Läs igenom dessa tips för att få dina e-postmeddelanden öppnas, läsas och svarat på, med exempel på ämnesrader för e-post som ska användas och formella och informella e-postinföringar.
Så presenterar du dig själv i en e-postadress
Skriv ett meddelande som öppnar ämnesraden. Hur många e-postmeddelanden sopar du utan att någonsin öppna dem? Var uppmärksam på vad du inkluderar i ämnesraden , så din har en chans att bli öppen. Var specifik och låt läsaren veta varför du skriver. Håll din ämnesrad kort, så mottagaren kan snabbt se vad meddelandet handlar om.
Adress ditt meddelande till en person. Om du kan hitta en person att skriva till snarare än en generisk e-postadress, till exempel hr@companyabc.com, kommer du att kunna ansluta personligen med personer du vill träffa. LinkedIn, företagswebbplatser och sociala medier sidor är bra sätt att hitta kontaktpersoner .
Använd en formell hälsning. Om du skriver med en specifik förfrågan, använd en formell affärshälsning som mr eller fru. Förnamn fungerar också om du har en koppling till personen eller du skriver på en mer avslappnad basis för att ge information snarare än att söka hjälp .
Här är exempel på e-postmeddelanden hälsningar och här är skopan om att välja brevhälsningar och hälsningar .
Använd dina anslutningar. När du skriver ett inledande email eller LinkedIn-meddelande om du har någon gemensamt, nämna dem. En remiss är ett av de bästa sätten att få råd eller hjälp.
Gör inte en efterfrågan. Det är mycket bättre att göra ett förslag eller be om råd än det är att diktera till någon.
Till exempel "Vill du kunna ge mig feedback på mitt CV, om tiden tillåter det?" Låter mycket bättre än "Vänligen granska mitt CV och kom tillbaka till mig." Att vara artig och frågar kommer att få dig längre än att berätta för någon vad de borde göra.
Håll det kort . De flesta skimrar e-postmeddelanden och läser sällan utöver första stycket eller så. Håll ditt meddelande kort - 2 eller 3 stycken högst. Ta inte med mer än några meningar i varje stycke. Lämna ett mellanslag mellan varje stycke och ett annat utrymme före stängning och signatur.
Var tydlig på varför du skriver. Ditt e-postmeddelande ska tydligt ange vem du är, varför du skriver och vad du ber om från läsaren. Använd första stycket för att presentera dig själv, den andra för din förfrågan, och den tredje att tacka läsaren för hans eller hennes överväganden.
Använd en enkel typsnitt. Använd en enkel typsnitt (som Calibri, Times New Roman eller Arial) och en teckenstorlek som är lätt att läsa. En 11 eller 12-punkts teckenstorlek kan läsas utan att behöva snyta. Så här väljer du en typsnitt och storlek .
Välj en professionell stängning. Din stängning är nästan lika viktig som din introduktion. Avsluta ditt mail med kort professionell stängning. Så här avslutar du ett brev med exempel på bra stängningar att använda.
Inkludera en signatur. Gör det enkelt för den person du skickar till dig för att komma i kontakt med dig. Inkludera en signatur med ditt fullständiga namn, e-postadress och telefonnummer. Inkludera din postadress om du ber om ett skriftligt svar eller att få något att skickas till dig. Så här konfigurerar du din e-post signatur .
Korrigering och stavningskontroll. När du introducerar dig själv är det viktigt att korrekturläsa och stavningskontrollera ditt meddelande innan du skickar det. Du har bara en chans att ge ett bra intryck, och ett skrivbord kan få ditt e-postmeddelande rast.
Skicka ett testmeddelande. För att vara säker på att ditt meddelande är perfekt, skicka det till dig själv så att du kan dubbelklicka på hur det läser och att ge det ett sista blick över för att vara säker på att det är vad du vill skicka.
Bcc: Själv. Det är alltid en bra idé att Bcc: (blind carbon copy) själv på meddelandet.
Du har en rapport om att skicka den, och du kan enkelt hänvisa till den för uppföljningskommunikation.
Exempel på inledande ämneslinjer för e-post
- Inledning från [Ditt namn ]
- Fråga om möjligheter
- Jag hittade dig genom [ Alumni Network, LinkedIn, Professional Association, etc. )
- [ Namn ] Rekommenderat jag Kontakta dig
- [ Namn ] Föreslagna att jag når ut
- Hänvisning från [ Namn ]
- Hänvisat till av [ Namn ]
När du introducerar två andra människor till varandra:
- Inledning: [ Namn ] - [ Namn ]
- Introducerar [ Namn ] till [ Namn ]
- Anslutning: [ Namn ] - [ Namn ]
- [ Namn ] och [ Namn ] Inledning
Exempel på Email Introductions
Formell introduktion
Kära fru Smith,
Jag heter Marcus Anderson, och jag skriver för att be om din hjälp. Jag skulle verkligen uppskatta din hjälp och råd.
Casual Introduktion
Hej förnamn
Mitt namn är Cynthia, och jag jobbar för ett rekryteringsföretag som heter ABCD-rekrytering. Hoppas du mår bra! Jag skulle gärna berätta mer om en händelse som vi lanserar.
Introduktion med hänvisning
Kära fru Smith,
Jag är en vän till Alisa Markers, och hon uppmanade mig att vidarebefordra mitt CV till dig. Alisa och jag arbetade tillsammans med flera projekt, och hon trodde att du kanske skulle kunna hjälpa mig med jobbsökningen.
Email presentera någon annan
Kära Jonas,
Hoppas det här finner dig bra! Jag kommer ut idag för att presentera min kollega Samantha Billings, som nyligen gick med i vårt företag och tar över kommunikation för DBC Company.
Granska exempel: Exempel introduktions e-post och brev
Föreslagen läsning: Riktlinjer för att skriva ett professionellt e-postmeddelande | Så här formaterar du ett e-postmeddelande