Slutprodukten av fondernas bokföring är den exakta prissättningen för dessa investeringsfordon och rätt tilldelning av investeringsinkomster till innehavare av dessa. Dessa är alltså stora bekymmer för chefsfinansierare, kontrollanter och verksamhetschefer i fondföretag.
Aspekter av ömsesidiga fonder redovisning
Det omfattar en rad grundläggande uppgifter, som kan utföras av intern personal eller outsourcas till andra leverantörer, såsom depåbanker:
- Beräkna värdet av sin investeringsportfölj dagligen. Se diskussion om substansvärdet (NAV) nedan.
- Förutse och registrera all inkomst, till exempel utdelning och ränta.
- Korrigera ränta på obligationer och andra liknande räntebärande värdepapper som innehas i investeringsportföljen.
- Korrekt avskrivning av rabatten eller premien på obligationsinköp. Se detaljerad förklaring nedan.
- Registrering av alla värdepappertransaktioner, till exempel köp och försäljning av portföljinvesteringar.
- Registrering av alla realiserade realisationsvinster, både på kort och lång sikt, som härrör från värdepapperstransaktioner i fonden.
- Registrering av alla inflöden och utflöden av medel på grund av köp och inlösen av aktier av investerare.
- Underhålla register över de ägda aktierna och transaktioner gjorda av varje aktieägare i fonden.
- Spårning av inkomster och realisationsvinster till aktieägarna i fonden.
I de bästa fondernas bokföringsavdelningar kommer dessa aktiviteter att vara mycket automatiserade. Vissa manuella inmatningar, recensioner och justeringar kan dock vara nödvändiga.
Substansvärde
Ofta förkortad NAV är det sammanlagda värdet av en fonds investeringsportfölj dividerat med antalet utestående aktier. Standardkonventionen är att beräkna NAV vid utgången av varje handelsdag, baserat på slutkursen för alla värdepapper som innehas. NAV tar även hänsyn till andra aktiviteter som anges ovan.
Beställningar att köpa eller sälja aktier i en fonden utförs vid den sista NAV för dagen om de erhålls innan marknaden stängs. Om inte, exekveras de vid avslutande NAV för nästa handelsdag.
Obligationsavskrivning
När obligationer köps till en rabatt eller premie till deras nominella värde (det vill säga till ett pris som är lägre eller högre än det huvudvärde som kommer att returneras till den investerare som innehas när obligationslånet förfaller), skillnaden mellan köpeskillingen och pari värdet redovisas över tiden som en justering av ränteintäkterna som genereras av obligationslånet.
Ränteintäkterna som redovisas på ett köp som köpts till en rabatt kommer att vara högre än de faktiska räntebetalningarna som erhållits.
På en obligation som köpts till ett premie blir det lägre. Nettoeffekten är att eventuell rabatt eller premie vid köp av obligationer som hålls till förfall inte redovisas som en realisationsvinst eller förlust, utan snarare som en justering av ränteintäkter. Obligationsavskrivningar beräknas dagligen av fonder.
Fallstudie
Detta är också ett utmärkt exempel på de typer av engagemang som finns på området för verksamhetsrådgivning. En ledande förvaringsbank erbjöd fondföreningens bokföringsverksamhet till fondbolag som redan utnyttjat det för förvaring av värdepapper. Ömsesidigt redovisade medel i detta sammanhang var främst inblandade i den dagliga beräkningen av substansvärdet (NAV). Banken och fondföretagen klienter var missnöjda med aktualiteten och noggrannheten av NAV-beräkningarna som gjordes.
Banken engagerade ett team av konsulter från ett stort fyra offentliga revisionsföretag för att studera processerna inom fondförvaltningsavdelningen och att rekommendera ändringar för att förbättra den. Rådgivningsgruppen från Big Four-företaget spenderade flera dagar när man observerade hur fondförvaltningsavdelningen fungerade, genom att skugga sina anställda när de utförde sina dagliga uppgifter. Konsulterna intervjuade även anställda och deras chefer för att få en bättre förståelse för hur de betraktat sitt ansvar, samt att bedöma hur kunskapsfulla de handlade om fondfondernas redovisningsfält.
Konsultgruppen utvecklade detaljerade flödesdiagram över processer i avdelningen och diskuterade dessa med ledningen och pekade på var arbetsprocesser kunde förbättras. Konsulterna föreslog också förbättrad automation. Efter att ha fått godkännande från bankförvaltningen sökte konsulterna efter programvaruleverantörer som hade paket som passade bankens situation. De identifierade sedan en som var villig att anpassa sitt befintliga system för att uppfylla specifikationer som behövs för bankens unika situation och dess blandning av kunder.
Därefter utarbetade konsulterna detaljerna i dessa specifikationer och genomförde omfattande testning av programvaran när varje modul genomfördes, för att säkerställa att beräkningarna gjordes ordentligt och systemet var hållbart och tillförlitligt. Testet för användaraccepteringen tog ett antal månader och krävde extrem uppmärksamhet på detaljer.
När systemet slutligen slutfördes till specifikationer övervakade konsultgruppen sin installation och implementering och ledde utbildningen av anställda kvar på plats tills banken var bekväm att de nya rutinerna fungerade bra. Sammantaget var projektet nästan exakt ett år, med ett team av tre konsulter på plats varje dag på banken.