Kostnader kan inkludera logi, ersättning för personbil , flyg, marktransport, tips till bellhops, måltider, tips till servitörer, rumsservice och andra tillfälliga utgifter som en anställd kan uppleva på vägen.
Utgifter som en organisation kommer att ersätta återfinns i företagets affärsresepolicy. Bli bekant med ditt företags policy eftersom kostnader som varierar som kemtvätt och gym medlemskap kan täckas på längre resor.
Kundunderhållning vid konferenser, försäljningssamtal och besök på plats är en annan ersättningsbar kostnad, men känner till företagets policy så att du inte överskrider gränserna för underhållskostnader.
Typiskt betalar organisationerna resekostnader för anställda på dessa tre sätt.
- Företagskreditkort utfärdas till anställda som måste resa ofta för företag. Anställda kan debitera de flesta av de kostnader de ådra sig på affärsresa till företagskreditkortet. För ersättning av tillbud som tips och snabbmat, måste anställda fylla i en kostnadsrapport .
Laddningskort är lämpliga för anställda eftersom de inte behöver komma kontant för att betala för företagskostnader före ersättning. Bli medveten om ditt företags policy, dock; Du kan fortfarande behöva sätta in kvitton och annan dokumentation.
- Kontanter: Organisationer utan företagskreditkort kräver att anställda fyller ut en kostnadsredovisning för varje utgift medan arbetstagaren är på väg. De kräver i allmänhet kvitton och viss nivå av motivering för varje kostnad.
Endast sällan skulle en organisation be anställda att betala för de stora biljettobjekten som flygbiljett och söka återbetalning senare. Ett företags inköpsorder eller företagskort betala för stora kostnader framåt. Men anställda är ofta skyldiga att betala kontanter utan kostnad för dagliga resekostnader som senare återbetalas.
- Per diem: A per diem är en dagpenning av en viss summa pengar som en anställd ges för att täcka alla utgifter. Arbetstagaren är ansvarig för att välja bra resekostnadsval inom parametrarna för hur mycket pengar han eller hon tilldelas dagligen.
Vissa företag betalar direkt för transport och bostäder, men ger resande anställda en per diem för alla övriga kostnader, inklusive måltider och marktransporter. Anställda har varit kända under att spendera utgifter för att behålla extra pengar från per diem. Företag tillåter normalt detta.
Anställda som reser för företag rekommenderas att hålla sig uppdaterade om företagets resepolicy och kostnader för ersättning. Kostnader som faller utanför policyn betalas vanligen inte tillbaka eller täckas.
Kvitton krävs av de flesta företag förutom de som betalar per dygn. Ditt företag har också sannolikt en form som de förväntar sig att anställda ska använda för att sätta in resekostnader.
För att hålla sig högst upp till ersättningsbara kostnader ges anställda ofta en tidsfrist för att de ska lämna in en kostnadsrapport och sätta in aktuella kvitton. Finansdepartementet kommer att ha riktlinjer som hjälper det att hålla sig aktuellt.
om du har frågor om vad som utgör lämpliga resekostnader i din organisation, kolla med din chef och HR.
Du vill inte spendera pengarna och få en överraskning senare.
Mer: 10 tips för att minska kostnaden för företagsresor | Ska medarbetare dela rum?