Bästa praxis för OE Employee Benefit Email Communication
Varje år gör det möjligt för arbetsgivare att erbjuda gruppförmåner till sina anställda under en kort tid, i allmänhet omkring 30 till 45 dagar. Under det här kritiska fönstret måste anställda informeras om de anställdas förmåner de kan anmäla sig till, när de ska göra det och var de ska registrera sig. Tyvärr kämpar många personalresurser för att kommunicera nödvändig information till anställda, så de kan missa.
E-post kan vara ett kraftfullt kommunikationsverktyg för att utbilda anställda under öppna inskrivningsperioder, när de används rätt. Eftersom det är allmänt accepterat och tillgängligt som ett kommunikationsverktyg kan detta vara ett bra sätt att nå alla anställda. Lär dig 10 experttips för att kommunicera förmåner vid öppen inskrivning så att dina anställda utnyttjar dina fördelar med gruppbidrag i år fullt ut.
Tips # 1 - Har en plan att kommunicera fördelar före, under och efter öppen inskrivning
Månader före det öppna inskrivningsdatumet är det viktigt att ha en solid kommunikationsplan för att leverera relevant information till anställda innan de anmäls, under den aktiva inskrivningen, och när en gång inskrivning inleds. Det här kan vara en serie e-postmeddelanden som uppmuntrar anställda att vidta specifika åtgärder, med länkar till registreringsplatsen och nyttainformation .
Tips # 2 - Tilldela en central förmånskommunikationsrepresentant
Responsen är kritisk vid öppen inskrivning eftersom anställda kommer att ha otaliga frågor under den här tiden.
Var noga med att tilldela minst en person som kommer att fungera som kontaktpunkt för alla inkommande e-postmeddelanden från anställda som har frågor och oro. Detta borde vara någon som är mycket bekant med plandetaljer, priser och deadlines.
Tips # 3 - Använd ett internt system för att samla in förmånsrelaterad information och analys
Spårar ditt företag aktivt registreringar, partiella registreringar och andra aspekter av registreringsprocessen?
Om inte, kan ett internt system vara till hjälp för att hålla sig ovanpå registreringshanteringen över hela organisationen. Använd en gratis e-postserver som Outlook för att ställa in e-postvarningar för dataändringar.
Tips # 4 - Skapa en serie meddelanden för veckovisa kontaktpunkter med anställda
Öppen anmälan kan göras enklare och mer produktiv när det finns en konstant utbyte mellan HR-teamet och medarbetarna. Som en del av din e-postkommunikationsstrategi, skapa en serie meddelanden som pratar om hälso- och välbefinnande ämnen, funktionerna i förmånsprogram och andra relaterade frågor. Skicka ut i e-postmeddelanden per vecka till alla.
Tips # 5 - Ge chefer ett veckovis konto om förmånsinsökningsinsatser
Det är alltid en bra sak att få full inköp från chefer under inskrivningsinsatser för förmåner. Varför? Chefer kan hjälpa medarbetare att prioritera att bli inskriven i sina förmåner för det kommande planåret, och de kan dela hur fördelarna stöder medarbetarnas mål. Använd en fokuserad e-postkampanj för chefer under OE-perioder för att hålla dem uppdaterade på viktiga uppgifter och datum.
Tips # 6 - Gör fördelar e-postmeddelanden roliga
Den öppna anmälningsperioden behöver inte vara stressig. Faktum är att det kan vara en möjlighet att ha lite roligt.
Utveckla e-postmeddelanden som innehåller några roliga spel som trivia frågor, intressanta fakta om företaget, och gratis hälsosam matbit.
Tips # 7 - Kontrollera korrekt grammatik och stavning i e-postmeddelanden
Innan du skickar ut några fördelar e-postmeddelanden, se till att grammatik och stavning kontrolleras noggrant. Detta kan se till att inga skrivartycken gör sig till läsare och att e-postmeddelandenna ger god mening. Typer kan förvirra anställda och de ser oprofessionellt ut.
Tips # 8 - Använd en vanlig e-postmall och lämna HTML
När man utvecklar e-postmeddelanden för förmånskommunikation, säger experter att det är bäst att hålla sig till den vanliga e-mallen och hålla det enkelt. Stray HTML kan störa vissa e-postläsningsprogram, särskilt på mobila enheter.
Tips # 9 - Skriv kraftfulla ämnesrader
E-postmeddelanden kommer endast att läsas när de öppnas.
Och det här kommer inte hända om ämnesraden inte tvingar mottagare. När du skriver e-post kan du fokusera på att skapa en e-postadress som kommer att intrigera mottagare för att öppna e-posten med kraftord som "brådskande", "tidskänslig" och "uppmärksamhet" kan bidra till att uppnå detta mål.
Tips # 10 - Använd totala belöningsdeklarationer i säsongsbetonade e-postmeddelanden
För att hjälpa medarbetarna att förstå det fulla värdet av deras anställda, använd de totala belöningsdeklarationerna minst en gång under kvartalet. Detta kan bifogas som en PDF-fil till enskilda e-postmeddelanden eller en hyperlänk kan inkluderas i e-postmeddelandet för att göra ett totalt belöningsdeklaration på anställdas bekvämlighet.