För att spåra framsteg på vägen och säkerställa att nyckelresultaten uppnås enligt tidslinjen använder projektledare milstolpar.
Definitionen av en milstolpe för projektet är en uppgift med en nolltid som innebär en prestation i projektet.
De används som ett sätt att visa framåtriktad rörelse och framsteg och visa folk vad som händer, även om de inte har en detaljerad kunskap om de uppgifter som är inblandade för att komma dit. I det avseendet är de mycket användbara för intressentkommunikation och inställning av förväntningar.
När man ska använda projektmilestones
Milstolpar i projektledning används för att markera:
- Början av betydande faser av arbetet
- Slutet på betydande faser av arbetet
- Att markera tidsfristen för något
- Att visa när ett viktigt beslut fattas.
Och andra fasta poäng i tid som behöver ringer ut specifikt eftersom milstolpar är ett bra sätt att spåra ditt projekt.
Hur ofta lägger milstolpar i din plan
Jag rådde om en utbildning för att lägga milstolpar i din plan ungefär en gång i månaden. Det här är bra och en bra tumregel, men du måste använda din professionella bedömning. Vissa månader kan ha en hel del aktivitet med viktiga möten som markerade milstolpar, beslut fattas och nedläggning av en fas och början på en annan.
I andra månader kan du vara fokuserad på utförande och det är väldigt lite, om något, att du kan hänga en milstolpe på.
Med det sagt, för rapporteringsändamål är det användbart att skapa en anledning att ha en milstolpe minst en gång i varje rapporteringscykel, och vi kommer att prata mer om milstolpar och kommunikation på lite.
Hur milstolpar är representerade på din Gantt-diagram
Milstolpar är en av komponenterna i ett Gantt-diagram och visas i diagrammet som en diamant. De visas inte som en vanlig uppgift eftersom de har en varaktighet på noll: med andra ord tar de inte upp någon tid. För planering på ett Gantt-diagram händer de bara!
Om du inte använder Gantt-diagram kan du fortfarande använda milstolpar. Här är 5 alternativ till Gantt-diagram : du kan fortfarande införliva milstolpar i din plan med hjälp av dessa.
Om du vill hålla dig personligen organiserad och din programhanteringsprogramvara inte är helt integrerad i din kalender kan du kopiera och klistra in nyckeldatum i din dagbok. Beroende på hur du gillar att arbeta kan detta vara ett användbart tips för att påminna dig om vad som ska komma upp!
Hur man heter milstolpar
Milstolpar bör ha en tydlig beskrivning av ditt projektschema, men inte en som innebär att de är en uppgift. Så de borde inte kallas "Få överenskommelse att gå in i fas 2" men "fas 2 börjar". Om du vill återspegla ansträngningen att få överenskommelse att gå in i fas 2 lägger du till en uppgift just innan det säger det.
Milstolpar bör beskriva tidpunkten som de representerar så här:
- Testfasen avslutad
- PID godkänd
- Kontrakt undertecknat
- Rådsmöte personalmöte
Många projektledare väljer att numrera sina milstolpar för enkel referens. Om du använder en arbetsfördelningsstruktur kan du använda numreringen från det. Annars är det bra att använda M1, M2 och så vidare för att klargöra vad du hänvisar till. En tydlig namngivningsstruktur blir viktigare, desto fler milstolpar har du, så tänk på hur du ska göra detta om ditt projekt går över flera månader.
Hur man får milstolpar undertecknade
Milstolpar utgör en del av ditt projekt schema, så när ditt schema är baselined bör du överväga dina milstolpar signerade av.
Om du behöver ändra datum för dina milstolpar ska du använda ditt standardförändringsprocedur för att göra anpassningar till din plan. Det här kan vara lika enkelt som att chatta med din projektsponsor och låta dem veta varför datumen måste ändras, eller så formellt som att sätta ihop ett nytt rekommenderat schema och ta det till en planeringskommitté som har ratificerat.
Det är bäst att utarbeta vad din milstolpsavskrivningsprocess kommer att vara, om någon, innan du behöver använda den, så att du inte slösar bort någon gång när du måste göra en förändring.
Använda milstolpar för kommunikation
Milstolpar är användbara för kommunikation och rapportering eftersom de representerar minsta kontrollpunkter i planen. Med andra ord, om du tog ut alla andra uppgifter kunde du fortfarande se vad som hände och behålla projektet framåt med bara milstolparna.
Du borde kunna dra ut milstolparna och lägga dem i en instrumentpanel eller projektrapport . De borde berätta projektets historia i tillräcklig detalj för att tillfredsställa de personer du rapporterar till, normalt din projektsponsor eller en annan verkställande grupp som styrgruppen (eller projektstyrelsen ). Varje månad eller vid den rapporteringsfrekvens du använder kan du visa vilka milstolpar som uppnåtts.
Rapportering mot milstolpar är ganska enkelt och görs ofta som ett bord. Du anger milstolpebeskrivningen, datumet för det och det nya prognosdatumet. När milstolpe uppnås och kan markeras som komplett, lägger du till det datumet också. Förhoppningsvis kommer det att vara detsamma som det prognostiserade datumet, men projekten utförs inte alltid så.
En tabell som detta gör det uppenbart vad som har slutförts och vad som är enastående. Du kommer att kunna planera svaret på frågan "Varför slog vi inte den milstolpe?" Innan du går och träffar din sponsor eller skickar rapporten!
När din projektplan är mycket lång och du har många milstolpar hittar du det lättare att släppa av färdiga milstolpar varje rapporteringscykel. Ange endast de milstolpar som är kommande eller färdigställda den månaden: Nästa månad ta av allt som slutfördes förra månaden så att du inte ständigt lägger till längden på rapporten genom att berätta för personer om arbete som de redan vet är färdiga.
Milstolpar är ett mycket användbart verktyg för projektledning för planering, schemaläggning och rapportering och de är lätta att använda. Sätt lite i din nästa projektplan, spåra mot dem och du lär dig själv att lära dig hur mycket som fungerar bäst för dig.
Som med allt i projektledning, använd dem flexibelt för att leverera det resultat du vill ha, med hjälp av dessa tips och riktlinjer för att informera dina egna beslut.