Arbetsgivare antar att de anställda känner till hur man utför vissa uppgifter. Till exempel kommer din chef att förvänta dig att veta hur man skriver ett professionellt e-postmeddelande och svarar telefonen ordentligt. Dessa uppgifter är ganska enkla, men andra är lite mer komplicerade, till exempel om ursäkt för ett misstag. Det är inte något som alla vet hur man gör. Här är åtta uppgifter, några enkla och några inte, som alla måste behärska:
- Skicka en professionell e-postadress: Om du är under 30 år är det mycket troligt att du har använt e-post eftersom du vet hur du skriver. Vad du kanske inte vet är att det är stor skillnad mellan att skicka e-post till dina vänner och använda detta medium för arbetsrelaterad korrespondens. När du skriver till dina vänner kan du skriva i alla små bokstäver, använda slang och förkortningar, och kanske även låta stavfel och dålig grammatik glida av. Kontrast till det med professionell e-post, där samma saker är bland de "nots" som du bör vara uppmärksam när de motsvarar med medarbetare, din chef eller kunder. Läs mer: Tips för att skriva professionell e-post .
- Skriva ett memo eller företagsbrev: Det är svårt att föreställa sig att behöva skicka en papperskopia av ett memo eller brev istället för ett email, men det kan hända. Om det någonsin gör det, borde du veta hur man gör det ordentligt. Läs mer: Korrekt företagsbrevformat.
- Telefonsamtal och telefonsamtal: Du har tagit och tar emot telefonsamtal hela ditt liv. Självklart vet du hur man gör den här mycket enkla uppgiften: du hämtar telefonen och säger hej (eller om du ringer, fråga den person du vill tala om). Det är bra för personliga telefonsamtal men inte för företagsamtal. När du svarar på ett samtal, identifiera dig själv och ange namnet på din avdelning eller ditt företag. Ge ditt namn till den person som svarar på telefonen när du är den som ringer och berätta för honom eller henne vem du försöker nå. Läs mer: Du hade mig på Hej: Lär känna korrekt telefonetikett .
- Göra introduktioner: När du träffar någon ny är det artigt att presentera dig för honom eller henne. Det är också bra sätt att presentera människor för varandra. I en arbetsrelaterad situation är det alltid bäst att använda för- och efternamn. Till exempel, säg "Hej, jag är Mary Smith" när du träffar någon för första gången. Du kan också göra detta när du stöter på någon du träffat förut, men vars namn du inte kommer ihåg. I så fall kan du lägga till "Jag vet att vi har träffat förut men jag är rädd att jag har glömt ditt namn." Chansen är att de inte kommer ihåg din heller! När man introducerar andra säger till exempel, "John Jones, jag skulle vilja att du träffade Peter Smith."
- Att ta protokoll på ett möte: Många jobb innebär att man deltar i möten, åtminstone ibland. Ofta är det obligatoriskt att hålla skrivna dokument, kallade minuter, av dessa sammankomster. Vid någon tidpunkt kan personen som löper mötet be dig att ta dessa minuter. När du gör det måste du registrera namnen på de deltagare som är närvarande och noggrant ta anteckningar som sammanfattar allt de diskuterar. Du måste också skriva in protokollet efter mötet. Läs mer: Att ta mötesminuter .
- Skriva en "Att göra" -lista: Du kan antingen ofta eller ibland kunna jonglera flera uppgifter. Det bästa sättet att hålla reda på alla är att hålla en "att göra" lista. Skriv ner alla uppgifter för vilka du är ansvarig, prioriterad vid förfallodagen. Oavsett om du använder en telefonapp, en datorprogram eller ett papper, se till att du kan antingen avmarkera eller korsa objekt när du fyller i dem. Notera också datumet. Ta inte bort objekt eftersom du vill kunna hålla reda på de som du har slutfört.
- Berätta för ett misstag: För att be om ursäkt för ett misstag måste du erkänna att du gjort det. Det är en svår sak att göra, men det är nödvändigt. Det är absolut nödvändigt att du agerar snabbt - så snart du inser ditt fel, pratar med din chef eller vem som helst det kommer att påverka. Försök att ha en plan i åtanke för att rätta till misstaget. Läs mer: Vad gör du om du gör ett misstag på jobbet .
- Ringa i sjuka: Ingen gillar att bli sjuk men, ännu mer än det, hatar de flesta att de är sjuka på jobbet. En osäker arbetsmarknad har lett oss att tro på vår närvaro på kontoret (eller varhelst din arbetsplats råkar vara) är av största vikt. Medan det är sant att du inte ska ta sjukdagar onödigt, bör du försöka undvika att smitta dina medarbetare. Håll dig hemma om du har något som de kunde fånga! Var noga med att följa din arbetsgivares anmälningsförfaranden. Läs mer: Ringa i sjuk till jobbet .