Hur man skriver en RFP

Skapa en RFP som kommer att få resultat

En begäran om förslag

, ibland kallad RFP eller RFQ för "offertförfrågan", är ett dokument som ett företag utfärdar när man vill köpa en produkt och vill göra sina specifikationer tillgängliga för allmänheten. Det är vanligtvis fallet när flera företag kommer att bjuda på jobbet eller jobbet och det bjuder in mer konkurrenskraftiga priser. Men din ansträngning kan ge bud som är slöseri med din tid, eller värre, inga bud alls om du inte förbereder RFP korrekt.

Så här går du igenom det för bästa framgång.

Svårighet: Genomsnitt

Tid som krävs: Ta ofta flera dagar

Här är hur:

1. Gör dina läxor: Ta reda på vad du behöver, vad du vill, och vad som är möjligt innan du börjar skriva din RFP. Utfärda inte en RFP för en maskin som kan producera 1 500 widgets en timme om du aldrig har sålt mer än 25 per månad. Det är ingen mening att utfärda en RFP för en flygbil när en budbärare kan komma igenom trafik lika snabbt på en cykel.
2. Skiljer mellan dina behov och önskemål: Om du vill köpa ett program som kan överföra bilder mellan huvudkontoret och dina skåpbilar på arbetsplatsen kan du ange antalet bilder du behöver per sekund, maximal storlek på bilderna du behöver och den nödvändiga resolutionen. Visst kan det vara trevligt att ha dessa bilder i färg, men är det verkligen nödvändigt? Om du verkligen behöver en viss specifik, använd ord som "vilja", "ska" och "måste". Detta indikerar att det här är kraven. Specifikationer som bara är "vill" ska identifieras med ord som "maj", "kan" och "valfritt".

1. Bestäm vad vinnaren kommer att se ut : De förslag du får som svar på din RFP kommer att skilja sig åt. Varje svarande företag kommer att ha olika styrkor och svagheter. Vissa kommer att fokusera på lägsta kostnad. Andra kommer att växla in på bästa kvalitet . Ändå kommer andra att erbjuda en komplett funktionssats. Bestäm upp framför det du letar efter - den lägsta kostnaden, den snabbaste leveransen eller en kombination av de två.

1. Organisera dokumentet : Allt du skriver för företag bör ges en hel del tankar och bör organiseras. En skiss är ett bra ställe att börja. Som ett minimum behöver du avsnitt för en introduktion, krav, urvalskriterier, tidslinjer och process. Många av dessa avsnitt kommer att ha underavsnitt.
2. Skriv introduktionen : Här kommer du att förklara för potentiella budgivare varför du publicerar RFP och vad du hoppas uppnå genom att göra det. Introduktionen kan också innehålla en sammanfattning av de viktigaste punkterna från övriga avsnitt, inklusive förfallodagen. Introduktionen av en RFP för ett bildöverföringssystem kan läsa något så här: "XYZ Company begär förslag till ett mycket pålitligt, lättanvänt system som kan överföra bilder från huvudkontoret till skåpbilar var som helst i storstadsområdet. måste vara mottagen senast måndag 5 mars 2007 kl 8:00 PST. "
3. Förklara krav : Det här avsnittet är en av de viktigaste och det tar oftast mest tid. Du måste ange storleken och tydligheten hos de bilder som ska överföras och den nödvändiga hastigheten. Var specifik, men säg inte budgivare hur du vill att arbetet ska uppnås om det inte är nödvändigt. Du kanske vill bryta den här delen upp i delsystem genom system. Till exempel: a) Bildstorlek och kvalitet b) Överföring (som kan inkludera både önskad hastighet och alla krav som gör överföringen säker) och c) önskade alternativ (där du kan lista färg som ett önskvärt alternativ).

1. Urvalskriterier : Här anger du budgivare hur du väljer det vinnande budet. Du kan avslöja så mycket eller så lite som du vill. Det är en bra idé att inkludera en mening som "Den vinnande budgivaren, om någon, kommer att väljas uteslutande av domen av XYZ Company." Vissa regeringens RFP är mycket specifika för urvalskriterierna, men de flesta kommersiella RFP-er är mindre exakta. Du kanske vill skapa ett kalkylblad som tilldelar varje bud ett visst antal punkter i varje kategori, och sedan får ett lag välja det "bästa" budet från de med de tre bästa poängen.
2. Tidslinjer : Det här avsnittet berättar företag som vill bjuda på din RFP hur snabbt de måste agera och hur länge processen förväntas ta. Var rimlig när du ställer in dina deadlines. Fråga inte om förslag till komplexa system och ge budgivarna bara några dagar att svara. Ge längre tid att förbereda ett bud om din RFP är stor, om ditt önskade köp är komplicerat eller om du behöver ett mer detaljerat svar. Det här är också där du kan berätta budgivare hur länge utvärderingsprocessen kommer att ta, när de kommer att bli underrättad om de lyckades och hur snart de måste leverera.

1. Process: Använd det här avsnittet för att förklara hur processen ska fungera, från att skicka ut RFP att tilldela kontraktet och börja jobbet. I det här avsnittet kan du säga "Bud är förfallna på det datum som anges i steg 8 ovan. Alla bud kommer att ses över för att se till att de uppfyller alla krav och är mottagliga. Alla responsiva bud görs i X-kategorier (du kan namnge kategorierna om du önskar) och de tre bästa buden kommer att utvärderas av förslaget laget för att välja den vinnande budgivaren och en alternativ. Förhandlingar med vinnande budgivare förväntas resultera i en kontraktspris inom två veckor. "
2. Bestäm hur du skickar ut RFP : De flesta RFP-er skickas ut, men de behöver inte vara. Du kan skicka en RFP via e-post, eller du kan posta den på företagets hemsida. Var noga med att ange det namn eller nummer som budgivarna ska använda för att identifiera RFP som de svarar på.
3. Bestäm vem som ska få RFP: Du kan redan ha identifierat de leverantörer som du vill köpa. Ditt företag kan till och med ha en lista över acceptabla leverantörer. Om inte, kan du hitta möjliga leverantörer genom ditt professionella nätverk , genom att söka på nätet, eller genom att fråga betrodda säljare av andra material för deras rekommendationer. Begränsa inte din lista över vem som får din RFP till bara "stora" företag eller "etablerade" leverantörer. Du kan hitta bättre idéer och ännu bättre priser från mindre leverantörer som ofta är mer intresserade av att vinna ditt företag.
4. Skicka RFP.