Varför vill du skicka ett professionellt e-postmeddelande? Det finns ett antal skäl. Du kan skicka ditt brev till en potentiell arbetsgivare, ett tackbrev till en kollega som gick med på att vara en referens, ett avgångsbrev till din nuvarande chef eller en begäran om ett rekommendationsbrev.
Du kan ha andra skäl för att skicka icke-personliga e-postmeddelanden, och det är i själva verket en bra idé att se till att all din e-post är organiserad och professionell. Här är vad som ska inkluderas i dina meddelanden, vad som inte ska inkluderas och hur man stänger, signerar och skickar dina e-postmeddelanden.
Professionella meddelanden om riktlinjer för e-post
Läs igenom dessa steg för att skriva ett professionellt e-postmeddelande av hög kvalitet, och du får alltid ett bra intryck på mottagaren:
- Ämnesrad: Ämnesrubriken bör kortfattat förmedla ditt syfte att skriva. Din ämnesrad kan vara lika enkel som "Tack" eller "Begäran om rekommendation".
- Hälsning: Även om du skriver en mycket kort epost, inkludera en hälsning. Om du känner personens namn, inkludera den. Om du inte är på förnamnsbasis med personen, ring dem med titeln.
- Längd: Håll ditt mail så kortfattat som möjligt. Folk tenderar att skumma långa e-postmeddelanden, så bara inkludera viktig information.
- Teckensnittsstil: Undvik utsmyckade, lekfulla eller färgade teckensnitt; dessa distraherar helt enkelt mottagaren från ditt faktiska meddelande. Undvik att överdriva fet och kursiv, vilket gör att ett e-mail ser routat ut. Skriv inte i alla stora bokstäver heller; Detta kommer över som arg eller överexcited i ett e-postmeddelande.
- Emoticons: Inkludera inte uttryckssymboler i en professionell email; spara dessa för personlig korrespondens.
- Stavning och grammatik: Bara för att du skriver ett email betyder inte att du borde vara slurvig om stavning och grammatik. Redigera din e-post noga innan du skickar den. Ett felfritt meddelande berättar mottagaren att din e-post ska tas på allvar.
- Avslutande: Skriv av med en kort "Tack", "Bäst" eller en annan enkel avstämning, och sedan ditt namn. De flesta e-postkonton låter dig bädda in en signatur med ditt namn, titel och kontaktinformation till varje mail. Detta är ett utmärkt sätt att göra varje korrespondens mer professionell.
Ytterligare Professionella E-postmeddelande Tips
När du har skrivit ditt e-postmeddelande, gå igenom alla dessa steg innan du klickar på "Skicka" -knappen:
- Se till att ditt meddelande är fullständigt: Dubbelkontrollera att ämnesfältet i ditt e-postmeddelande är fyllt i, du har tagit med en signatur , du skickar meddelandet till rätt kontaktperson, och du har fyllt i Bcc- fältet för att skicka en kopiera till dig själv så att du har en post på e-postmeddelandet.
- Bevisa ditt e-postmeddelande: Innan du slår skicka, se till att du stavningskontroll och kolla in din grammatik och aktivering. De är lika viktiga i e-post jobbsökningskorrespondens som de är i ett pappersbrev.
- Skicka ett e-postmeddelande: Innan du skickar ditt e-postmeddelande skickar du meddelandet till dig först för att kontrollera att formateringen fungerar och ingenting ser ut ur platsen. Om allt ser bra ut, skicka e-post till företaget eller personen du kontaktar.
- Skicka en kopia av e-postmeddelandet till dig själv: Använd Bcc- fältet för att skicka en kopia av e-postmeddelandet till dig själv så att du har en post när du skickade meddelandet och vem du skickade det till. Du kan också hitta denna information i din skickade mapp.
- Filma dina kopior: Med många e-postprogram kan du skicka upp mappar för att göra det lättare att hitta några viktiga tidigare e-postmeddelanden. Ställ in en mapp för alla dina jobbsökningsemails och lägg in dina kopior av det e-postmeddelande du skickar i din arbetssökmapp.
Kontrollera din e-post regelbundet
Tiden är avgörande när du söker jobb, så det är viktigt att du regelbundet och regelbundet kontrollerar din mail så att du inte saknar några viktiga möjligheter. Kontrollera åtminstone din e-post på morgonen och under eftermiddagen, så du får tid att svara i god tid på de meddelanden du får.
Idag kan det hända att det är enkelt med en smartphone att kontrollera dina e-postmeddelanden vart du än går och när du vill - inte längre sväva över din dator. Faktum är att du kan få meddelanden för nya e-postmeddelanden, så att du kan läsa dem så fort de träffar din inkorg.