Hur får anställda betalt när de spenderar pengar på företag?
Resekostnader kan omfatta logi, flyg, marktransport, tips till bellhops, måltider och andra tillfälliga utgifter som en anställd kan uppleva under vägen.
Övriga affärskostnader kan innehålla sådana saker som att ta kunder eller potentiella anställda till lunch, köpa böcker eller annat pedagogiskt material som arbetsgivaren täcker eller driva utgifter för att återvinna företagets egendom.
De typer av utgifter som en organisation kommer att ersätta återfinns i företagets affärsresor, underhållning och allmänna ersättningsutgifter i anställningshandboken . Bli bekant med ditt företags policy eftersom din arbetsgivare kan täcka utgifterna så varierat som kemtvätt och gym medlemskap på längre resor.
Kundunderhållning på affärsresor är en annan ersättningsbar kostnad, men känner till företagets policy så att du inte överstiger några utgiftsgränser. Du vill visa gästfrihet och artighet utan att överskrida din arbetsgivares budget för sådana utgifter.
Populära nu är företagskreditkort som är anförda till personer som är anställda på högre nivå och till andra anställda som ofta måste resa för företag.
I stället för att betala utgifter med sina egna pengar, tar de anställda ut allt annat än tillbud och tips till företagets kreditkort.
Detta är ett praktiskt tillvägagångssätt för kostnadsavgift för arbetstagaren, eftersom kreditkortsräkningarna dokumenterar exakta utgifter utan att arbetstagaren måste spara kvitton och fylla i resekostnadsrapporter.
Fyll i en kostnadsredovisningsrapport
I både fallet med företagets kreditkortsanvändning och betalkassa kommer anställda sannolikt att fylla i en kostnadsredovisningsrapport när de återvänder från resan. Med företagskortet måste de förklara mindre än tydliga avgifter som visas på kreditkortsräkningen (mycket enklare än att fylla i en kostnadsrapport från början). De kommer också att debitera företaget för de extra tillägg som de betalat för med sina egna pengar eller kreditkort.
När en anställd betalar pengar måste han eller hon lista och ibland motivera varje kostnad för vilken ersättning begärs. Dessa granskas genom bokföring liksom uttalandena från kreditkortsföretaget. En obehörig utgift, eller en som utesluts av företagspolicy, återbetalas inte, vilket innebär att du behöver veta ditt företags policy avseende affärsresor.
De flesta företag fastställer ett datum för att kostnadsredovisningsrapporter måste lämnas in för att säkerställa att anställda återbetalas och för korrekt redovisning. Anställda måste följa dessa regler noggrant, eftersom vissa organisationer inte ersätter utgifter som lämnas in efter tidsfristen. Känn ditt företags regler.
En annan metod för att betala anställdas affärsresenskostnader är med en per diem .
En ovanlig läsarefråga som är relaterad till kostnadsersättning
En läsare frågade: "Våra externa försäljningsrepresentanter har stora territorier (flera stater) och reser rutinmässigt och kräver ofta övernattningar. Det blev uppmärksammat genom bokföringsavdelningen att en försäljare hade tagit ett husdjur med dem på en sådan resa och debiterade hotellet husdjur avgift till företagets kreditkort. Hon hävdade att hotellet inte skulle skilja av avgiften och hon hade planerat att ersätta företaget.
"Jag är dumbfounded och letar efter förslag på hur man hanterar den här situationen. Min HR-instinkter säger att jag skriver denna anställd för missbruk av företagsfonder men jag får motstånd från försäljningsförvaltningen som vill att jag ska göra en specifik husdjurspolitik.
"Vår användning av företagets kreditkort anger tydligt," Detta kort ska endast användas för företagets utgifter.
Personlig användning av kortet kan leda till förverkande av kortet eller uppsägningen. Dessutom kommer försäljningsrepresentanterna att ansvara för obehöriga avgifter. " Har du skrivit om ett sådant ämne tidigare? "
HR-svar: Här är vad du behöver tänka på. Gick arbetstagaren till redovisning och förklara problemet att hotellet inte kunde skilja ut sällskapsdjurskostnaderna? Eller var hon fångad av en noggrann granskning av hennes utgifter i redovisning?
För det första är det svårt att tro att hotellet inte kunde skilja ut sällskapsdjurskostnaderna. För det andra, om hotellet inte kunde skilja ut avgiften för husdjuret, hur visste hon vad hon skulle betala tillbaka till bokföring?
Om hon planerat att betala för sällskapsdirektet endast om hon blev fångad och inte frivilligt erbjöd sig att betala, förtjänar hon sin disciplinära åtgärder . Detta skulle också bero på hur du har behandlat liknande situationer tidigare. Har andra anställda ersatt företaget för olika utgifter och inte fått disciplinära åtgärder?
Ofta när man tittar på en situation, kommer du att finna att det finns politiken å ena sidan, och hur det har implementerats och tillämpats å andra sidan. Du vill inte behandla denna person annorlunda än andra anställda har behandlats tidigare.
Disciplinära åtgärder är inte i ordning om andra anställda helt enkelt har ersatt företaget tidigare för liknande kostnader. Kom ihåg att jag inte är en advokat så det här är bara en HR-kollegas åsikt.
Att göra en husdjurspolitik är inte rekommenderad eftersom det är ett exempel på att företaget stör och överreagerar i en anställdes personliga liv. Om de anställda vill betala för sitt husdjur att resa med dem är det inte företagets oro.
Så länge som husdjuret inte påverkar kostnaden för var de bor eller deras förmåga att delta i affärsändamålen för resan, är det inte arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagaren borde givetvis betala eventuella extraavgifter som resedjuret ger upphov till.
Din resepolitik är lite förvirrande och kan använda förstärkningen i avsnittet om "ansvarig för obehöriga avgifter" när policyn redan har angett att endast företagsutgifter är tillåtna.
Mer: 10 tips för att minska kostnaden för företagsresor | Ska medarbetare dela rum?
Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.