Att skriva ett effektivt polerat företagsbrev kan vara en lätt att följa uppgift, så länge du följer de fastställda reglerna för layout och språk. Inse att mottagaren läser en betydande mängd korrespondenser regelbundet och kommer att gynna välutförda brev som saknar skrivfel och grammatiska fel. En bra tumregel är att korrekturläsa den två gånger och sedan få en kollega granska det för att försäkra sig om att inget missades.
Sektioner av ett företagsbrev
Varje avsnitt i ditt brev borde följa det lämpliga formatet, med början av din kontaktinformation och din mottagares hälsning; brevets kropp; stängning; och slutligen din signatur.
Business Letter Format
Nedan finns det traditionella företagsformatet med tips om hur du ramar det baserat på ditt förhållande till läsaren och vad du önskar resultatet.
Din kontaktinformation :
Ditt namn
Din adress
Ditt telefonnummer
Din e-postadress
Datum
Mottagarens kontaktuppgifter:
Deras namn
Deras titel
Deras företag
Företagets adress
- Använd "till vem det kan vara", om du är osäker på vem du adresserar.
- Använd den formella hälsningen "Kära Herr / Ms./Dr. [Efternamn], "om du inte känner till mottagaren.
- Använd "Kära [Förnamn]", endast om du har ett informellt förhållande till mottagaren.
Kroppen
Formateringsgrunder:
- Använd enkelsidiga linjer med ett tillfogat mellanslag mellan varje stycke, efter hälsningen och över stängningen.
- Vänster motivera ditt brev (mot vänster marginal).
Slå rätt ton:
Gör ändamålet med ditt brev tydligt genom ett enkelt och målinriktade språk, så att öppningsfältet hålls kortfattat. Du kan börja med, "Jag skriver med hänvisning till ..." och därifrån, kommunicera bara vad du behöver säga.
De följande styckena bör innehålla information som ger din läsare en fullständig förståelse för dina mål, men undviker slingrande meningar och onödigt långa ord. Återigen, håll den kortfattad för att behålla sin uppmärksamhet.
Om din avsikt är att övertyga mottagaren - att investera pengar, ge dig en referens, hyra dig, samarbeta med dig eller lösa ett problem - skapa ett övertygande fall för orsaken. Om du till exempel vill att läsaren ska sponsra en välgörenhetshändelse, identifiera eventuell överlappning med företagets filantropiska mål. Övertyga läsaren som hjälper dig att vara ömsesidigt fördelaktig, och du kommer att öka dina chanser att vinna deras stöd.
Håll din avslutande paragraf i två meningar. Helt enkelt upprepa din anledning till att skriva och tacka läsaren för att överväga din begäran.
Gratis Stäng :
Några bra alternativ för din stängning är:
- Respektivt din,
- Med vänliga hälsningar,
- hjärt~~POS=TRUNC,
- respektfullt,
Om ditt brev är mindre formellt, överväga att använda:
- Med vänliga hälsningar,
- Bäst,
- Tack,
- Hälsningar,
Signaturen:
Skriv din signatur precis under din stängning och lämna fyra enda mellanslag mellan din stängning och ditt typade fullständiga namn, titel, telefonnummer, e-postadress och annan kontaktinformation du vill inkludera. Använd formatet nedan:
Din handskriven signatur
Skrivet fullständigt namn
Titel
Skicka ett brev till e-post
Om du skickar ett brev till e-post kommer din signatur att vara lite annorlunda . I stället för att inkludera din kontaktinformation i rubriken på brevet, lista den under din signatur. Till exempel:
Med vänliga hälsningar,
Förnamn Efternamn
Titel
Din adress
Ditt telefonnummer
Din e-postadress
Inkludera ämnet du skriver om i ämnesraden i e-postmeddelandet, så läsaren är tydlig på varför du skickar meddelandet.
Business Letter Writing Tips
Du kan hitta mer detaljerade tips i dessa riktlinjer för hur du skriver ett företagsbrev , inklusive att välja ett teckensnitt, välja marginaler och formatera ditt brev korrekt.
Det är alltid bra att titta på exempel för att få idéer för din egen korrespondens. Recensera brevprover , inklusive omslag, intervju tacka brev, uppföljningsbrev, antagande av anställningsvillkor och avslagsbrev, uppsägningsbrev, uppskattningsbrev och fler affärs- och sysselsättningsrelaterade brevprover.