Denna artikel tittar på kunskapsområdet för projektets tidshantering från A Guide to Knowledge Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Femte upplagan. Det finns andra sätt att titta på projektplanering, men om du arbetar med din PMP®-certifiering är PMBOK® Guide- tillvägagångssättet det du följer, och det är bra för alla projektledare också.
Projektstyrningsprocesser
Projektstyrning i PMBOK® Guide består av 7 processer. Projektets tidshanteringsprocesser är:
- Planhantering
- Definiera aktiviteter
- Sekvensaktiviteter
- Uppskatta aktivitetsresurser
- Uppskatta aktivitetstider
- Utveckla schemat
- Kontrollschema.
Låt oss ta en djupare titt på var och en av dem.
Planera Scheman Management Process
Det här steget är där du etablerar alla policyer, procedurer och dokumentation som krävs för att hantera ditt projektschema från din första plan, pågående utveckling, genomförande och sedan styra schemat.
Resultatet av att göra denna planering är att skapa en schemalagsplan. Men i det verkliga livet kommer du förmodligen inte ha en separat plan för att hantera ditt schema. Mycket av det du jobbar här kommer att hamna i din projekthanteringsplan (ta reda på hur du skriver en projekthanteringsplan här ) och det är helt adekvat.
Definiera aktiviteter Process
Denna process identifierar och dokumenterar vad du behöver göra för att producera projektets leveranser. Med andra ord identifieras projektets uppgifter. Du använder den räckviddsdeklaration som du sammanställt under verksamhetshanteringsaktiviteterna för att hjälpa dig att bryta ner arbetet i enskilda uppgifter.
Huvudproduktionen av att arbeta genom detta är att du kommer att sluta med en definierad lista över projektuppgifter. Det är användbart eftersom det är den viktigaste ingången till nästa process.
Sequence Activities Process
Använd din arbetslista, nu måste du sätta dem i rätt ordning. I slutet av denna process får du en bild av förhållandet mellan projektuppgifter. Denna process hjälper dig att sätta ditt projektarbete i rätt ordning så att du effektivt kan utnyttja projektets resurser och leverera så snabbt som möjligt.
PMBOK® Guide talar om att skapa ett nätverksdiagram som utgångspunkt för denna process, men det är sällan nödvändigt, och absolut inget som du måste göra för hand. Om du vill göra nätverksdiagrammer av någon anledning, använd din projekthanteringsprogramvara för att göra det. I slutändan kommer dock en lista över beroenden och potentiella start- och slutdatum för uppgifter att vara lika bra och mindre tidskrävande.
Beräkna Aktivitetsresurser Process
När du vet vad du ska göra är nästa steg att ta reda på vilka resurser du behöver för att uppnå det. Processen Estimate Activity Resources hjälper till med det. I den här processen kommer du att uträtta vad mänskliga resurser, utrustning och tillbehör du behöver, plus den mängd du behöver av varje.
Beräkna Aktivitetslängder Process
Detta steg är där det hårda arbetet med att beräkna hur lång tid varje uppgift kommer att ta händer. Under denna process kommer du att se hur länge det kommer att ta för att göra varje aktivitet med hjälp av de resurser som du har identifierat.
Glöm inte att ta hänsyn till resurstillgänglighet och semester med din aktivitetsperiod. Bara för att en uppgift bara tar 8 timmar betyder det inte att det kommer att slutföras på morgonen.
Utveckla schemaläggningsprocessen
Slutligen kan du nu sätta ihop ditt projektschema. Med all information som samlas in från ovanstående processer bör det vara enkelt.
Utveckling av schemat är en av de mer komplicerade processerna i PMBOK® Guide. Det finns 13 ingångar (allt ovan plus risker, omfattning och element i samband med projektets sammanhang). Schemat i sig är bara en av utgångarna, men de andra är (enligt min mening) mindre viktiga.
När allt har gått igenom allt detta för att få schemat som är ett kritiskt dokument för att hantera projektets prestanda.
Ditt schema behöver inte vara ett Gantt-diagram. Här är 5 alternativ till Gantt-diagram som du kan överväga.
Control Schedule Process
Slutligen ger kontrollschemaläggningsprocessen dig de verktyg du behöver för att övervaka och uppdatera ditt projektschema, se till att ändringar hanteras på rätt sätt och att du håller kontroll över tidpunkterna för ditt projekt.
Att förbereda ditt projektschema och spåra det efteråt är stora bitar av arbete, men det är värt att veta att du har ett schema som du kan vara säker på.