Du kan planera, leda och hantera ett möte för att producera resultat
Om du försummar något av dessa möteshanteringsmöjligheter, kommer dina möten och team inte att bära den frukt du önskar från den tid du investerar. Ta dessa tolv möteshanteringstips för att vägleda dina deltagare för att uppnå förväntat, positivt och konstruktivt resultat.
Vad ska man göra inför mötet för att säkerställa effektiva möten
Åtgärder före mötet fastställer grunden för att uppnå mötesresultat. Du kan göra alla nödvändiga uppföljningar men utan att en effektiv mötesplan ska börja, kommer dina resultat att göra dig besviken. Dessa tips hjälper dig att planera och genomföra mötet.
Planera stämman
Effektiva möten som producerar resultat börjar med att möta planering. Först identifiera om andra anställda behövs för att hjälpa dig att planera mötet. Därefter bestämmer du vad du hoppas åstadkomma genom att hålla mötet. Uppnå genomförbara mål för ditt möte.
De mål du ställer in kommer att skapa ramarna för en effektiv mötesplan. Som Stephen Covey säger i de mycket effektiva människornas sju vanor , "Börja med slutet i åtanke". Ditt mötes syfte kommer att avgöra mötesfokus, mötesagendan och mötesdeltagarna du behöver för att uppnå syftet.
Se till att du behöver ett möte
När du har utvecklat din mötesplan, se till att ett möte är ett lämpligt fordon för att uppnå de uppsatta målen. Att schemalägga och hålla ett möte är dyrt när du tar hänsyn till tiden för de personer som deltar, så gör ansträngningar för att bestämma att ett möte är det bästa sättet att lösa problemet, förbättra processen eller göra en pågående plan.
Det kan hända att du kan uppnå mötesmålen med en e-postdiskussion eller genom att distribuera och begära information via företagsnyhetsbrevet. Se till att mötet behövs och inte bara mer bekvämt för dig - du får bättre resultat från dina mötesdeltagare när du verkligen har tagit reda på deras behov.
Säkerställa lämplig deltagande vid stämman
Om ett möte är det lämpliga sättet att uppnå dina mål , kolla med deltagarna som måste delta i mötet för att lyckas. De erforderliga deltagarna måste vara tillgängliga för att delta i mötet.
Utsätt mötet i stället för att hålla ett möte utan kritiska medarbetare. Om en delegat deltar i en avgörande beslutsfattares plats, se till att den utsedda personalen har befogenhet att fatta beslut - eller skjuta upp mötet.
Distribuera och granska förarbetet före mötet
Hur många möten har du deltagit i som startade med mötesinstruktören som skickade ut en uppsättning handouts eller projicerade ett Microsoft PowerPoint-objektglas för diskussion? Frustrerande? Det kan du ge dig på. Mötet blir en gruppinläsning, knappast produktiv för målprestation.
När de angivna syftena till att hålla möte är beslutsfattande och svara på frågor, är en gruppinsamling ett skamligt slöseri med folkens tid.
Du kan göra möten mest produktiva och säkerställa resultat genom att tillhandahålla nödvändiga förarbeten före det faktiska mötet. Att ge förarbeten, diagram, grafer och läsmaterial 48 timmar före ett möte påverkar mötessucces. Ju mer förberedelsestid du tilldelar, de bättre förberedda människorna kommer att vara för ditt möte.
Dokumentation som hjälper dig att uppnå mötesmålen kan innehålla rapporter; data, diagram och länkar till konkurrenskraftig information, försäljning månad, och produktionsplaner; Microsoft PowerPoint-bilder som illustrerar viktiga diskussionspunkter och möte protokoll , noter och uppföljning från tidigare eller relaterade möten och projekt.
Förarbete, till och med bara länkar att följa för att läsa informationen, distribuerad i tid, med allvarliga förväntningar att deltagare kommer att läsa förarbetet före mötet, hjälper till att säkerställa att ditt möte lyckas.
Under mötet för att säkerställa effektiva möten
Effektiv användning av mötesperioden bygger entusiasm för ämnet. Det genererar engagemang och en känsla av prestation från deltagarna. Människor känner sig del av något som är större än deras dagliga utmaningar. Därför kommer ett väl underlättat, aktivt möte som sätter scenen för uppföljning att producera mötesresultat.
Effektiv mötesfacilitering
Mötesledaren sätter en positiv, produktiv ton för samspel mellan mötesdeltagarna. Effektiv mötesfacilitet börjar med en översyn av målen, eller de förväntade resultaten och agendan. Underlättaren hjälper gruppmedlemmarna att vara fokuserade och produktiva.
Mötesdesign och dagordning fastställde ramarna för mötet. En effektiv facilitator, som håller deltagarna på spåren, säkerställer uppnå förväntat, önskat resultat från mötet.
Använd förarbetet i mötet
Använd eller hänvisa till förarbetet och annan information som lämnats före mötet under mötet. Du förstärker behovet av deltagare att spendera den tid som krävs för att granska material som är integrerat för att uppnå de önskade resultaten.
