En projektplan är kulminationen av noggrann planering av en projektledare . Det är huvuddokumentet som styr hur projektet ska köras. Enligt projekthanteringsinstitutet är det "ett formellt, godkänt dokument som används för att styra både projektgenomförande och projektstyrning." Det är planen för planer eftersom det är projektledarens avsikt för varje huvudfasett av projektet .
Nedan beskrivs de kritiska elementen i många projektplaner. Organisationer har sina processer och protokoll för vad som behöver vara i en projektplan och mer generellt hur projekt ska köras, så inte alla projekthanteringsplaner kommer att ha dessa element. Projektledare bör dock överväga alla i planeringsfasen för att undvika förvirring och tvungen improvisation under projektets genomförandefas.
01 Projektmål
02 Projekt Omfattning
Liksom projektmål definieras räckvidd i stadgan En projektledare bör emellertid ytterligare förfina omfattningen i projektplanen. Ett av de bästa sätten att definiera vad som ligger till grund för ett projekt är att definiera vad som är utom räckhåll. Ett projekt för att automatisera en manuell process skulle till exempel behöva omfångsdefinition på var den processen börjar och slutar att på lämpligt sätt utesluta uppgifter som ligger utanför projektets omfattning. Den här informationen hjälper en projektledare att definiera vad som gäller.
03 Milstolpar och stora leveranser
De viktigaste resultaten för ett projekt kallas milstolpar. De viktigaste arbetsprodukterna kallas stora leveranser. De representerar de stora komponenterna i arbetet med ett projekt. En projektplan ska identifiera dessa objekt, definiera dem och fastställa tidsfrister för deras slutförande.
Säg att en organisation åtar sig ett projekt för att utveckla ny programvara. Ett sådant projekt har både milstolpar och resultat. Viktiga leveranser kan vara den slutliga listan över företagskrav och listan över funktionskrav som implementerar dessa affärsbehov. Efter dessa kunde projektet ha milstolpar i slutet av affärsdesign, slutet på systemtestning, slutet av användaraccepttestning och programmets utrullningsdatum. Dessa milstolpar har arbetsprodukter som är associerade med dem, men de handlar mer om processerna än produkterna själva.
Milstolpe och stora leveransbara tidsfrister behöver inte vara exakta datum, men ju mer precisa dessa datum är desto bättre. Något med en tidsfrist i oktober kan uppnås någon dag i oktober från den 1 till den 31, men en tidsfrist den 15 oktober måste vara uppfylld före den 15 oktober. Exakta datum hjälper projektledaren att göra en exakt arbetsfördelning struktur.
04 Arbetsuppdelningsstruktur
En arbetsfördelningsstruktur, eller WBS, dekonstruerar milstolparna och de viktigaste resultaten i ett projekt i mindre bitar så att en person kan tilldelas ansvar för varje bit. Vid utvecklandet av arbetsfördelningsstrukturen beaktar projektledaren många faktorer som projektgruppsmedlemmarnas styrkor och svagheter, de ömsesidiga fördelarna mellan uppgifter, tillgängliga resurser och den totala projektfristen.
Projektledaren är ytterst ansvarig för projektets framgång, men han eller hon kan inte göra jobbet ensam. WBS är ett verktyg som projektledaren använder för att säkerställa ansvar för projektet eftersom det berättar för projektsponsor, projektteammedlemmar och intressenter som är ansvariga för vad. Om projektledaren är oroad över en uppgift, vet projektledaren exakt vem man ska träffa med avseende på den oroen.
05 Budget
Ett projektets budget visar hur mycket pengar som tilldelas för att genomföra projektet. Projektledaren ansvarar för att sprida dessa resurser på lämpligt sätt. För ett projekt som har säljare, säkerställer projektledaren att leveranser är färdiga enligt kontraktsvillkor, med särskild uppmärksamhet på kvalitet. Några projektbudgetar länkar till personalplanen.
06 Human Resources Plan
Personalplanen visar hur projektet ska bemannas. Det kallas ibland personalplanen. I denna plan definieras vem som kommer att vara på projektgruppen och hur mycket tidsåtgång varje person förväntas göra. Vid utarbetandet av denna plan förhandlar projektledaren med lagmedlemmar och deras handledare om hur mycket tid varje lagmedlem kan ägna sig åt projektet. Om det behövs personal att samråda om projektet men inte ingår i projektgruppen, dokumenteras det också i personalplanen. Återigen hörs lämpliga handledare.
07 Riskhanteringsplan
Många saker kan gå fel på ett projekt. Medan alla möjliga katastrofer eller mindre håg är oförutsägbara kan många förutsägas. I riskhanteringsplanen identifierar projektledaren risker för projektet, sannolikheten för att dessa risker kommer att hända och strategier för att mildra dessa risker. Projektledaren söker insatser från projektsponsor , projektgrupp, intressenter och interna experter.
Reduktionsstrategier införs för risker som sannolikt kommer att inträffa eller har höga kostnader förknippade med dem. Risker som sannolikt inte uppstår och de som har låga kostnader noteras i planen. De kan dock inte ha begränsningsstrategier.
08 kommunikationsplan
En kommunikationsplan beskriver hur ett projekt kommer att kommuniceras till olika publikgrupper. I likhet med arbetsfördelningsstrukturen tilldelas en kommunikationsplan ansvar för att slutföra varje komponent till en projektteammedlem.
Varje meddelande har en avsedd publik. Projektledare ser till att varje meddelande är skräddarsydd för sin specifika publik. En kommunikationsplan hjälper projektledare att få rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt.
09 intressenthanteringsplan
En intressenthanteringsplan identifierar hur intressenter ska användas i projektet. Ibland behöver intressenter bara få information. Det kan tas hand om i kommunikationsplanen. Om mer behövs från intressenterna, beskriver en intressenthanteringsplan hur det kommer att uppnås.
10 Ändra förvaltningsplan
En förändringshanteringsplan innehåller en ram för att göra förändringar i projektet. Projektledare tenderar att vilja undvika förändringar i projektet. Ändringar är emellertid ibland oundvikliga. Förändringshanteringsplanen ger protokoll och processer för att göra ändringar. Det är kritiskt för ansvarsskyldighet och insyn som projektsponsorer, projektledare och projektteamanter följer förändringshanteringsplanen.