En bestämning av vad som är lämpligt beror på hur väl du känner mottagaren, anledningen till ditt brev och om du skriver ett brev eller ett mail. Ofta kommer salutationer i e-postmeddelanden vara mindre formella än i tryckta bokstäver.
När du skickar ett e-postmeddelande kommer du förmodligen att vilja ändra din hälsning inom en fortsatt kedja av e-postkorrespondens - medan "Kära" är lämplig för ett första e-postmeddelande, kan det känna sig stodgy och repetitive när du deltar i en snabb e-postkonversation för att skapa ett möte tid. I den här situationen är det bra att använda en efterföljande hälsning som "Hej igen, Namn" eller till och med att använda mottagarens namn utan hälsning.
Få information om de olika hälsningsalternativen, samt när du ska använda dem, nedan.
Typer av brevhälsningar
Eftersom hälsningen är det första som mottagaren kommer att se är det viktigt att du förmedlar en lämplig nivå av förtrogenhet och respekt. Du kanske vill vara vänlig eller mer professionell beroende på korrespondensen du skickar.
Kära: Denna hälsning är lämplig under många omständigheter, oavsett om du känner personen väl, eller om de är affärskunskap, en potentiell arbetsgivare eller en handledare.
Om du känner personen väl, använd bara deras förnamn.
För en potentiell arbetsgivare eller handledare, använd alltid Mr eller Mrs (Fru eller Fröken när du vet om kvinnan är gift eller singel) om du inte har specifikt bett om att använda sitt förnamn.
För en affärskompetent eller medarbetare kommer din användning av "förnamn bara" att bero på hur väl du känner personen.
Om du använder förnamn, använd det. Om du är osäker, använd Mr./Ms. Efternamn eller mr. Förnamn Efternamn. Om ditt kontaktnamn är könsneutralt (det vill säga Taylor Brown) och du är osäker på om du adresserar en kvinna eller en man, är det också lämpligt att kära Taylor Brown.
Exempel på brevhälsningar
När du använder "Kära" som din hälsning, sätt ett komma eller kolon efter personens namn:
- Kära fru Brown:
- Kära fru Brown,
- Kära Sarah:
- Kära Sarah,
Kommunen är ett mer informellt val och bör reserveras för e-post. Som nämnts ovan kan "Kära" läsas som lite gammaldags, särskilt i pågående e-postkorrespondens. Medan det fungerar bra för en första kontaktpunkt, kan det vara bäst att byta till andra alternativ (till exempel "Hej igen") i efterföljande e-postmeddelanden.
Till vem det kan vara: Det här används i företagskorrespondens där du inte har någon specifik person till vilken du skriver. Du kan använda detta när du gör en förfrågan eller när du ansöker om ett jobb där du inte känner till namnet på personen som leder sökandesökningen. Ändå bör du göra allt för att hitta namnet på någon i den specifika avdelning som du är intresserad av att kontakta (försök att använda en företagswebbplats eller LinkedIn för att hitta en specifik kontakt).
Kära herr eller fru: Använd rätt könstitel om du vet, eller båda om du inte är säker. Detta bör endast användas när du inte har något namn, eftersom du alltid ska adressera dina bokstäver så specifikt som möjligt.
Medan denna särskilda hälsning kan tolkas som föråldrad, är det alltid klokt att föra på sidan konservatism när man adresserar korrespondens inom affärsrelationer.
Hälsningar (eller god morgon, god eftermiddag): Överväg dessa alternativ som en något mer formell version av "Hej" och "Hej".
Hej: Är endast lämplig i e-postkorrespondens och bör användas främst med personer du känner väl eller i mycket avslappnade situationer.
Hej: Passar i vardaglig email korrespondens med personer du känner väl.
Hälsningar i gruppemail
När du skriver korrespondens till flera personer är många av alternativen ovan fortfarande rimliga.
Du kan skriva "Kära Mary, Bob och Sue" eller skriv "Hi Rick and Jen." Men du kanske också vill välja en grupphälsning , till exempel "Hej alla" eller "Kära Team".
Tips för att skriva företagsbrev
Det finns mycket att lära sig om att skriva affärsbrev utöver vilken hälsning att använda. Här är en guide om hur man skriver företagsbrev som innehåller allmänna företagsbrevformat och mallar och sysselsättningsrelaterade affärsbrevsexempel.
Granska några provböcker
Att ha ett provbrev att följa kan hjälpa till. Här är en lista över brevprover för arbetssökande, inklusive försäkringsbrev, intervju tack brev, uppföljningsbrev, antagande av arbetstillfällen och avslagsbrev, uppsägningsbrev, uppskattningsbrev och fler bra skrivbordsprövningar.