Steg 4: Checklista för Change Management
Det fjärde steget att hantera förändring
I detta skede av förändringsprocessen införs förändringen till en större del av organisationen. Detaljerade planer utvecklas av förändringslaget som leder ansträngningen.
Dessa förändringsmedel ska ha involverat så många människor som möjligt under planeringsstadiet. Graden av förmåga att involvera andra anställda beror på storleken och omfattningen av de förhoppningsvisa förändringarna.
Det förändrade ledarskapets jobb
Ledningsgruppen för förändringar måste också erkänna det faktum att de anställda kommer att uppleva förändringarna på många olika sätt. De kommer professionellt att reagera på införandet av förändringarna, men ännu viktigare kommer de att reagera på förändringarna på den personliga nivån - och detta kan vara det mest kraftfulla svaret för alla.
Detta beror på att anställda måste resa genom de fyra faserna av personlig reaktion på förändring innan de är redo att acceptera och integrera förändringarna. Medan vissa anställda kommer att flytta igenom alla fyra faser om tio minuter; andra anställda tar månader att gå över samma väg.
Vad införandet av förändringen behöver utföra
I detta introduktionsskede behöver förändringsledningsgruppen se till att följande initiativ uppnås.
- Bestäm hur roller och jobb kommer att behöva förändras.
- Ge allmän utbildning till organisationen för att alla ska förstå vad förändringen innebär för organisationen och hur förändringen kommer att hanteras .
- Planera nödvändiga träningssessioner för anställda att dela förändringsförväntningarna och parametrarna med hela organisationen. Särskild utbildning för jobb och avdelningar är vanligtvis nödvändig
- Identifiera interna eller avdelade projektledare eller team för att hjälpa till att integrera förändringarna om det behövs.
- Ge andra personalutbildningsmöjligheter, efter behov, så att anställda är utrustade för att göra de nödvändiga förändringarna. Dessa kan innefatta:
Teknisk utbildning för förändringar i jobb,
- Övervakning och ledarskapsutbildning - om förändringar och förväntningar och i alla ledarskap som behöver stärkas,
-Projektledning,
- Förvaltningsutbildning, och
-Human relationer utbildning som lagbyggnad och möte ledarskap . - Börja planera förändringar i organisationens belöning och erkännandestruktur och praxis för att parallellt och belöna förändringar till stöd för innovationsinsatserna.
- Bygg in feedbackmekanismer så att medarbetarna vet hur förändringen utvecklas. Öka kommunikationen hundra gånger.
- Ge konsekvenser för att anta eller avvisa förändringstiden, men inte för mycket tid. Börja med belöningar och erkännande för adopterade tidiga förändringar.
- Ge sätt att säga adjö till de gamla sätten och åta sig till de nya sätten att göra affärer. Dessa kallas ceremonier och de är en kraftfull motivator. I en organisation, när poliserna fullständigt antog gemenskapspolisering, skrev gataofficerarna ned alla de sätt på vilka de tidigare interagerat med sina samhällen. När de hade skrivit ner alla gamla metoder slängde de papperna i papperskorgen och satte papperet i brand. En kraftfull släppa.
Inför förändring för att bygga anställningsförpliktelse
Människor reagerar på förändringar på många olika sätt. I vilken grad anställda kommer att stödja och begå önskade förändringar beror delvis på deras naturliga reaktioner på förändring och delvis på hur förändringarna införs.
Du kan uppmuntra människor att anmäla sig till de ändringar du vill genomföra genom att tillämpa följande förändringshanteringsidéer när en förändring införs i din organisation. (Dessa förslag är anpassade från Dr Rosabeth Moss Kanters idéer från Harvard University.)
- Ge en vision om förändringen med tydliga detaljer om önskat nytt tillstånd tidigt i processen.
- Visa ditt aktiva engagemang för förändringen skapa en känsla av spänning för framtiden. Aktivt engagemang inkluderar att hålla människor ansvariga och givande och stödja positiva anställdas insatser och bidrag.
- Dela information om förändringsplanerna i största möjliga utsträckning med alla dina anställda. Dela så mycket som du vet så snart du vet det.
