Koncentrera mindre på vad du vill säga och mer om vad du vill att de ska höra.
Vad vill jag säga?
Oavsett om du ger instruktioner till en anställd, beställer mat på en körning eller skriver ett meddelande som förklarar den nya klädkoden du vill vara säker på att få din poäng över.
Du vill bara säga det rätta, så den andra personen förstår din mening. Ibland övar du vad du ska säga. Ofta skriver vi utkast till våra noteringar och anföranden för att se till att vi använder rätt ord. Allt detta görs för att se till att vi skickar rätt meddelande.
Otaliga böcker och artiklar har skrivits som förklarar varför att skicka rätt meddelande är så viktigt och lär dig hur du skickar exakt det meddelande du vill skicka. Deras författare betonar vikten av att vara kortfattad, exakt och specifik när du väljer dina ord, oavsett om du skriver dem eller talar dem. De berättar att det här är det bästa sättet att få din poäng över till din publik.
Vem är min målgrupp?
Vi vet alla hur viktigt vår publik är att bestämma vad vi ska säga och hur vi ska säga det. Att förklara värdet av ett nytt telefonsystem är annorlunda om du talar till finansavdelningen än om du tar emot telesalespersonalen.
Ju bättre du känner publiken desto lättare är det för dig att skräddarsy ditt meddelande till dem. Ju mer ditt meddelande är skräddarsydd för din publik, desto mer sannolikt är det att du kommer att få din poäng över.
Hur når jag dem?
Medan meddelandet du skickar är viktigt är det meddelande som mottagaren hörs ännu viktigare.
Om du känner din publik har du vanligtvis en uppfattning om hur de tolkar eller filtrerar vad du säger. Du kan använda detta till din fördel för att se till att de får det meddelande du försöker skicka.
Vi vet till exempel att om vi tar upp en grupp först-graders kan vi inte använda "stora ord" eftersom de inte kommer att få det. De förstår inte vårt budskap. Så vi väljer ord de kommer att förstå. Istället för att använda "stora ord" som förmedlar meddelandet vi vill skicka använder vi ord vi tror att de kommer att förstå. På det sättet hör de vårt budskap och förstår det.
Försök inte förklara tekniska begrepp för revisorer som använder tekniska termer. Använd inte en ekonomisk analogi för att få en punkt över till Creative Department. Om du vill att din serviceavdelning ska hantera fler samtal per dag, berätta för dem. Berätta inte för dem att de måste "minska tidsintervallet mellan möjligheter för kundgränssnitt".
Hantera detta problem
För att öka dina chanser att få din poäng över, fokusera mer på mottagaren än på avsändaren. Skräddarsy ditt meddelande till din publik för att förbättra deras förståelse. Oroa dig inte så mycket om vad du vill säga som om vad du vill att de ska höra och förstå.