte slutar där. I många fall behandlas en faktura av ett antal individer på olika nivåer inom och utanför företaget, inklusive juridiska personer, revisorer med klientföretaget och revisorer från tredje part.
Vid inspelning av din tid är det bäst att undvika förkortningar, slang och komplicerat jargong. Använd kortfattad juridisk terminologi, men tänk på att dina tidskrifter kan ses över av personer som inte är utbildade i lagen.
Bekanta dig med kundfaktureringspolicyer
Varje kund har sin egen faktureringspolicy och rutiner. Dessa policyer finns ofta i kundens lagrings- eller förlovningsbrev. Dessa faktureringspolicyer kan innehålla personalbegränsningar, budgetriktlinjer, utbetalningspolicyer och specifika tidtags riktlinjer. Genom att känna till grundreglerna från början kan du på ett mer ansvarsfullt sätt ta hänsyn till din tid och möta kundens förväntningar.
Företagskunder gör en ökad användning av uppgiftsbaserad fakturering. Uppgiftsbaserad fakturering spårar ett företags fakturering genom rättegångsuppgift. Varje substantiv aktivitet tilldelas en datorkod som är förvalad av klienten. Den kodade fakturan sorteras sedan elektroniskt och analyseras, vilket möjliggör en djup analys av en faktura. En del av att bekanta dig med klientfaktureringspolicyen är att lära och ordentligt tillämpa mängden specialiserade uppgiftsbaserade fakturakoder som är unika för varje klient.