Vad du behöver veta för att få ditt projekt att starta en framgång
1. Projektimplementering börjar med en plan
Vad du än genomför, behöver du en plan för att överföra projektet från "projekt" till " verksamhet som vanligt" . Förhoppningsvis är detta redan dokumenterat eller åtminstone skisserat.
Det är den del av projektet som faller mellan projektleverans och projektlåsning på projektets livscykel .
Om du inte har en detaljerad plan, är det dags att träna exakt hur den här delen av projektet kommer att gå ner. Resten av den här artikeln hjälper dig.
2. Involvera verksamhetsgruppen
Om du inte har haft affärer som vanligt eller operativa team involverade fullt, starta det här engagemanget nu. De kommer att äga produktionen framåt. Om du byggde ett kontor, kommer de att arbeta i det. Om du utformade en smartphone-app kommer de att sälja den och hantera kundklagomål.
De måste vara redo att ta emot vad det än är som ditt projekt ger dem.
Bonus Tips: Bygg förtroende med rätt personer tidigt i projektet och det kommer att betala tillbaka vid denna tidpunkt.
3. Förbered ditt träningsmaterial
Det skulle vara bra om ditt projekt levererade något så intuitivt att ingen skulle behöva träna i hur man använder det, men det är sällan fallet med de komplexa projekt vi jobbar med idag.
Om det är en liten förbättring av ett befintligt system kan du komma undan med ett kort email till användare och en skärmdump av vad som kommer att se annorlunda ut när de loggar in imorgon.
Något mer än det och du kommer behöva sätta ihop ett seriöst träningsmaterial för att hjälpa dem att ta tag i det.
Bonus Tips: Se till att du har folk lined upp för att leverera träningen . Om du går ner på rutten för "live" träning (eller till och med online självstudier - du behöver fortfarande någon att spela in materialet) bör du kontrollera deras tillgänglighet. Helst bör du inte själv utbilda sig som projektledare.
4. Planera tillräckligt med tid för träning
Träning, det är en eftermiddag, eller hur? Vi kan passa hälso- och säkerhetsutbildning för den nya personalen vid en lunchpaus, okej?
Nej! Prata med några personer i dina HR-team och ta reda på hur lång tid det verkligen krävs för att leverera kvalitetsutbildning. Lägg till det faktum att du kanske måste köra ansikte mot ansikte kurser flera gånger för att tillåta att människor är på olika skift eller utanför jobbet eller är involverade i något så kritiskt att de inte kan delta i träning på den dagen och du kan se hur snabbt träningstiden utökas.
Du behöver dock länge du behöver. Skimp på träning och du får inte avkastningen på investeringen från användningen i ditt slutresultat. Enkel.
5. Kommunicera, kommunicera, kommunicera
Vet alla vad som ska hända på vardagen? Om det behövs, förbereda en nedräkningsplan som dokumenterar vem som gör vad för varje timme. Vi har använt dem framgångsrikt på stora programvaruimplementeringar där det finns flera steg och team som är inblandade i att få den nya tekniken igång.
Till exempel behöver infrastrukturlagret se till att hårdvaran är klar och har gått igenom slutkontrollerna. Sedan förbereder plattformsteamet miljön och tar nödvändiga säkerhetskopior. Ett applikationslag gör installationen och då finns det data migrering som behöver användarens signering. Du kan se hur många rörliga delar som kan orsaka problem om det inte finns en tydlig steg-för-steg-strategi för att köra den stora dagen.
6. Städa upp din dokumentation
Dina projektdokument kommer att ligga till grund för vad människor tittar på i framtiden för att ta reda på vad de behöver veta om vad som hände.
Se till att du arkiverar och städer upp eventuell projektrelaterad dokumentation inklusive dina projektloggar och eventuella projektrapporter som visar historik och nyckelbeslut. Människor kan behöva hänvisa till dessa i framtiden.
7. Gör Change Management
Eller jobba med någon som ska göra det, om du har skickliga avdelningsledare eller en affärsförändringschef på personal.
Att hantera förändring av projekt är en nyckelfaktor för att du ska få de affärsmässiga fördelarna som du förväntar dig. Det kan hjälpa till att integrera de nya processerna eller produkterna och stoppa folk från att gå tillbaka till de gamla arbetssätten.
8. Kontrollera Knowledge Transfer
Okej, så du kommer inte att göra IT Service Desk en tentamen om ditt projekt eller något, men lägg lite tid och ansträngning åt sidan för att kontrollera att de verkligen har tagit ombord den kunskap du överfört till dem.
Du kan göra det genom att hålla fast vid den första veckan av att gå live, eller få dem involverade i att hantera projekt, eller till och med låta dem köra hela implementeringen.
Var där om de behöver dig, och prata med ledningen av dessa lag för att kontrollera att alla känner sig trygga innan du flyttar dig.
9. Glöm inte uppgifterna
Oavsett om du genomför någonting nytt eller uppgraderar någonting, kommer det att vara organisatoriska uppgifter på något sätt. Om du måste flytta data från ett ställe eller system till en annan, planera för det (och hur du ska kontrollera att det hela har gjort det OK). Om du skapar nya datakällor - var det en ny kontorsplats eller programvaruprodukt - se till att det kan mata data tillbaka till företagets huvudsystem som planerat.
I många fall är det slutliga testet i levande miljö. Har tekniskt team och dataanalyserare i vänteläge om saker inte fungerar som du hade hoppats.
10. Planera din utgång
Du vill inte vara en del av det här projektet för alltid, så du måste veta att du kan gå graciöst ut. Tanken är att göra din dispensable så att du enkelt kan övergå till ett nytt projekt. När verksamheten som vanligt kan stå i sig, borde du inte längre behövas. Planera att få det att hända så fort som möjligt!