Som en handledare är ett av de största sätten som en projektsponsor stöder en projektledare genom hantering av frågor endast någon som projektsponsorens organisatoriska klagomål kan hantera.
När projektledare stöter på problem kan projektsponsorer bara lösa, här är de saker projektledare ska göra.
Avgas Alla andra alternativ
Projektsponsorer tenderar att vara på organisationsnivå där de flesta besluten är svåra, för om ett beslut är enkelt görs det på en lägre nivå. De måste ta tuffa beslut snabbt ibland med begränsad information.
Som projektledare måste du se till att du har uttömt alla andra alternativ för att lösa ditt problem innan du går till projektsponsorn. Till exempel, säg att du har en projektteam som inte lever upp till sina åtaganden. Innan du tar problemet till projektsponsorn, bör du försöka lösa problemet en-mot-en med projektteamet. När det inte fungerar ska du gå till gruppmedlemens handledare. När det inte går att lösa problemet kan du ta problemet med projektsponsorn. Du har uttömt dina alternativ för att lösa problemen från botten upp.
Nu kan projektsponsorn arbeta på frågan från toppen ner. Projektsponsor ska lösa problemet med hans eller hennes kamrater och informera dig om deras överenskomna handlingsplan.
Det sista du vill hända är att ha projektsponsorn komma med en upplösning som du kunde ha genomfört under din egen auktoritet utan hjälp.
Ibland händer detta. Alla gör misstag. Lär av dessa situationer när de uppstår, och du kommer att bli en bättre projektledare för det. Nästa gång en liknande situation uppstår, hanterar du det bättre än du gjorde tidigare.
Var specifik om vad du behöver
Medan projektsponsorer är vana vid att arbeta från ofullständig information, bör en projektledare inte lämna ut relevant information. Det är viktigt för projektsponsorn att ha kontext för den situation som behöver sin uppmärksamhet.
När projektsponsorn har ett lämpligt sammanhang för beslutet, var specifikt vad du behöver från sponsorn. Behöver du riktning på hur man går vidare? Behöver du behörigheten att vidta en särskild åtgärd? Behöver du ett problem löst? Behöver du resurser som du inte kan skaffa dig själv?
Om du inte har tänkt igenom exakt vad du behöver, kan du komma till ett beslut om vad du behöver, men ta reda på att du senare misstog. Tänk igenom frågan innan du tar den till sponsorn för att minimera risken att slösa varandras tid.
Håll din förfrågan fokuserad
Projektsponsorer är upptagna människor. Otaliga frågor drar sig vid sina scheman som suger sin tid borta.
När en projektledare har ett genuint behov av projektsponsorens tid, är det inte en dålig sak eller ett intrång på sponsorns tid.
Tid som spenderas med projektledaren och projektsponsorn bör vara mycket produktiv. Behåll din förfrågan fokuserad så att du bara använder så mycket av din sponsors tid som behövs.
Eftersom din sponsor upplever produktiv en-till-en-gång med dig, kommer han eller hon att se fram emot dina möten. Människor på höga nivåer av organisationer spenderar ofta sin tid på oproduktiva möten som de måste delta i. Att delta i ett produktivt möte kan vara en kraftfull förändring av takt för din projektsponsor.