Kanban i projekt brukar ta formen ett visuellt kort bestående av ett rutnät och kort. (Inte säker på vad Kanban är? Läs denna introduktion till Kanban i projektledning.) Styrelsen kan vara fysisk, bestående av papper (vanligen 3 "x 5" indexkort eller klistermärken) på en tavla eller en vägg. Alternativt kan styrelsen vara elektroniskt-flera program och plattformar stödja projektledningar i Kanban-stil. En digital lösning är ett bra verktyg när ett projektlag inte är samlokaliserat fysiskt eller när medlemmarna i laget behöver komma åt styrelsen när de är ute av kontoret.
01 Kanbannätet
För enkla projekt skulle ett Kanban-stilnät troligen ha en enda rad och flera kolumner. Kolumner representerar processen genom vilken arbetsflöden, från vänster (start) till höger (slutet). Om laget adresserar mer än en typ av arbete, eller om det finns undergrupper eller olika typer av arbetsflöden, kan styrelsens arrangör använda rader för att skilja korten lodrätt.
Kort flyttar över bordet i kolumner enligt deras nuvarande steg i processen. Denna bild visar ett typiskt Kanban-galler i åtgärd.
När deras Kanban-styrelse är upprättad, möter projektgruppen regelbundet runt ombord med regelbunden frekvens, i ett "stående" eller mycket kort möte. Lagets mål är att "dra" arbete i den sista kolumnen i styrelsen, som ofta heter "Done." Vid dessa möten diskuterar laget när varje kort kommer att kunna flytta till nästa kolumn. Om någon arbetar med att flytta kortet framåt och har stött på ett hinder, skulle detta noteras i standup-mötet med åtgärdspunkter som tagits för att lösa problemet.
02 The Kanban Frame of Mind
- Ta bort dålig multitasking. Psykologer och sociologer som studerar arbete har skrivit mycket om detta ämne. Forskning tyder på att växlingsuppgifter sänker oss och orsakar kvalitetsproblem på grund av mental återställning och andra installationskostnader.
- Begränsa arbetet pågår. För att få dålig multitasking till ett minimum måste du begränsa antalet kort som släppts ut i Kanban-systemet. Låt inte ledningen trycka på flera kort (uppgifter, projekt eller funktioner) i styrelsens kolumn "Gör". Detta steg kan kräva en signifikant förändring i chefer som tror att för att avsluta arbetet i tid måste man börja så snart som möjligt.
- Främja en kultur för att lösa problem som ett lag, snarare än en som motiverar att skylla på andra.
- Håll toppen av eftersläpningen prioriterad. Korten högst upp i "Backlog" -kolumnen ska vara de följande uppgifterna, projekten eller funktionerna som ger mest värde för kunden och verksamheten.
Ett Kanban-system är ett effektivt sätt att genomföra på många typer av projekt. Liksom de flesta Lean-verktyg fungerar det bäst i kombination med en tankesättning för lärande och kontinuerlig förbättring. Det finns inget enda "rätt" sätt att genomföra en Kanban-styrelse, och många faktorer kan påverka dess struktur såväl som lagets beteenden. I allmänhet ska alla projektgrupper som använder styrelsen utbildas i koncepten Kanban och får sedan utveckla och förbättra sitt Kanban-system när de använder det.
Läs mer om Monica Borrell i sin fulla bio här .