Deltagarna kommer att förbereda innan de deltar i dina möten och dina resultat kommer att ge vittnesbörd om solid förberedelse och ledarskap . Ingen vill se sig oförberedd, ointresserad eller inte bidra till en lagkamrars ögon.
Involvera varje deltagare i åtgärder
Varje arbetsgrupp har olika personligheter som dyker upp för möten. Du har tysta medarbetare och människor som försöker dominera varje plattform. Om du underlättar eller deltar i mötet måste du involvera varje deltagare i uppfyllandet av mötesmålen.
Detta säkerställer att varje deltagare investeras i mötet och i uppföljningen. Du kommer att uppnå fler resultat med hela laget att dra än med en dominerande personal som försöker driva alla andra uppför backen.
Skapa en effektiv mötesuppföljningsplan
Under mötet gör du en uppföljningsplan med åtgärdsposter. Effektiva planer inkluderar följande.
- Den specifika åtgärdsposten,
- namnet på den person som åtagit sig att "äga" genomförandet av åtgärdsposten,
- förfallodagen för åtgärdsposten, och
- ett avtal om vad som utgör slutförandet av åtgärdsposten.
Diskutera verkliga scenarier och hinder för framgång som lagmedlemmar kan uppleva när de försöker åstadkomma de föremål som kommer att ge de nödvändiga resultaten. Ange en tid för ditt nästa möte, om det behövs, medan deltagarna är närvarande.
Efter mötet för att säkerställa effektiva möten
Åtgärder och planering före och under mötet spelar en stor roll för att hjälpa dig att uppnå förväntat, positivt och konstruktivt resultat. Dina handlingar efter mötet är lika viktiga. Uppföljning vid nästa planerade möte är aldrig tillräckligt för en investering för att säkerställa resultat.
Publicera mötesprotokoll
Börja med att publicera dina minuter och handlingsplan inom 24 timmar. Människor bidrar mest effektivt till resultat om de påbörjas direkt om åtgärdsposter. De har fortfarande ett nytt minne om mötet, diskussionen och motiveringen för den valda riktningen.
De är fortfarande entusiastiska och redo att komma igång. En försening i fördelningen av minuter kommer att skada dina resultat eftersom de flesta väntar på att protokollet kommer fram innan de börjar klara av sina åtaganden.
Effektivt möteuppföljning
Att respektera och observera tidsfrister och uppföljning hjälper dig att uppnå resultat från dina möten. Tidsfristen fastställdes under mötet. Efter mötet ska varje person med ett åtgärdspaket också göra en plan för deras personliga fullgörande av sitt engagemang.
Oavsett om de skriver stegen i sin planerare, delegerar uppgifterna till en annan personal, eller bara fyller uppgiften, är den enskilda ansvarig för uppföljningen.
Så är mötesplaneraren. Du kan förbättra mötesresultaten genom att följa upp med varje person som har ett åtgärdsposter mitt iväg mellan möten. Ditt mål är att kontrollera framsteg och se till att uppgifterna pågår. Kom ihåg att det du frågar om blir fullbordat.
Ansvar för uppföljning under nästa möte
Har du någonsin satt i ett uppföljningsmöte som bestod av att varje deltagare berättade för gruppen varför de inte lyckades nå sitt åtagande? Resultatet är beklagligt. Etablering av normen eller anpassning av ansvar för resultat börjar tidigt i din mötescykel.
Uppföljning av facilitator mellanväg mellan möten hjälper, men gruppen måste göra misslyckande med att hålla åtaganden oacceptabla . Rapportera om framsteg och resultat vid nästa möte och förvänta dig att allt kommer att ha uppnåtts. Alternativt kan du kontrollera framsteg vid nästa möte och om det finns ett riktigt vägspärr att gå vidare, bestäm hur du ska gå vidare.
Uppmana mötesprocessen för kontinuerlig förbättring
Utövandet av debriefing varje möte är ett kraftfullt verktyg för kontinuerlig förbättring. Deltagarna vänder sig om vad som var effektivt eller ineffektivt om den pågående mötesprocessen. De diskuterar också de framsteg som de anser att gruppen gör på det ämne som mötet hölls för.
Genom kontinuerlig förbättring till en annan nivå, förlorade framgångsrika team hela projektet samt processen för att avgöra hur effektivt de lyckades skapa resultat. Framtida möten speglar utvärderingen. Möten utvecklas som ett ännu effektivare verktyg för att skapa organisationsresultat.
Slutsats
Resultaten är uppnåliga och förutsägbara från välplanerade och genomförda möten. Följ dessa tolv rekommendationer för att mötesdeltagare ska uppnå förväntat, positivt och konstruktivt resultat från den tid de investerar i möten. Din organisation kommer att belöna din prestation och dina medarbetare kommer att älska dig när du använder dessa effektiva mötetips.