Hur projektbrädor och styrgrupper stöder ditt projekt
Låt oss börja med att säga att projektstyrelsen är en viktig del av projektets organisationsstruktur. Om du inte har en, bör du prata med din chef om att få en uppsättning.
Projektstyrelsen är ordförd av projektsponsor och kommer typiskt att innehålla ett antal andra ledande intressenter samt projektledaren .
Det finns normalt tre till fem personer i styrelsen. De är alla viktiga projektintressenter och människor som har förmåga att få saker gjorda för projektet.
Bottom line: det är en grupp människor som möts för att hjälpa till att övervaka projektet och hålla det framåt i rätt riktning.
Projektstyrelsen sätts upp i början av projektets livscykel och arbetar hela projektet tills det stängs. Låt oss ta en titt på de fyra nyckelrollerna i en projektstyrelse.
Projektstyrelsen ger styrelse
För det första ger projektstyrelsen kritisk styrning. De ser till att policies följs på företagsnivå och portfölj eller programnivå. De erbjuder överblick över vad projektgruppen utför. De är tillsammans med projektsponsor ansvarig för projektets framgångsrika leverans och denna styrande roll säkerställer att projektgruppen agerar på etiska och inom acceptabla gränser för företaget.
De gör det genom att ifrågasätta projektledaren och ge hjälp och support.
Projektstyrelsen ger riktning
Det är ofta beslut att göra på ett projekt, och några av dem kommer att falla utanför projektledarens uppdrag. När projektledaren inte kan fatta beslutet, och det är något som borde diskuteras med fler intressenter än bara sponsorn, går det till projektstyrelsen.
Deras roll är att hålla projektet på kurs genom att ge den riktiga riktningen för laget. De bidrar till att sätta visionen i början av projektet och hålla projektet på rätt spår hela tiden.
Projektstyrelsen fattar beslut
Projektstyrelsen är i första hand en beslutsorgan. Deras roll är att fatta beslut som håller projektet framåt genom att avblockera problem och hjälpa projektledaren att se en klar väg till framgångsrik färdigställande.
Projektledaren kommer att lägga rekommendationer till projektstyrelsen. Detta kan innehålla rekommendationer för att adressera:
- Risker, såsom begränsning planer för att ta itu med potentiella utmaningar
- frågor
- Resursproblem, som att inte ha rätt gruppmedlemmar tillgängliga
- Schema förseningar
- Budgetövergångar.
Projektstyrelsen behöver inte nödvändigtvis agera på projektledarens rekommendation. Som en grupp kan de komma med andra förslag på vägen framåt, och ofta gör de. Det beror ofta på att de har en större bild, företagens syn på projektets miljö än projektledaren, så att de kan se alternativa rutter och välja den bästa på den tiden.
Projektstyrelsen godkänner utgifterna
Slutligen godkänner projektstyrelsen den övergripande budgeten.
Varje inköpsorder eller budgetpost hanteras normalt av projektledaren. Du behöver inte gå till projektstyrelsen för att få varje faktura avtecknad för betalning.
Men på projektnivå övergripande har projektstyrelsen en roll att spela för att först godkänna hur du ska spendera pengarna (dina budgetplaner) och sedan övervaka de pågående utgifterna för att säkerställa att projektet är på rätt spår.
Du måste också rita på projektstyrelsen när det ser ut som att du måste spendera beredskapsfonder eller förvaltningsreserver. De kan auktorisera överskridanden och hjälpa projektgrupper att få tillgång till ytterligare medel, där detta kan motiveras.
Sammantaget ger projektstyrelsen en väsentlig styrning och styrfunktion för projektgruppen. Deras riktning och råd hjälper projektledaren att styra projektet i rätt riktning, och de är perfekt placerade för att komma in och hjälpa om något börjar gå fel.