Det finns aldrig någon skyldighet att ge någon en referens. Om du inte kan hedra personens kvalifikationer och färdigheter på ett positivt och entusiastiskt sätt, är det bättre att välja bort en referens för dem.
Det finns sätt att politiskt och diplomatiskt avvisa begäran utan att åsidosätta den person som frågade dig. Tricket är att göra det, utan att ditt vägran låter som en personlig kritik eller ett professionellt avslag.
Så här avvisar du en referensbegäran
Om du blir ombedd att skriva eller ge en rekommendation och inte känner dig bekväm med det, så är det några sätt att artigt men direkt säga nej.
Vad att säga när du inte känner personen väl
Om någon frågar om en referens, och du inte känner till personen mycket bra eller du inte känner dig bekväm med att rekommendera dem, kan du helt enkelt säga "Jag är ledsen, men jag känner inte att jag känner dig tillräckligt bra (eller jag har inte arbetat med dig tillräckligt länge) för att ge dig en noggrann och grundlig rekommendation. "
Om personen förföljer ärendet, förklara helt enkelt att din integritet och professionella varumärke är i linje med varje rekommendation du gör, och du känner dig inte bekväm med att skriva rekommendationen.
Vad säger du när du inte vill ge en referens
Om du känner personen väl, men inte känner att du kan ge dem en positiv rekommendation kan du helt enkelt säga "Jag känner inte att jag skulle vara den bästa personen att skriva en rekommendation", och kanske ge ett förslag till en annan person de kunde fråga.
Känn dig inte dålig om att säga nej. Ibland är det svårt att hitta ett sätt att artigt avvisa förfrågan, men du skulle uppskatta glädje om någon du bad om en rekommendation skulle minska. Det är bättre att inte ge en rekommendation alls än att ge en önskvärd eller en negativ referens , som vissa människor gör utan att överväga hur det kommer att påverka individen, professionellt eller psykiskt, vem frågade dem.
Vad ska man göra när personalpolitiken förbjuder referensbrev
Det är ett ledsen faktum att det finns en växande tendens i vårt tålmodiga samhälle att företag ska upprätta en politik som förbjuder tilldelning av referenser och rekommendationer till personal. Dessa referenspolitiker har utvecklats på grund av de många fall där anställda har invigning en arbetsgivare för att ge dem en negativ referens.
Kolla med din organisations personalavdelning för att se om en sådan policy verkligen har införts. Om så är fallet kan du förklara för den person som begär rekommendationen om att den enda informationen som du skulle ha tillåtelse att tillhandahålla dem skulle vara bekräftelse på deras jobbtitel, anställningsdatum och lönehistorik. Således skulle det vara i deras bästa intresse om de kunde hitta någon annan att hänvisa till dem.
Brevprover Avvisa en rekommendationsbegäran
Här är exempelbrev och e-postmeddelanden som du kan använda som modeller för att avvisa begäran.
Som alltid när du använder dessa exempel på exempelbok, var noga med att skräddarsy brevet för att återspegla dina egna förhållanden och uttryckssätt. Kom också ihåg att du är noggrann och uppmätt på det språk du använder när du nekar en referens - det borde inte på något sätt kritisera personen som gör begäran.
Använd alltid "I" -förklaringar snarare än "du uttalanden": "Jag känner att jag inte känner dig tillräckligt bra" i stället för "Du har inte gjort mycket intryck på mig." Att behålla en respektfull och mogen dialog kommer att gå långt ifrån att göra det svårt att vägra en referens mindre smärtsam.