De bästa sätten att starta ett brev
När du bestämmer vilken hälsning som ska användas , bör du överväga om du känner personen och hur bra. Om du skriver till någon i yrkeskapacitet som du har känt personligen i många år, är det lämpligt att bara använda sitt förnamn.
Annars är det bäst att använda herr, fru eller dr som en lämplig affärsbrev hälsning . Om du är osäker på vilken hälsning du ska använda, ta bort varningen och använd den mer formella adressadressen.
Försök inte bli frestad att börja ditt professionella brev med informella hälsningar som "Hej", "Hälsningar", "Hej där" eller "God morgon" om du inte känner till namnet på din kontaktperson.
Medan de informella hälsningsformerna är bra för vardagliga e-postmeddelanden till vänner eller till och med för mer formella e-postmeddelanden kan du skicka ut till grupper av personer. I ett professionellt brev måste du använda en personlig hälsning, en med antingen en första och / eller efternamn ("kära herr Doe") eller en jobbtitel ("kära anställningsledare").
Exempel på professionella brevhälsningar
- Kära Förnamn Efternamn; till exempel, kära john doe
- Kära Herr / Ms. Efternamn; till exempel, kära herr doe eller kära fru doe
- Kära Herr / Ms. Förnamn Efternamn; Till exempel, kära herr John Doe eller kära fru Jane Doe
- Kära Hyreschef
- kära herr eller fru
- till den som detta berör
- Kära personalchef
- Kära företagsnamn rekryterare; till exempel, Kära ABC Company Recruiter
Så här hittar du en kontaktperson
Om det är möjligt, använd ett kontaktnamn när du skriver. Detta gör ditt brev mer personligt, och det skapar ett omedelbart förhållande till läsaren.
Om du inte har ett kontaktnamn kan du göra lite forskning för att försöka hitta rätt person att adressera ditt brev till .
Ibland kommer namnet att vara på företagets hemsida, eller du kan hitta rätt person på LinkedIn. Kanske kan en av dina kollegor eller kontakter veta vem lämplig person kan vara. Du kan också ringa till kontoret för den okända personen du skriver och fråga receptionisten för deras namn genom att förklara din anledning till att ringa ( Exempel: "Jag söker ett jobb hos ditt företag. Kan du tacka mig om ditt Hyresnamn Manager så att jag vet vem jag ska adressera mitt brev till ? "). Det tar inte mycket extra tid för att försöka hitta ett namn, och det åsikt som det förmedlar är värt det.
Ibland kan du, trots din bästa ansträngning, bara inte hitta ett namn för att adressera ditt brev till. I så fall har du en mängd olika val, som alla är professionella och lämpliga. Ju mer information du har om var du skickar brevet, desto bättre (till exempel företagets personalavdelning eller till chefen för avdelningen som är relaterad till din förfrågan). På så sätt kan du göra ett mer riktat val när du väljer din hälsning.
När du har ett namn men är osäker på kön av den person du skriver till, är det acceptabelt att lämna ut heder och använd endast för- och efternamn.
Tips för att skriva och skicka ett brev
Efter din hälsning skulle du börja ditt första stycke, vilket vanligtvis är en introduktion som låter läsaren veta vem du är och vad du skriver om. Om du har en gemensam bekant som hänvisade dig till läsaren, bör du nämna dem vid denna tidpunkt .
Brevets kropp består normalt av ett stycke eller två av texten. Här kan du utarbeta temat för ditt brev och ge stödjande detaljer till ämnet. Du vill hålla det kortfattat och relevanta för personen och ämnet. Var noggrann men upprepa inte dig själv eller fortsätt om och oavsiktliga detaljer.
Därefter måste du sammanfatta ditt brev.
Din sammanfattning bör innehålla ett tack till personen för hans eller hennes tid och övervägande. Om du planerar att följa upp senare kan du också ge detaljer om när och hur du kommer att kontakta honom eller henne.
Avsluta ditt professionella brev med avslutning , till exempel "Med vänliga hälsningar" eller "Hälsningar". Om du planerar att skicka brevet via posttjänsten ska din signatur följas av ditt typnamn. Om du skickar ett mail ska ditt typnamn följas av din kontaktinformation, som du kan skriva in manuellt eller göra det automatiskt för dig. Så här konfigurerar du en automatisk e-post signatur .
Relaterade artiklar: Till vem det kan komma ifrån | Business Letter Salutations | Exempel på omslagsbokstämpel