Planera, håll människor ansvariga, kommunicera och kommunicera lite mer
Det är en fin akademisk definition, men vad gör projektledare?
Enkelt uttryckt hanterar de projekt. Kanske är det för enkelt sagt, men det är vad de gör. Inom etiska gränser gör de vad som är nödvändigt för att uppnå projektets mål.
PMI definierar ett projekt som "en tillfällig gruppaktivitet som är utformad för att producera en unik produkt, tjänst eller resultat." Ordet unikt är det viktigaste arbetet i denna definition. Dagliga uppgifter omfattar inte projekt. Aktiviteter som utgör ett projekt äger inte längre rum när projektet är över.
Projektledare organiserar resurser - som tid, pengar och människor - för att göra projekt framgångsrika. När ett projekt är färdigt flyttar projektledare till ett annat projekt.
Vilka projektledare gör
Om en projektledares jobb är att organisera resurser för att lyckas göra projekt, hur händer detta?
Projektledare planerar projekt. De sätter sig ner med projektsponsorer för att fastställa projektets mål. De tar dessa mål och krossar dem i ett projektcharter .
Projektcharteret är det dokument som formaliserar början på ett projekt. Projektets stadga beskriver projektets höga förväntningar som milstolpar, budget och tidsramar. De exakta komponenterna i projektcharterna varierar beroende på organisation.
Projektledaren och projektsponsor diskutera vem de vill ha på projektgruppen.
Projektledaren och sponsorn strategier om hur de kommer att få dessa människor på projektet. Projektsponsor ska ha den organisatoriska positionen och klagomålet för att närma sig chefer på hög nivå för att erhålla personalresurser för projektet.
Dessa anställda kommer inte att rapportera till projektledaren formellt, men de ansvarar för projektledaren för att slutföra tilldelade projektuppgifter. Det här är kanske det svåraste med att hantera projekt: projektledaren har inte full ledningsstyrka över projektgruppmedlemmar. Dessa personer har andra uppdrag och prioriteringar utanför projektet. Om personliga problem uppstår, försöker projektledare hantera dem med projektteamet, men om problemen kvarstår kan projektledaren kunna gå till gruppmedlemens chef för att nå en upplösning.
När en projektledare känner till sina resurser för ett projekt, utvecklar projektledaren en projektplan och en arbetsfördelningsstruktur , eller WBS. WBS delar projektets milstolpar i hanterbara bitar som kan tilldelas en person. En uppgift behöver inte slutföras av bara en person, men en person måste vara ansvarig för uppgiften.
När en projektledare utvecklar WBS, tar han hänsyn till vilka uppgifter som är beroende av varandra. Han ordnar uppdrag på lämpligt sätt. Han tar också hänsyn till styrgruppernas medlemmar, styrkor, svagheter och andra åtaganden.
Det mesta av en projektledares jobb är kommunikation. I planeringsfasen står projektledaren och sponsorn i ständig kommunikation. Vid kickoff-mötet sätter projektledaren tonen för hela projektet. När projektet har börjat kommunicerar projektledaren med projektteammedlemmar, projektsponsorer och intressenter . Intressenter kan vara både inom och utanför organisationen. Projektledaren håller regelbundna möten med projektgruppen och möter individuella lagmedlemmar efter behov. Projektledaren möter regelbundet med projektsponsorn för att säkerställa att projektet går som projektsponsorn förväntar sig.
När projektet går till slut måste projektledaren kommunicera för att se till att allt kommer ihop. Efter avslutad projekt dokumenterar och kommunicerar projektledaren lärdomar från projektet.
Regeringsorganisationer tenderar att sätta projektledare att använda i stora ansträngningar med informationstekniska komponenter som stora mjukvaruuppgraderingar och uppdateringar av hårdvara. Mindre informationstekniska projekt är mer benägna att ha formella projekthanteringsstrukturer än mindre projekt utan tekniska konsekvenser. Projektledare för dessa mindre, icke-tekniska projekt kan vara personal som inte har någon utbildning i projektledning och som förväntas störta genom arbetet.
Många människor hamnar i projektledning från att vara tvungna att knyta igenom. De kommer från alla slags bakgrunder. Oavsett om de är poliser , kontraktsledare, läroplanerare , offentliga informationsansvariga eller något annat, börjar de som ämnesexperter som har organisatoriska färdigheter och hamnar som projektledare. När de får lite erfarenhet och träning, finner de att de tycker om att hantera projekt. De söker fler möjligheter att hantera projekt, utbildning för att förbättra sina färdigheter och kanske certifieringar för att ge sig mer trovärdighet och arbetsmöjligheter.
