Din förberedelse avgör om du kommer att uppnå dina önskade resultat
I kombination med mötesprotokoll är den dokumentation som deltagarna får efter ett möte dagsordenen planen för mötet och den rapporterade uppföljningen av det föregående mötet.
När du utvecklar en agenda för ett möte som inte regelbundet planeras, kommer följande steg att hjälpa dig. Senare i den här artikeln kommer du att se en kalendermall för ett regelbundet möte. De två typerna av möten delar liknande agendaposter men är inte exakt samma.
Utveckla en mötesagenda
Först identifiera om andra anställda behövs för att hjälpa dig att planera mötet. Därefter bestämmer du vad du hoppas åstadkomma genom att hålla mötet. Uppnå genomförbara mål för ditt möte . De mål du ställer in kommer att skapa ramarna för en effektiv mötesplan . Se till att du inte har planerat mer än vad som rimligen kan uppnås inom ramen för ditt möte.
Som Stephen Covey sade i "Sju Habits av mycket effektiva människor", "Börja med slutet i åtanke." Ditt mötes syfte kommer att avgöra mötesfokus, mötesagendan och mötesdeltagarna.
Att bygga en agenda gör en plan för mötet.
Du börjar med huvudmålet eller det syfte du försöker åstadkomma genom att hålla mötet. När du väl har bestämt ditt mål måste du avgöra om du behöver hjälp av ytterligare anställda att planera din dagordning. Om ja, bjuda in dem att gå med i att göra mötesagendan vanligtvis via e-post eller text för att inte skapa behovet av ytterligare möten.
Beslut att göra när du utvecklar din mötesagenda
Efter att ha bestämt ditt övergripande mål måste du eller ditt lag göra följande beslut. Förutom mötet eller målet för mötet visas var och en av dessa på mötesagendan.
- Nödvändiga deltagare för det faktiska mötet,
- De föremål som behöver diskussion eller åtgärder som kommer att leda till uppnåendet av målet eller syftet,
- Den tid som du förväntar dig gruppen kommer att behöva diskuteras för varje objekt,
- Ett datum och tid för mötet,
- En lämplig plats, som kommer att hålla alla deltagare bekvämt, för mötet,
- Förarbete för mötet. Detta kommer att inkludera läsning, dokumentation , data, mötesminuter från ett föregående möte eller någon annan förberedelse som gör ditt faktiska möte framgångsrikt. Denna förberedelse bör bifogas till mötesmeddelandet och agendan när du distribuerar dem till inbjudna deltagare.
Förutom ovanstående beslutsposter bör standardmötetagendaposter innehålla:
- Granska mötes syfte, agenda och förväntat resultat och produkt.
- Granska protokollen från föregående möte.
- Granska deltagarnas framsteg på åtaganden och åtgärdspunkter som gjorts vid det föregående mötet.
- Anteckningsutövaren eller ledaren måste granska de åtaganden som deltagarna gjort under det pågående mötet som en sista dagordning.
Bestäm vem som måste delta för att uppnå din mötesagenda
När du väl har bestämt att ett möte är nödvändigt för att uppnå ditt mål måste du utveckla listan över deltagare.
Inte varje anställd kan eller borde delta i varje möte, men att bjuda in rätt deltagare ökar sannolikheten för framgång.
Så här identifierar du deltagarna som behövs för att uppfylla din mötesagenda
Bestäm dina deltagare för en en gång eller kort serie möten eller för ett regelbundet eller pågående möte genom att ställa frågor som följande.
- Vem måste äga lösningen gruppen utvecklar?
- Vem äger den process som gruppen diskuterar?
- Vem behöver veta informationen du distribuerar?
- Vem kan ge uppgifter och fakta för att styra beslutsfattandet?
- Vem har erfarenhet eller kompetens att dela med gruppen?
- Vem måste stödja genomförandet av lösningar eller uppgifter?
- Vem måste ge tillstånd eller resurser för att utföra mötesutfallet?
- Vem kan motsätta sig genomförandet av några lösningar eller riktningar?
Behöver du en mötesagenda för regelbundna möten?
Inte varje möte behöver en anpassad dagordning. De flesta anställda har regelbundet planerat möten för sina avdelningar eller arbetsgrupper. Du har också lag och projekt där du deltar.
Ett pågående projekt kanske inte kräver en nyutvecklad dagordning för varje möte, men ditt lag kommer att fungera bra genom att anta en standardinriktning till ditt möte.
Det regelbundna anställda mötet är indelat i tre segment, för vilka var och en har vanliga agendaposter: Informationsobjekt, åtgärdsposter och vidarebefordran.
Komponenter i en mötesagenda för regelbundna möten
Informationsartiklar
Skriv ut några agendaposter som är informativa för varje möte. Till exempel uppdaterar chefen gruppen om resultaten från toppledningen.
Åtgärdsposter
Lägg på agendan några saker som du förväntar dig att gruppen vill granska vid varje regelbundet möte. Till exempel prestanda för budgeten för tidsperioden och identifiering av kostnadsbesparingar och kontinuerliga förbättringar som koncernen planerar att uppnå.
Framåtriktad planering
Lägg på dagordningen några saker som gruppen vill planera för eller förbereda i förväg. Till exempel de kortsiktiga målen för nästa månad eller behovet av medarbetare på kommande uppdrag.
Om du följer dessa riktlinjer när du utvecklar din mötesagenda, förbättrar du sannolikheten att ditt möte kommer att ge resultat.
Sample Meeting Agenda för ett regelbundet möte
Använd denna provagenda för ett regelbundet möte för att säkerställa att ditt möte producerar de resultat du söker.
- Uppvärmning och hälsningar. Tänk på en kort isbrytare beroende på hur ofta gruppen möter.
- Granska mötes syfte, agenda och förväntat resultat och produkt.
- Granska protokollen från föregående möte.
- Ge lämplig avdelning och företagsinformation som laget behöver.
- Granska framstegen på åtgärdsposter, handlingsplaner och åtaganden. Granska gruppens framsteg på mål.
- Diskutera och fatta beslut om agendapunkten för detta möte.
- Identifiera nästa steg.
- Identifiera syftet, resultatet och agendan för nästa möte.
- Vid slutet av mötet bör notattagaren granska de åtaganden som gjorts av personer under mötet.
- Identifiera all hjälp som behövs från personer som inte är i gruppen och tilldela deltagare att göra kontakt.
- Bestäm vem som är utanför mötesdeltagarna behöver veta vad och bestämma hur du ska utföra kommunikationen.
- Skicka minuter ut inom 24 timmar efter mötet eller omedelbart om notattagaren tog anteckningarna elektroniskt (normen).
Mer relaterat till Holding Effective Meetings