Lär dig hur man skriver en sympati brev för att hjälpa en sorglig anställd
Oavsett vad du gör för att med sympatiskt hjälp hjälpa din anställd eller kollega till sin sorgliga situation, är det nästan alltid lämpligt att skriva ett sympatibrev . Condolence noter värderas alltid av anställda som uppskattar att få ditt sympati meddelande under sin tid av sorg.
Denna mall ger en guide så att du kan skriva ditt eget sympati brev på din arbetsplats. Det betonar de faktorer som kommer att göra dina kondolensanteckningar förmedla ditt korrekta sympatismeddelande.
Skriv en sympati brev för att uttrycka hjärtfyllda kondolenser
Starta ditt sympati meddelande på ditt vanliga brevpapper med ditt namn och adress och datum. Eller, om du har valt att skriva en anteckning på ett kort eller brevpapper, börja med datumet.
E-post har också blivit alltmer acceptabelt som ett kommunikationsmedium, men ett formellt handskriven brev eller skrivet anteckning är bättre val för kondolensbrev. E-postmedlemskapsmeddelanden lämnar det varaktiga intrycket att din korrespondens var som vanligt - inte alls det sympatibudskap du försökte förmedla.
Skriv sedan, kära (anställningsnamn),
Börja med ditt brev med en beskrivning av händelsen och din sympati. Beroende på ditt förhållande till medarbetaren (till exempel, HR-medarbetares sympatisbrev till arbetstagaren) kan du behöva skriva en företagsanteckning, men du kanske också vill skriva en sekund, personlig notering.
Inriktningen i denna artikel är det officiella företagets sympatibrevet. Det är generellt mer formellt än en anteckning som du skulle skicka till en personlig vän eller kollega.
Exempel: Vi vill uttrycka vår sympati för den senaste tidens förlust av din mamma. Att förlora en nära familjemedlem är alltid ledsen och vi vill att du ska veta att vi är mycket ledsna för din förlust.
Erbjuda att hjälpa arbetstagaren under sorgperioden utan att förplikta företagets resurser eller införa ett prejudikat som du inte kan erbjuda till alla anställda.
Exempel: Låt oss veta om det finns något vi kan göra för att hjälpa dig när du hanterar förlusten av din mamma.
Erbjuda ytterligare information om företagsresurser som är tillgängliga för anställda under sina tider av sorg.
Exempel: Personalpersonal har hjälpt dig att få tillgång till dina förmånsuppgifter och vi har delat vår förslagspolitik med dig. Om du har behov som sträcker sig bortom policyns parametrar, var god och meddela oss så att vi kan hantera din situation individuellt.
Tidigare företagspraxis har varit att ge ytterligare obetald ledighet för att hantera dödsrelaterade problem, out-of-state resor och tidskrävande juridiska problem.
Avsluta din anteckning med ett upprepat erbjudande om support. Medarbetaren kanske inte behöver eller vill ha något från dig men det är viktigt att du gör erbjudandet. Du kommer sällan att hitta din hjälp eftersträvas, men du har visat att du bryr dig.
Exempel: Vi är fast beslutna att hjälpa dig genom denna hårda tid på livets resa. Din förlust av din mamma är ledsen och vi stöder dina insatser för att gå vidare.
Låt oss veta hur vi kan hjälpa till.
Avsluta: Använd din normala signatur. Hälsningar är ett vanligt tecken för att avsluta ett sympatibudskap. Eller du måste hitta ditt eget bekväma sätt att avsluta och avsluta kondolensbrevet.
Ytterligare tillslutningar inkluderar:
- Varmt
- vänliga hälsningar
- Med varma hälsningar
- Tänker på dig
- Bäst
- Med vänliga hälsningar
- Med sympati
Det här är komponenterna i ett sympatibrev med länkar till de åtgärder som ett företag kan ta tidigare i processen att stödja en anställd i livets sorgfulla ögonblick av sorg och sorg.
Läs mer om hur en arbetsgivare kan hjälpa medarbetare och medarbetare att hantera förlust och sorg .
Tänk på att du, när du skriver ditt sympatismeddelande, är osannolikt att du känner till alla detaljer i din anställdas förhållande till hans eller hennes släktingar. Dessutom kommer du sällan att ha alla detaljer om en anställds sjukdom eller familjemedlems tragedi.
Så begränsa de antaganden som du uttrycker i din sympati brev. Att hålla meddelandet neutralt är ditt bästa tillvägagångssätt när du skriver dina sympatibrev. (Till exempel kan en anställd och hennes mamma ha haft ett avlägset, olyckligt förhållande i tjugo år. Du vet inte. Så skriv inte ett sympatimeddelande som förutsätter ett nära, kärleksfullt förhållande. Dina kondoleanser kommer att falla på döva öron. )
Sample Sympathy Letter
Kära Elizabeth,
Vi är så ledsna att höra om din mors död. Att förlora en familjemedlem är alltid svårt. Vänligen meddela oss om det finns något vi kan göra för att hjälpa dig under den här försökstiden.
Du är berättigad till tre dagar av betald ledighet enligt vad som anges i vår anställningsavgångspolicy. Vi har tidigare beviljat ytterligare obetald ledighet för anställda när resor och personliga affärer relaterade till döden krävde mer tid bort från arbetet.
Vänligen låt din chef eller personalen veta om du behöver begära ytterligare ledig tid. Vi kan också arbeta med ett flexibelt schema om ditt familjeföretag måste uppnås under arbetstid.
Vi är fast beslutna att hjälpa dig genom denna hårda tid på livets resa. Vi sympatiserar förlusten av din mamma och vi vill stödja dina ansträngningar för att gå vidare med ditt livs verksamhet. Låt oss veta hur vi kan hjälpa till.
Hälsningar,
Susan
Personaldirektör
Arbetstagarens chef kan också överväga att skicka ett sympatibrev eller anteckning. Detta är mer lämpligt skrivet på ett notkort och skickas informellt sedan den officiella företagsbrevet redan har skickats av personal personal.
Medarbetare och vänner uppmuntras också att utvidga sympati som svar på livets brutala ögonblick.