Om du skriver ett brev som organisationens representant vet du att medan vissa företag tillåter sina anställda att skriva referensbrev fritt, kan andra censurera eller förbjuda dem helt.
Så var noga med att ta reda på vad din arbetsgivares policy är innan du samtycker till det.
Många organisationer har också referenser genom humanresurser. Kontrollera med företagets policy innan du fortsätter.
Om du är en företagsägare och en nuvarande eller tidigare entreprenör begär en rekommendationsbrev från dig, läs följande guide för att använda ditt utrymme för skönsmässig bedömning.
När ska du skriva en rekommendationsbrev
Kandidaten ska vara någon du känner ganska bra och med vilken du nyligen arbetat. Till exempel kan du förmodligen inte ge en rekommendation till någon du arbetade med för tio år sedan eller med vilken du bara arbetade i en månad. Även om det kan vara frestande, skulle du vara beroende av antingen gammal eller inte tillräckligt, information, som båda kan vara vilseledande. Det finns bara inget sätt att veta. Så, om du inte verkligen kan tala med någons befintliga färdigheter, avvisar du sin begäran snett.
Du bör känna kandidaten i en roll som låter dig skriva en meningsfull referens. Till exempel, om du har arbetat med personen som frilansskribent, men han börjar nu med en hundsport, kan du inte bevisa sin kompetens i ett annat rike.
I sådana fall är det bäst att neka och kanske ge råd om vem som skulle göra en bättre kandidat. Om han vill starta en hundsegling, borde han redan ha en stadig kundkrets som verkligen kan stå för sina förmågor.
Skriv endast brevet om du ärligt kan erbjuda en positiv referens. Om du inte har något positivt att säga om deras prestanda, gör det ärlig och säg att du inte kan bidra.
Om du känner dig skyldig att ge ursäkt varför:
- Var helt ärlig och säg att du inte känner dig bekväm att skriva på deras vägnar.
- Berätta en vit lögn som, "Jag är inte i stånd att skriva rekommendationer."
Även om du kanske känner dig besvärlig eller skyldig, lita på din intuition. Dessutom kommer en oautentisk skrivelse inte att fungera väl för sökanden eller deras potentiella arbetsgivare.
Håll dig vid fakta
När du väl är överens om att skriva brevet, behåll den fokuserad och ta bara med information som är faktuell och sanningsenlig . Undvik att säga något som är strikt åsikt - det kan fungera mot att någon betraktas för framtida anställning och eventuellt kan leda till juridiska problem för dig och ditt företag. Gör ett högt krav som, "Louisa är en lysande författare," är i sig farlig. Du borde kunna stödja det med externt erkännande eller en pris som hennes arbete mottog. Om du inte kan, kanske du säger, "Louisa producerade konsekvent bra innehåll för oss."
I samma ögon, undvik överdrivna och alltför positiva uttalanden. Om du bygger upp någon för mycket, kan brevet inte ha någon vikt med framtida kunder eller arbetsgivare.
Hur man bygger en referensbrev
1. Förbered dig själv i inledningen för att ställa in din position och ditt förhållande till kandidaten.
Låt läsaren veta varför du kvalificerar dig för att förbereda ett sådant brev.
2. Bekräfta fakta om kandidaten och var han för närvarande är anställd (om han är):
- Personens jobbtitel och företag
- Hur länge du arbetade med personen
- När du arbetade med personen, om du inte för närvarande
- Karaktären av ditt affärsförhållande eller den kapacitet du arbetade med kandidaten i.
- Erbjuder din bedömning av kandidatens kunskaper och kvalifikationer angående deras professionella tjänster. Betona deras mest värdefulla egenskaper, såsom skrivkunskaper, problemlösning eller tidshantering. Du kan uträtta några exceptionella förmågor, ange att du skulle gärna återanvända dem och notera specifikt hur deras professionella tjänster gynnade dig och din organisation.
4. Använd sista stycket för att lägga till några ytterligare exempel eller anekdoter som du tycker är lämplig.
5. Slutligen, avsluta med att erbjuda att svara på ytterligare frågor eller lämna uppföljningsinformation.
Företagsreferensbrev rekommendera professionella tjänster
Granska följande företagsreferensbrev som rekommenderar professionella tjänster.
Exempel # 1
Kära herr Eggleston,
Jag skriver för att rekommendera Daniel Lighthearts tjänster, CPA. Daniel har arbetat för mitt advokatbyrå de senaste femton åren som vår revisor och bokförare. Hans kunskap och detaljinformation har hjälpt till att hålla vårt företag på rätt håll under den senaste recessionen och genom en stor omstrukturering.
Jag är övertygad om att rekommendera Danmarks bokföringstjänster.
Han är inte bara noggrann men också lätt att jobba med och alltid villig att ta sig tid att diskutera mina bekymmer och svara på frågor.
Om du har ytterligare frågor, var god kontakta mig.
Hälsningar,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Kontor: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Exempel # 2
Kära fru Kelly,
Jag är vice VD för ABC Watches skriver för att rekommendera marknadsföringstjänsterna av Michaela Brown. Michaela skapade och genomförde många framgångsrika kampanjer för oss från juli 2012 till januari 2016.
Hennes designkompetenskompetens i kombination med hennes samarbets- och innovationsanda gjorde henne till experten för våra viktigaste projekt. Hon tog hand i hand med Twitter från 1 000 till över 52 000 på bara tre månader genom att använda strategier för framtidsinriktning. Hon var detaljorienterad, organiserad och alltid öppen för konstruktiv feedback, vilket gör vårt affärsförhållande både enkelt och trevligt.
Jag rekommenderar Michaela för vilken roll hon kan bidra med sin anmärkningsvärda kreativitet och engagemang. Om jag är anställd, är jag övertygad om att hon skulle ta dina marknadsföringsinsatser till nya höjder.
Om du har ytterligare frågor, var god kontakta mig.
Hälsningar,
Lisa Moore
Vice VD, ABC Klockor
Kontor: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Besvara eventuella uppföljningsfrågor
Att skicka ett rekommendationsbrev är viktigt för en potentiell arbetskandidat eller tjänsteleverantör och genom att följa detta format, ger du användbar information till den potentiella kunden eller arbetsgivaren. Du kan få ett enkelt "tack" -svar, eller de kan ställa mer detaljerade frågor om sökanden. Varsomhelst, var noga med att svara snabbt.