Mycket skrivande för företag är slarvigt, dåligt skrivet, oorganiserat, fyllt med jargong och ofullständigt.
Ofta är det antingen för lång eller för kort. Alla dessa attribut bidrar till ineffektiv affärsskrivning.
Oavsett om du skriver ett försäljningsförslag, ett mail till din chef eller en bruksanvisning för ett programpaket, finns det vissa steg du måste följa för att vara effektiv. Följ dessa fem steg:
- Organisera ditt material
- Tänk på din publik
- Skriv ner dina tankar
- Bevisa ditt material
- Redigera ditt material
Organisationen är nyckel
Om du inte organiserar ditt material kommer det inte att flöda bra och det är inte meningsfullt. Skrivning kan enkelt eller komplicerat. När du skriver ett mail som meddelar ett personalmöte är det så enkelt att samla dina tankar. Å andra sidan måste du förmodligen utveckla en komplex skiss i förväg om det färdiga materialet om du skriver upp resultaten av en banbrytande läkemedelsprov. Oavsett uppgiften, utan en lämplig organisationsnivå (till och med organisera dina tankar) kan du inte inkludera allt du behöver eller misslyckas med att ge framträdande viktiga ämnen.
Underlåtenhet eller felaktigt fokus gör ditt företagsskrivning mindre tydligt.
Känn din publik
Innan du börjar skriva, tänk på din avsedda publik. Exempelvis kan en presentation om ditt företags nya 401 (k) -program ha samma disposition när den ges till ekonomidirektören samt anställda, men nivån på detaljer som du tar med varierar.
Du måste också överväga tonen. En snabb e-post till ditt lag, som påminner dem om den årliga företagspiken, kommer inte att ha samma ton som ditt missiv avseende ditt företags årsredovisning.
Kom också ihåg att du kommer att kommunicera mer effektivt med publiken om du fokuserar på vad du vill att de ska höra snarare än på vad du ska säga .
Ett ord om bra skrivning
Goda författare har olika skrivstilvor. Vissa föredrar att skriva ut allt och sedan gå tillbaka och redigera. Andra föredrar att redigera när de går vidare. Ibland varierar deras föredragna stil beroende på vad de skriver.
När du skriver (eller när du redigerar) var medveten om längden. Du bör använda tillräckligt många ord för att göra din mening tydlig, men använd inte onödiga ord för att göra det blommigt. Affärsskrivning måste vara tydlig och koncis, inte verbos och blommig. Kom ihåg att ingen i affärer har tid att läsa mer än nödvändigt.
Å andra sidan, gör inte din bit för kort. Du måste skriva nog så att din mening är tydlig och inte kommer att bli missförstådd. Tänk om en utrustning i ett lager var märkt "used but good." Det skulle vara oklart om det innebar att utrustningen hade använts mycket, eller att utrustningen inte längre var ny men fortfarande funktionell.
Några ytterligare ord skulle ha gjort betydelsen klar. Undvik också att använda jargong eller förkortningar eftersom de kan innebära olika saker för olika läsare. Oavsett din skrivstil behöver alla skribenter korrekturläsa och redigera allt skriftligt material, även e-postmeddelanden.
Proofread och Edit
Oavsett din skrivstil behöver alla författare korrekturläsa och redigera allt skriftligt material, även e-postmeddelanden. När du är färdig att skriva, korrekturläsa ditt arbete. Du kan då behöva redigera det. Korrekturläsning återläser vad du skrev för att se till att alla ord i ditt huvud gjorde det korrekt på papperet. Eftersom våra hjärnor arbetar snabbare än våra fingrar, kan du utelämna ord, lämna av en slut eller använda fel homonym (t.ex. "det" istället för "deras"). Korrekturläsning fångar dessa fel. Det är självklart att korrekturläsning av ett enstaka e-postmeddelande är enkelt och bara glancing över det som du skriver kan vara tillräckligt.
Men om du skriver en bruksanvisning blir din korrekturläsning mer komplicerad och tar längre tid.
När du har korrekturläst ditt material är det dags att redigera. Ibland kan korrekturläsning och redigering göras samtidigt, men det är mer effektivt när de görs i följd.
Anledningen till att du redigerar är att fixa eller ändra vad du skrev för att göra materialet ljudet (och läs) bättre. När du skriver för affärer betyder det att man fixar felen och gör texten så tydlig och koncis som möjligt.
Du skriver inte en roman
När du skriver för affärer skriver du inte nästa "stora amerikanska roman". Ditt skrivande ska vara så beskrivande som nödvändigt, men du behöver inte måla levande ordbilder med många stora ord och talespråk. Om du menar "glashus", skriv inte "glasögon," skriv "glashus".