- Ge tid för personal att bli vana vid tanken på förändring.
- Involvera alla anställda i planeringen av förändringen.
- Dela stora förändringar i små , genomförbara steg. Skapa specifika mätbara mål och milstolpar för de små stegen och den övergripande förändringsprocessen.
- Håll överraskningar till ett minimum . Fokusera insatser på effektiv kommunikation under varje fas av förändringsprocessen för att alla ska kunna se vad som kommer. Specifika detaljer om förändringens påverkan på individer, där det är känt, hjälper människor att anpassa sig för att förändras snabbare.
- Skapa nya standarder , krav och policyer som följer av ändringarna.
- Erbjuder positiv förstärkning och incitament för att belöna tidiga framgångar och att fungera som förebilder och önskat beteende från resten av organisationen.
Hantera personliga reaktioner på förändring
De flesta människor är djupt knutna till sina nuvarande vanor. Att göra förändringar innebär mer än att bara lära sig nya färdigheter. Människor behöver en övergångsperiod för att känslomässigt släppa gamla vägar och flytta sig mot nya vägar.
De fyra faserna av förändringsacceptans är förnekelse, motstånd , utforskning och engagemang. Att flytta genom dessa faser, när förändringar introduceras i organisationen, flyttar anställda från förnekelse (extern miljö) och sedan till motstånd (intern miljö) som båda är baserade i det förflutna.
När de börjar acceptera de förändringar som införts går arbetarna in i framtiden genom att först gå in i prospekteringsfasen, och om allt fortsätter som planerat hamnar de i engagemangsfasen och tittar framåt och avslutar introduktionsfasen i förändringshantering.
De fyra faserna av personlig reaktion vid förändring under introduktionen
Anställda går igenom fyra faser på väg för att begå de förändringar som organisationen införde. Kom ihåg att dessa fyra faser uppträder under det fjärde steget i de sex steg du kommer att uppleva i en förändringsprocess. Det här är vad som händer i varje steg.
1. Förnekelse: Ändringen är ännu inte riktigt för anställda. Inget händer som ses av den enskilda medarbetaren. Arbetet fortsätter som vanligt. Individer kan tänka tankar som "Denna förändring kommer att gå ifrån om jag ignorerar det."
"Organisationen kommer att förändra sig." "Det kommer inte att hända mig." "De kan inte förvänta mig att jag ska lära mig det." "Men vi har alltid gjort det på så sätt." Och "jag" Jag är för gammal för att börja med att göra det på ett annat sätt. "
2. Resistance: Medarbetare upplever ilska, tvivel, ångest och andra negativa känslor. De tenderar att fokusera på sin personliga erfarenhet av förändringens inverkan snarare än på hur det kan hjälpa deras organisation.
Produktivitet och produktion kan minska. Du kan uppleva motstånd från anställda som arg, vokal, strident, synlig, off-putting, konfronterande och skrämmande. Resistens kan också vara tyst, sullen, återkallad, icke-verbal, dold, underminera och sabotera.
Båda existerar och du måste vara beredd att hantera båda formerna av motstånd .
3. Utforskning: Människor börjar fokusera på framtiden och hur förändringarna faktiskt kan hjälpa dem. De är angelägna om att lära sig och att förstå effekterna av förändringarna på deras jobb och inflytande. Denna fas kan vara stressfull eftersom anställda söker efter nya sätt att uppföra sig och förhålla sig till varandra.
Vid denna tidpunkt känner människor också att förändringen inte går bort. Så, även om de fortfarande känner sig oförmögen, söker de efter sätt att göra det bästa av förändringen för dem personligen och i sina jobb.
4. Åtagande: Anställda har anmält sig till förändringen och är redo att gå vidare med handlingsplaner. Produktivitet och positiva känslor återvänder.
Sammanfattningsvis är introduktionssteget för förändringshantering utmanande, reaktivt och stressfullt - men också spännande, energiserande och stärkande. Dessa tips och förslag hjälper dig att effektivt och professionellt hantera införandet av förändringar i din organisation.