Provreferens för ett jobb eller en akademisk ansökan
Eftersom en referensbrev är en av de få bitarna av en ansökan som inte direkt tillhandahålls av kandidaten kan den bära mycket vikt. Brevläsare tittar på referenser för insikt i en kandidat.
Mallen nedan visar formatet på ett typiskt referensbrev.
Hur man bygger en referensbrev
Detta referensbrevformat visar strukturen för ett typiskt referensbrev. Ditt brev ska ge information om din anslutning till den person du rekommenderar, varför de är kvalificerade och de färdigheter de har.
Följande format är lämpligt för en anställningsreferens, samt en referens för grundskolan. Använd detta som en guide för att skriva dina egna personliga referensbrev, se till att all relevant information ingår.
Du bör också granska prov av referensbrev för att få råd om hur du skriver ditt referensbrev. När du använder ett format eller ett provbrev, kom ihåg att vara flexibel. Du kan lägga till eller ta bort stycken för att passa behoven hos den särskilda bokstaven.
Referensbrevformat
Hälsning
Om du skriver ett personligt referensbrev, inkludera en hälsning (Kära Dr Smith, kära Mr Jones, etc.).
Om du skriver ett generellt referensbrev, säg " till vem det kan vara " eller helt enkelt inte inkludera en hälsning.
Paragraf 1
I första stycket i referensbrevet förklaras din relation till den person du rekommenderar, inklusive hur du känner till dem, hur länge du har känt dem och varför du är kvalificerad att skriva ett referensbrev för att rekommendera någon för anställning eller forskarskola.
Punkt 2
Referensbrevets andra stycke innehåller specifik information om den person du skriver om, bland annat varför de är kvalificerade, vad de kan bidra med, och varför du ger en referensbrev. Var noga med att använda specifika exempel för att tala med sina kvalifikationer. Om det behövs, använd mer än ett stycke för att ge detaljer.
Sammanfattning
Denna del av referensbokstaven (vanligtvis precis före slutsatsen) innehåller en kort sammanfattning av varför du rekommenderar personen. Ange att du "rekommenderar" personen eller "rekommenderar" utan förbehåll "eller något liknande.
Slutsats
Slutbestämmelsen i referensbrevet innehåller ett erbjudande att lämna mer information. Inkludera ett telefonnummer i stycket. Ange även ditt telefonnummer och din e-postadress i returadressen i ditt brev eller i din signatur (om det är ett e-postmeddelande, ta med din kontaktinformation under ditt namn i signaturen). Se en underskriftsteckning nedan:
Vänliga hälsningar,
Signatur ( brevpapper )
Författarens namn
Titel
Provreferensbrev
Kära fru Smith:
Det är gärna att rekommendera Linda Barron till positionen som marknadschef på ditt företag. Fru Barron och jag arbetade tillsammans i drygt två år när hon var marknadsföringskoordinator i min avdelning på XYZ-företaget.
Under hennes tid vid XYZ var fru Barron flitig och insiktsfull. Hon var ivriga att både lära och genomföra marknadsföringsstrategier. Fröken Barron nämnde för mig att denna framtida roll hos ditt företag skulle innebära ledande initiativ riktade till växande prospektlistor. Hon är anmärkningsvärt väl lämpad för den uppgiften. Vid XYZ, med hjälp av hela vårt team, organiserade och ledde Barron vår e-learning-kampanj, inriktad på att få utsikter i dörren. Kampanjen var en enorm framgång.
Jag rekommenderar Ms Barron utan reservationer - hon skulle vara ett fantastiskt tillägg till ditt företag. Tveka inte att ta reda på några frågor. Du kan nå mig på denna e-postadress eller på (555) 555-5555
Vänliga hälsningar,
Bob Johnson
Marknadsdirektör, XYZ Company
Allmänna råd för att skriva en referensbrev
Först, när du ombeds skriva ett referensbrev, tänk noga innan du godkänner.
Bara säg ja om du känner att du kan skriva ett starkt referensbrev för kandidaten. Om du inte känner dig bekväm med att skriva ett brev till stöd för en persons ansökan till ett jobb eller en skola, så här är det hur du mågligt avvisa för att vara en referens .
När du väl har bestämt dig för att skriva brevet, gör den så specifik som möjligt.
När man skriver ett referensbrev som hänvisar till en kandidat för en viss arbetsöppning bör brevet innehålla information om hur personens kompetens matchar den position de söker. Be om en kopia av jobbet och personens CV så att du kan rikta ditt referensbrev. Du kan också fråga personen om det finns några specifika punkter som de skulle vilja att du täcker inom brevet.
På samma sätt bör du, när du skriver ett referensbrev för en kandidat för grundskolan, kunna förklara varför studenten passar bra för det aktuella programmet. Be om några detaljer om programmet, liksom en kopia av personens CV eller CV så att du kan rikta in brevet i enlighet med detta.
Letar du efter fler exempel? Bläddra i en samling av provreferensbokstäver .