Fråga om ledighet skriftligen ökar också chansen att din chef kommer att bevilja din förfrågan och hjälper till att upprätthålla din ställning på jobbet för att minimera utfallet för din karriär.
Processen för att begära ett ledigt arbete
Den typiska processen för att begära en formell ledighet från jobbet är att diskutera din situation med din chef eller personalavdelning.
Helst bör du först skriva ett brev (eller, mer typiskt, ett mail) till din direkta handledare som begär ett möte för att diskutera huruvida och hur du ska ansöka om ledighet.
I detta brev bör du ge:
- Din anledning till att du behöver en ledighet (t.ex. födelse eller adoption av barn, personliga eller familjehälsoproblem, förlust av en älskad eller lindring av överdriven arbetsstress)
- De saker du är villig att göra för att hjälpa dig att förbereda din frånvaro (exempel: träna din ersättare, skriv en detaljerad handbok för dina dagliga arbetsprocesser eller erbjuda att vara tillgänglig för frågor under din frånvaro)
- Datum för avgång och återkomst till arbete som du förutser
- En begäran om din handledares hjälp till att hjälpa dig att förhandla om ledighetstiden med ledande befattningshavare och / eller din personalavdelning
När du har deltagit i mötet med din handledare följer du upp samtalet med en skriftlig begäran om ledighet.
Detta kommer att gå in i din personalfil, för att initiera den formella ledigheten och att lämna dokumentation så att din semester kan godkännas.
Ditt företag kan ha en policy för att begära bliv från arbete som anger orsakerna till att ledighet kan beviljas och hur mycket tid anställda är berättigade att använda.
Kontrollera din anställdas handbok för mer information. Om en policy är på plats, var noga med att följa dessa riktlinjer för att begära ledighet.
Dos och Don'ts för att begära ett frånvaro
Det är viktigt att be om din ledighet på bästa möjliga sätt. Följande riktlinjer hjälper dig att skriva en ansökan som är effektiv, professionell och omtänksam.
- Ge så mycket meddelande som möjligt. Det tar tid att ordna täckning för ditt arbete och att hantera HR-kraven i samband med ledighet.
- Vet dina rättigheter. Familje- och sjukvårdsloven ger många anställda rätt till oavlönad ledighet för att hantera medicinska förhållanden och familjebehov, såsom födelse eller adoption av ett barn eller nödsituationer i samband med en familjemedlems aktiva militärtjänst. Stödberättigade anställda som arbetar för företag med 50 eller fler anställda har rätt till 12 arbetsveckor av obetald ledighet under en tolvmånadersperiod. Ta reda på om du är täckt innan du ber om ledighet.
- Tala med din direkta handledare först och redogöra för din förfrågan skriftligen.
Vad ska inkluderas i ditt formella brev
När du begär en formell ledighet ska ditt brev innehålla:
- Begäran om ledighet
- Dagen du förväntar dig att vara borta från jobbet
- Det datum du planerar att återvända till jobbet
- Ett erbjudande att ge hjälp, om möjligt
- Tack för att du beaktar din förfrågan
Se nedan för exempel på bokstäver som begär en formell ledighet, samt bokstäver och e-postmeddelanden som anger en anledning att begära längre tid borta från jobbet.
Formellt lämnande av frånvarobrevsförfrågan: skriftligt exempel
Exemplarbrevet lämnar en formell begäran om ledig tjänst från arbetsplatsen efter en diskussion med arbetstagarens handledare.
Ditt namn
Din adress
Din stad, stat, postnummer
Ditt telefonnummer
Datum
Handledarens namn
Titel
Organisation
Adress
Stad, Stat, Postnummer
Kära Herr / Ms. Efternamn:
Detta brev är en formell begäran om ledighet, för att följa upp vårt möte igår. Som vi diskuterade skulle jag vilja begära en ledighet från 1 april till 30 juni 20XX.
Jag kommer tillbaka till arbetet den 1 juli 20XX.
Vänligen meddela mig om jag kan lämna ytterligare information eller om du har några frågor.
Tack så mycket för din övervägande att ge mig denna möjlighet till personlig ledighet.
Vänliga hälsningar,
Din signatur (brevpapper)
Ditt typade namn
Hur man skickar ett formellt lämnande av frånvaroförfrågan
Här är ett exempel på ett e-postmeddelande som ber om ledighet.
Ämne: Avgångsvederlag - John Dooley
Kära Jennifer,
Som vi diskuterade igår skulle jag vilja begära en formell ledighet från mitt jobb. Jag planerar att vara borta från 1 juli, 20XX - 31 december, 20XX, återvända till jobbet den 1 januari 20XX.
Om det godkänns skulle jag vara glad att hjälpa till med en plan att täcka min arbetsbelastning i min frånvaro. Jag skulle också vara tillgänglig för att svara på frågor och ge hjälp när jag är borta.
Vänligen meddela mig om du behöver mer information. Tack så mycket för din övervägande av min begäran.
Bäst,
John
Fler brevexemplar: Avskrivningsbrev - Familjeförklaringar | Absence Excuse Letters | Basic Leave of Absence Letter | Medicinsk uppehållstillstånd