Egenskaper hos projektledare
Det finns flera egenskaper som är vanliga bland framgångsrika projektledare. Med dessa egenskaper är projektledare väl på väg mot att uppnå sina projekts mål.
Projektledare måste vara pålitliga. För att intressenter och projektteammedlemmar ska lita på ett projekt går bra, måste de lita på projektledaren. Om det går bra eller inte så bra måste projektledaren vara öppen och ärlig om vad som händer med projektet. Sådan glädje ökar projektledarens trovärdighet. Folk vet att de kommer att få tillförlitlig information oavsett vad som händer i projektet.
Projektledare tenderar att vara extroverted. Extroversion är en bra kvalitet för projektledare att ha för att de ständigt kommunicerar. Oavsett om du kommunicerar med projektsponsor, intressenter eller gruppmedlemmar, måste projektledare utnyttja möjligheterna att sprida och samla information. Introvert projektledare kan vara framgångsrika; De måste emellertid tvinga sig utanför sin komfortzon.
Planering är avgörande för framgång i projektledning. Projektledare måste vara planerare inte bara för att upprätta en bra plan utan att följa en plan och veta när den planen behöver förändras. Projektledare håller fast vid en plan tills den inte längre uppfyller projektets behov. Därefter gör de justeringar i flygningen för att säkerställa att projektets mål kommer att uppfyllas. De kommunicerar förändringarna till den nödvändiga publiken.
Projektledare är inte alltid experter på ämnesfrågor i sina projekt. På större projekt finns det praktiskt taget ingen möjlighet för projektledare att vara expert på alla aspekter av projektet. Det är därför lag är så viktiga. För att bekämpa en projektledares brist på ämnesexpertise måste projektledare vara dataorienterade. De måste pressa sina lagmedlemmar för att ge dem verifierbara data för att bevisa att projekt går framåt som de borde. När kritiska beslut om tid, kvalitet och omfattning uppstår behöver projektledare data för att bestämma vad som behöver göras.
Eftersom projektledare behöver data ska de vara analytiska. De måste kunna skära genom bias och känslor för att hitta relevant information och tillämpa den på beslutsprocessen.
Certifieringar Projektledare kan tjäna
Eftersom projektledning har blomstrat till sin egen distinkta disciplin har värdet av certifieringar ökat. Faktum är att många jobbannonser i både den offentliga och privata sektorn visar att arbetsgivare kräver eller föredrar att nya anställningar ska ha behörighet. Personer med långa arbetshistorier i projektledning kanske inte behöver certifieringar, men de som är nya i denna arbetssätt måste driva dem. När fler människor går in på projektledningens område, desto fler människor behöver skilja sig som kompetenta.
I USA är den vanligaste certifieringen för projektledare Project Management Professional, eller PMP®, som erbjuds av PMI. För att få en PMP®-uppgift uppfyller en projektledare utbildning, erfarenhet och utbildning. Dessa krav kan uppfyllas på ett av två sätt. Först måste en projektledare ha en gymnasieexamen, fem års erfarenhet av 7.500 timmars projektledning och 35 timmars relevant utbildning. För det andra måste en projektledare ha en kandidatexamen, tre års erfarenhet av 4500 timmar med projektledning och 35 timmars relevant utbildning.
Efter att ha uppfyllt dessa krav måste en projektledare ansöka med PMI och ta en tentamen. Denna tentamen är baserad på Knowledge Management Project of Knowledge , eller PMBOK®.
Totalt erbjuder PMI nio projektledningsintyg. PMP® och det enklare att få Certified Associate i Project Management eller CAPM® är PMIs två allmänna certifieringar. Deras övriga sju certifieringar handlar om specifika aspekter av projektledning - som affärsanalys, schemaläggning och riskhantering - eller särskilda projekthanteringsmetoder - som Agile och OPM3.
Lön Projektledare tjänar
Som med nästan alla jobb som finns i både den offentliga och privata sektorn kan de som arbetar för regeringen förvänta sig att tjäna lite mindre än sina privata sektors motsvarigheter. Regeringsorganisationen tenderar att ha bättre förmånspaket än privata företag.
Projektledare tidigt i sin karriär gör mindre än de som har mer erfarenhet. Som projektledare får erfarenhet kan de styra högre löner.