Den viktigaste rollen i en projektstadga är att fastställa exakt vad projektet ska uppnå. Låt oss titta på vad som finns i detta viktiga projektdokument.
Vad går till en projektstadga?
Den första delen av en projektstadga kommer att stava ut namnet på projektet, namnen på sponsorn och projektledaren och det datum som dokumentet utarbetades.
Då kommer du in i köttet i dokumentet.
Huvuddelarna i en projektstadga är följande.
Projekt Syfte: Det förklarar varför projektet är önskat. Du kan hänvisa till ett affärsfall eller kontraktet som driver detta projekt eller helt enkelt stavar ut varför det är viktigt att göra det här arbetet.
Projektbeskrivning: Förklara i detta avsnitt vad projektet ska uppnå. Du bör inkludera detaljer om de objekt som ska byggas eller de tjänster som ska levereras.
Budget: På den här tiden kanske du inte har alla detaljer om projektuppgifterna, så du kan inte sammanställa en fullständig och detaljerad projektbudget . Notera eventuella budgetbegränsningar eller det högsta inledande utgiftsintervallet som du förväntar dig.
Risker: Alla projekt har risker. Denna del av projektstadgan utgör den tidiga versionen av din projektrisklogg. Dokumentera eventuella risker som du känner till vid denna tidpunkt så att ledningen kan se vad som kan påverka projektet framåt.
Milstolpar: Om du känner till milstolparna på hög nivå, inkludera dem i projektstadgan i det här avsnittet. Du kan överföra dem till ditt Gantt-diagram senare när du kommer att sammanställa en mer detaljerad plan. För tillfället letar du bara efter droppdatum eller vad som anges i de kontrakt du arbetar med.
Projektmål: Det här är en väldigt viktig del men det kan vara svårt att sätta ihop. Du försöker svara på frågan: "Hur kommer vi veta när vi är färdiga?" Skriv ner vad du förväntar dig att projektet ska leverera och hur du kommer veta om du har kommit dit. I ett projekt för att starta ett tidsinspelningssystem för alla avdelningar kan målet vara att: "Alla lag kommer att använda tidskriftssystemet i slutet av året." Notera också vem som ska ansvara för godkänna att du har uppnått detta mål. Detta undviker några problem i slutet av projektet där plötsligt ingen är beredd att skriva av arbetet som fullständigt.
Projektledare myndighetsnivåer: Om det inte är riktigt klart och dokumenterat någon annanstans är det värt att inkludera en paragraf i stadgan om vad du kan göra utan att bli mer avskilt från någon mer senior. Detta gäller i allmänhet vilka toleransnivåer som har fastställts på budgeten och tidsplaner och skulle uttryckas så här: "Projektledaren har en 10% tolerans på budgeten och en 5% tolerans på schemat. Eventuella avvikelser över dessa godkända gränser måste skrivas av av projektsponsorn. "Du kan förlänga det här avsnittet för att ange vad, om någon myndighet som projektledaren har om att anställa och skjuta personal från projektgruppen .
Godkännande av projektstadgan
Projektstadgans sista avsnitt är godkännandesektionen. Projektledaren och projektsponsor (eller den som sparkade av arbetet, om en långsiktig sponsor ännu inte har utsetts) borde underteckna och datera dokumentet. Idag är det troligt att det kommer via e-post så behåll en kopia av e-postgodkännandet i dina projektfiler om du behöver referera till det.