Innan du skriver - eller slutför - din nästa affärsbrev, ta dig tid att granska hur du formaterar brevet, från teckensnitt till stil, tillsammans med vilka hälsningar och inloggningar som är lämpliga att använda.
Olika format för företagsbrev
En anteckning på format för företagsbokstäver. Det finns tre grundläggande stilar av affärsbrev:
- Blockformat: I denna stil är all text kvar motiverad. Hoppa över en rad mellan varje avsnitt.
- Ändrat blockformat: Det mesta innehållet lämnas motiverat i denna stil, precis som i blockformatbrevet. Här är undantagen: För din kontaktinformation och gratis stäng, fliken över till mitten av sidan och skriv information där.
- Halvblokformat: Även ibland kallad indragad blockformat, är den här stilen densamma som det modifierade blockformatet, förutom att det har varje stycke inryckt.
Någon av dessa stilar är acceptabel för användning i ett företagsbrev, men eftersom reglerna för blockformatet är så tydliga kan detta vara det enklare alternativet att välja.
Många ordbehandlingsprogram kommer att ha mallar tillgängliga för att hjälpa dig att formatera ditt brev korrekt. Oavsett vilket format du väljer, se till att enkelt utrymme bokstaven och hoppa över ett mellanslag mellan varje stycke och avsnitt.
Professionellt utseende
Utseende betyder! En affärsbrev är en professionell korrespondens, men det kommer inte att uppfattas på det sättet om du väljer ett bråkigt teckensnitt eller har många typsnitt.
Här följer några riktlinjer:
- Välj en lämplig typsnitt och teckensnittstorlek.
- Undvik avslappet språk eller slang.
- Förhindra skrivfel och grammatiska fel genom korrekturläsning .
- Om du skriver ut brevet, överväga att välja högkvalitativt papper. Oavsett papper du väljer, välj brevet noga innan du placerar det i kuvertet. Om du kan kan du ange mottagarens adress på kuvertet. Om det inte är möjligt, använd din snyggaste handstil.
I följande företagsbrevsmall anges de uppgifter som du behöver inkludera i ett företagsbrev.
Business Letter Template
Kontaktinformation: Inkludera din kontaktinformation i följande ordning.
Om du använder personligt brevpapper som innehåller denna information, lämna av det här avsnittet.
Ditt namn
Din adress
Din stad, stat, postnummer
Ditt telefonnummer
Din e-postadress
Datum: I USA är formatet för att skriva datumet månad, datum och år. Till exempel den 3 september 2017 . Förkorta inte månaden.
Kontaktinformation: Inkludera kontaktuppgifter för den person du skriver till. Om du inte har ett visst namn, lämna det av.
namn
Titel
Företag
Adress
Stad, Stat, Postnummer
Hälsning: Starta brevet med en hälsning, till exempel "Kära" följt av titeln och namnet.
Se fler exempel på lämpliga hälsningar som du kan använda i ett företagsbrev , samt råd om vad du ska göra om du inte har någon särskild kontaktperson. Följ personens namn med ett kolon.
Kära Herr / Ms. Efternamn:
Body of Business Letter
Håll ditt brev enkelt och fokuserat, så syftet med ditt brev är tydligt.
Första stycket i ditt företagsbrev bör ge en introduktion till varför du skriver. Sedan, i följande stycken ge mer information och detaljer om din förfrågan. Den sista stycket ska upprepa anledningen till att du skriver och tackar läsaren för att granska din förfrågan.
Singelrummet ditt brev och motivera ditt brev till vänster. Lämna en tom linje mellan varje stycke.
Respektivt din,
Signatur:
Handskriven Signatur (för brev med brev)
Typad signatur
Om du är osäker på vad du ska skriva på en företagsbokstav ska du granska dessa samlingsjobbsöknings- och anställningsbrev för inspiration.
Överväg att använda en mall
Överväldigad av alla steg som är inblandade i formateringen brevpost korrespondens? En mall kan hjälpa till. Microsoft brevmallar är tillgängliga som en gratis nedladdning för Microsoft Word-användare eller finns tillgängliga i ditt Word-program, för att använda för att skapa en mängd olika företags- och anställningsbrev.