Tips för att skapa e-postmeddelanden som får läsa
Under jobbsökningen kommer du sannolikt att skicka många, många e-postmeddelanden, inklusive omslag , tackanmälan och meddelanden till jobbsökningsrelaterade anslutningar.
I dessa e-postmeddelanden vill du undvika att göra pinsamma fel (som att ställa in någons namn). Du vill också se till att skriva anteckningar som får ett svar. Läs vidare för information om e-post etikett, tillsammans med råd om hur man skapar en hälsning.
Starta din mail med en professionell hälsning
Öka tydligheten i din ämnesrad. Välj något direkt som identifierar syftet med ditt mail, som "mötet ändras" eller "snabb fråga om ditt förslag." Undvik att dangla en morot med en teaser som "Jag måste informera dig ..." som försöker locka läsningen till att öppna e-posten för att komma till din avsikt.
Människor bestämmer ofta om man vill öppna ett e-post baserat på ämnesraden, så välj en som tydligt anger ditt syfte.
Använd en professionell hälsning. Inkludera en lämplig hälsning för omständigheterna och mottagaren. Det finns hälsningar som är acceptabla i ett e-postmeddelande som inte används i vanligt brev och hälsningar som används för båda.
Välj en hälsning baserat på hur väl du känner personen du skriver till och vilken typ av meddelande du skriver. Till exempel, om du skriver någon du vet, "Hi Jim" är lämplig. "Kära Herr / Ms. Smith" skulle vara lämpligt när du ansöker om ett jobb eller skriver ett företagsbrev.
Undvik att öppna ett mail med "hej" som är mycket informellt och vanligtvis inte används på arbetsplatsen.
Också blyg från "Hej folk" eller "Hej killar", även om e-postens natur är avslappnad.
Här är några exempel på hälsningar att använda :
- Kära förnamn efternamn (det här fungerar bra om du inte känner till kön av personen du skriver till)
- Kära förnamn (när du mailar någon du vet)
- Hej Förnamn (När du mailar någon du vet)
- Kära Herr / Ms. Efternamn
- Kära Herr / Ms. Förnamn Efternamn
- Kära Dr Efternamn
- till den som detta berör
- Kära personalchef
- Kära Hyreschef
Lägg till e-postadressen senast. Om du inte har möjlighet att skicka ett e-postmeddelande, lägg till adressen senast om du brukar ha ett snabbt utlösarfinger. Ange endast mottagarens namn när du är säker på att e-postmeddelandet är klart att gå.
Undvik det gamla svaret "svara alla". Titta på ditt utlösande finger när du trycker på Svara alla. Tänk om alla på listan verkligen behöver läsa vad du måste säga. Också vara uppmärksam på äldre e-postmeddelanden i kedjan som kanske du kanske inte vill ha någon på listan Svara Alla att se.
Gå lätt på humor. Humor kan vara svår att urskilja i ett e-postmeddelande eftersom tonen inte nödvändigtvis kommer att skina genom. Utan kroppsspråk, ansiktsuttryck eller kadens kan humor falla platt eller oavsiktligt förolämpa en läsare. Spela det säkert och lämna det ut.
Korrekturläsa! Gör inte misstaget att folk kommer att förlåta skrivfel i informella e-postmeddelanden eller att misstag kan förväntas om du skriver på din telefon. Du kan bli dömd hårt av misstag i ditt email, speciellt om de är överflödiga. Lita inte på en stavningskontroll som ofta kan välja fel ord för dig - korrekturläsa dina e-postmeddelanden precis som du skulle ha ett viktigt dokument .
Särskilt kolla alltid och dubbelkontrollera att folks namn stavas rätt.
Använd inte emojis eller emoticons. Allt fler kommer e-postmeddelanden att likna textmeddelanden. Arbetsplatsmeddelanden innehåller nu ibland "tummen upp" emoji eller smiley ansikten. Trots att de blir vanligare, undviker emojis och uttryckssymboler i formell korrespondens. (Tips: Om din e-posthälsning använder ett efternamn, det är ett säkert tecken du borde lämna emojis och uttryckssymboler.)
Kom ihåg att e-post varar för alltid. Tänk två gånger innan du skickar e-post till något personligt eller konfidentiellt, skjuter någon via e-post, misshandlar någon eller svarar med ilska.
Sådana interaktioner kan bättre göras personligen. 24-timmarsregeln är en bra. Om du inte är säker på om du ska skicka meddelandet, eller inte, vänta tills nästa dag att bestämma. En annan bra tumregel: Skriv inte någonting i ett e-postmeddelande som du inte skulle vara villig att ha delat offentligt (i en deposition, säg eller på sociala medier).
Mer om att skriva och skicka e-post: Email Etiquette Tips för arbetssökande | Brevhälsningar och hälsningar