Skriftlig kommunikation
En undervisningsbrev (LOI) är en formell anmälan som skrivs i militärmeddelandeformat och meddelar mottagaren om specifika problem och beskriver hur avsändaren skulle vilja att de skulle adresseras. Generellt används undervisningsbrev i affärskommunikation och med personliga angelägenheter; de kan skrivas om nästan alla ämnen av någon annan.
Men i USA: s militär används de kanske oftast oftast på två sätt.
Som ett exempel är en metod för en LOI som riktning för bosättningen en persons gods i händelse av den personens död. Det här är inte en vilja, men kan användas som mer av en att göra-lista över personer att ringa, dokument att få och slutliga arrangemang för en begravning. Det kan också lista särskilda tillgångar och anslag.
Den andra typen av instruktionsbrev - som den som visas nedan - används som ett korrigerande eller korrigerande verktyg i militären. Tänk på den vanligaste LOI som en formell rådgivningssession från en överordnad tjänsteman eller senioranställd personal till en junior militärmedlem som har visat underparametrar. Denna typiska LOI kommer inte bara att se över de standarder som medlemmen ska mötas, men erbjuda ett botemedel för att bedriva bättre prestanda när det gäller brist. Kanske kan en åtgärdsplan följa till att helt och hållet kräva att den avsedda parten förstår konsekvenserna av att inte utföra på den erforderliga nivån.
En provbrev av undervisning
I provet nedan har instruktionsbrevet skrivits som ett sätt att hjälpa mottagaren att förbättra sin arbetsprestation, vilket har ansetts vara "otillfredsställande".
Brevet fortsätter att lista ett antal misslyckanden från mottagarens sida och uppmanar honom att bli mer praktisk och skriva: "Du måste själv bestämma din divisions mål och personligen verifiera att de uppfylls."
Det listar sedan nödvändiga steg för att förbättra prestanda och stänger med uppmuntrande ord, erbjuda fortsatt hjälp och notera: "Vi vill ha och behöver din framgång."
Exempel på undervisningsbrev
Från: Kommande officer, USS NEVERSAIL (CV 11)
Till: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Flygbränsleansvarig, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: BRUKSANVISNING
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Denna undervisningsbeteckning utfärdas per referens för att diskutera specifika åtgärder som krävs för att förbättra avdelningen för luftfartsbränsle otillfredsställande ombord på NEVERSAIL.
2. Eftersom du har antagit arbetsuppgifter som flygbränsleansvarig ombord på NEVERSAIL, har du tillåtit att obehöriga förfaranden finns i Aviation Fuels Division som resulterade i den strukturella skadan på JP-5-lagertanken 8-39-02J under pågående påfyllning den 18 juli CY. Du misslyckades med att bekanta dig med lämpliga luftfartsdirektiv och därmed kunde du inte verifiera förfarandet i din uppdelning. Du misslyckades också med att se till att alla direktiv upprätthölls. I allmänhet åberopade du helt på din assistentflygbränsleansvarig för den dagliga driften av din division.
3. För att fungera effektivt som flygbränsleansvarig måste du bli mer delaktig i de dagliga aspekterna av din uppdelning.
Du kan inte hantera från ditt kontor och acceptera assistenternas råd utan att utveckla en tillräcklig personlig kunskap om specifika förfaranden. Du måste själv bestämma din divisions mål och personligen verifiera att de uppfylls.
en. Du måste granska alla luftfartsdirektiv som gäller för USS NEVERSAIL. Du kommer att se till att du är bekant med riktade rutiner. Som en fråga om rutin kommer du personligen att verifiera att din uppdelning inte avviker från reglerade förfaranden om inte auktoriserats av högre myndighet.
b. Du kommer att skicka kvotförfrågningar till dig själv och CWO2 JS Ragmann för att delta i en flygbränsleofficerbana efter avslutad utplacering.
4. Detta brev är utformat för att hjälpa dig att korrigera brister i din prestation som division officer. Hela kommandokedjan är tillgänglig för att hjälpa dig på något sätt som möjligt.
Vi vill ha och behöver din framgång.
DR PEPPER
Det här provet Undervisningsbeteckning ger junior officer direkt feedback utan gråa områden i ton eller mening. Detta är också en skriftlig version av den dokumenterade rådgivningssessionen som erbjuder omedelbar hjälp av andra ledande och mer erfarna medlemmar i kommandot. Detta är ett perfekt verktyg för att skapa en bättre junior officer i kommandot och förhindra potentiell förlust av uppdragskapacitet i framtiden.