Vilket du väljer beror på vem du kommunicerar med och syftet med din korrespondens. E-post är snabbare och enklare, men vissa e-postmeddelanden öppnas aldrig och, beroende på vem du skriver till och varför du skriver, kan du bli skyldig att skicka ett skrivet och skrivet brev eller ladda upp det online.
Professionella riktlinjer för brev och e-post
Oavsett hur du kommunicerar, innehåller välskrivna brev flera avsnitt, vad du inkluderar i varje avsnitt och hur dokumentet formateras beror på om du skickar ett skrivet brev eller ett e-postmeddelande.
Här följer riktlinjer för skrivning av brev och e-postmeddelanden, bland annat hur man skriver, formaterar och korrekturläser dina bokstäver, med exempel på olika typer av företagsbokstäver.
Vad ska inkluderas i ett brev eller e-post
Den här handboken för att skriva bokstäver innehåller vad som ska anges i varje del av ett brev, hur man adresserar och undertecknar skrivad och e-postkommunikation, brevformat och layouter och exempel och mallar.
Delar av en bokstav
- Kontakt information
- Hälsning (hälsning)
- Letter of Body
- Stängning
- Signatur
Kontakt information
Hur du tar med din kontaktinformation kommer att vara annorlunda baserat på hur du skickar ditt brev. När du skickar ett e-postmeddelande kommer din kontaktinformation att vara i slutet av meddelandet istället för överst på sidan.
Här är vad du ska inkludera och prover för både skrivna bokstäver och e-postmeddelanden.
Hälsningsexempel
Hälsningen är hälsningsdelen av ditt brev. Här är en lista med exempel på brevhälsning som fungerar bra för professionell korrespondens.
Letter of Body
Kroppen i ditt brev kommer att innehålla flera stycken.
Första stycket ska innehålla en introduktion och en kort förklaring av din anledning till att skriva. Andra stycket (och några följande punkter) borde förklara dina skäl för att skriva vidare. Det sista stycket ska antingen begära åtgärd från läsaren, om du begär något, eller ange hur du ska följa upp.
Var säker på att syftet med ditt brev är tydligt. Läsaren behöver veta vad du ber om och hur de kan hjälpa dig. Eller om du erbjuder tjänster eller hjälp vad du kan ge till läsaren.
Stängning
Ett brev är stängt med en term som "Best regards" eller "Med vänliga hälsningar" som följs av ett kommatecken, då din signatur om du skickar ett skrivet brev. Om du skickar ett e-postmeddelande, skriv bara ditt namn efter stängningen. Här är en lista över exemplar som stänger bokstäver som är lämpliga för företags- och sysselsättningsrelaterad korrespondens.
Signatur
Den slutliga handen till ditt brev är din signatur, som i ett e-postmeddelande kommer att innehålla din kontaktinformation.
Hur man adresserar ett brev
Det är viktigt att ta itu med den person du skriver till formellt, såvida du inte känner dem väldigt bra. Så här adresserar du ett brev, inklusive generisk information som du kan använda om du inte har någon kontaktperson hos företaget.
Formatera din korrespondens
Nu när du har all information du behöver inkludera, granska det standardformat som ska användas för brev och e-postmeddelanden:
Brevskrivningsriktlinjer
Nästa steg är att polera upp ditt brev, så det finns gott om plats mellan stycken och sidans övre och nedre sida. Du kommer också vilja välja en läsbar, professionell stil och storlek på teckensnitt. Vad du säger beror på anledningen till att du skriver, så var noga med att skräddarsy ditt brev så att det passar din personliga och professionella situation.
Här är stegvisa guider för att skriva en mängd olika typer av bokstäver, inklusive sidmarginaler, teckensnitt, mellanslag och detaljer om vad du ska inkludera, tillsammans med exempel på varje.
- Hur man skriver ett företagsbrev
- Hur man skriver en omslagstavla
- Så här skriver du en ansökningsbrev
- Hur man skriver ett referensbrev
- Hur man skriver ett uppsägningsbrev
- Hur man skriver ett tackbrev
- LinkedIn Meddelande och Inbjudan Guidelines
- Professionella meddelanden om riktlinjer för e-post
Exempel och Mallar
Att använda en mall är ett bra sätt att starta ditt eget brev eller e-postmeddelande eftersom du börjar med det grundläggande formatet på plats. Fyll i din information i lämplig del av brevet.
Titta på exempel är också bra för att du får idéer för vad du ska säga i din egen korrespondens.
Brevprover
Brevprover inklusive affärs bokstäver, brevbrev, intervju tack brev, uppföljningsbrev, jobb acceptans och avslag bokstäver, uppsägningsbrev, uppskattningsbrev, affärs bokstäver, och fler brevprover och mallar.
E-postmeddelande exempel
Sysselsättning, jobbsök och exemplar på e-postmeddelanden, plus e-postmallar, formaterade meddelandeexempel och ämnesrad, hälsningar och signaturexempel.
Proofread och stavningskontroll
Slutligen, innan du skriver ut eller laddar upp ditt brev eller skickar ditt e-postmeddelande, stavningskontroll, grammatikkontroll och korrekturläsning. Ett tips för att se till att det inte finns några fel är att läsa det högt. Du kanske märker misstag som du inte fångar genom att granska det genom att leta efter det.
Relaterade artiklar: Brevhälsningar och hälsningar