Med ett effektivt presspaket kan du verkligen stå ut.
Du kanske har hört termen "press kit" används i reklam- och PR-byråer, och kanske har fått ett presspaket för något. Även om formuläret och funktionen hos ett presspaket kan variera kraftigt inom industrin, är den accepterade definitionen av en:
"Ett paket med reklammaterial som tillhandahålls till pressmedlemmarna för att sammanfatta dem, särskilt om en produkt, tjänst eller kandidat."
Det är verkligen en bred term men, om det är allt du behöver fortsätta, skapar du inte presspaket som har den inverkan de ska ha.
Så, låt oss se lite djupare in i de faktiska komponenterna som kan utgöra ett presspaket, och hur man monterar en som ger din produkt eller tjänst den bästa chansen på fri publicitet, även känd som intjänat media. Om du gör ditt presspaket på rätt sätt ser du en avkastning som är många gånger större än din första investering, speciellt om satsen får din produkt eller tjänst på sändningstid på nyhetsstationer, eller stora skrivningar online och i tidningar.
Skapa ditt presspaket
Det finns ingen regelbok om att skapa presspaket som säger vilka komponenter du måste inkludera. Dina presspaket kommer att variera beroende på vad du använder PR för att marknadsföra, och vilken typ av plats du ska distribuera ditt presspaket. De flesta presspaket skickas ut, ofta till personer som har administrativa assistenter, och det är ditt jobb att göra ett presspaket som är intressant nog för att komma över den personen. Innehåll och presentation, betyder mycket.
Så, vad du inkluderar är ett mycket viktigt beslut, eftersom ett presspaket är ett enkelt sätt att ta fokus på dig eller ditt företag.
Du kan till och med tänka på det som företagets största hitsamling, eftersom du sammanställer informationen du vill ha media om dig och dina produkter och tjänster i ett städpaket. Med detta sagt är de viktigaste presskitkomponenterna du vill överväga:
1. Pressmeddelandet
Din presskit pressmeddelande tillkännager hela ideen.
Om du har en ny produkt, hjälper presspaketet att presentera det. Om ditt företag slås samman med en annan, pressar presskitlet det.
Du kan inkludera flera pressmeddelanden i presskitet, eller du kan utfärda ett pressmeddelande innan kitet går ut. Exempelvis kan ett pressmeddelande med pressmeddelande innehålla ett pressmeddelande om företagsfusionen, tre nya pressmeddelanden och ett pressmeddelande som meddelar en ny VD.
Ett försiktighetsord packa inte ditt presspaket med mer än ett pressmeddelande bara för att du kan. Om du skickar ett presspaket till en redaktör behöver du bara ett pressmeddelande. Om du delar ut ditt presspaket på en mässa, är flera pressmeddelanden inuti inte ovanliga. Men kom ihåg, ju mer du inkluderar, desto mer arbete gör du folk gör. Du vill göra sitt jobb så enkelt som möjligt.
2. Ett kort brev / Innehållsförteckning
Detta är särskilt användbart för alla typer av press kit som inkluderade många olika men lika viktiga element. Ditt brev kan adresseras till media tacka dem för deras intresse för ditt företag, och sedan kan du ge en sammanfattning av vad som ingår.
Var noga med att göra din mediakontakt namn och kontaktinformation, rensa på den här sidan eftersom det blir den första han eller hon kommer att se.
Alla dessa element hjälper ditt innehåll att komma ihop och känns mycket mer organiserat än papper och prover slumpmässigt fyllda i en mapp.
3. En broschyr
PR-proffs använder presspaket för att tillkännage en ny produkt, men du kan också inkludera din broschyr. Broschyrer är speciellt användbara för att förklara din produkt eller tjänst utanför ett enkelt pressmeddelande. Det är en sak att skapa ett presspaket för en ny typ av hälsa mellanmål. Det är något annat helt för att skapa ett presspaket som ger en ny finansiell produkt till investeringsmarknaden.
För ett pressmeddelande med pressmeddelanden kan du inkludera ett antal broschyrer som ger redaktören / reportern en stor mängd information om din produkt / tjänst. Detta hjälper dem att avgöra om de vill till och med täcka vad du erbjuder för gratis medieexponering.
4. Produktprover
Om din produkt är liten nog, och du har råd att göra så borde du sätta ett prov inuti presspaketet.
Detta ger redaktörer och reportrar chansen att testa produkten ut på egen hand, och ge den en genuin tumme upp eller tummen neråt.
Om din produkt är för stor och du håller en demonstration på din anläggning, ta med den informationen så redaktören / reportern kan komma till din plats och ta hand om dina produkter. Eller om din mässa har en demo, det är ett annat bra sätt att ge en massa mängd redaktörer och reportrar från hela landet ett sätt att se din produkt i aktion.
Om du bara kan skicka några prover ut skapade du ett tiered press kit. Toppskiktet kan bara bestå av fem till tio utsikter, men de kommer att vara det viktigaste. De får själva objektet. De andra nivåerna blir mindre, baserat på deras inflytande. Vissa kan helt enkelt få ett vykort eller brev som täcker grundinformationen.
5. Tidigare pressdäckning
Om du har fått gratis mediedekning innan kan du inkludera ett ark som beskriver de här mediauttagen. Vissa företag tycker om att inkludera kopior av artiklar skrivna om dem i sitt presspaket, och det ger en trovärdighet till kampanjen. Bara gå inte överbord. Att publicera tidigare framgångar är en sak, men en bragging-session är offputting.
Om du innehåller artiklar, kommer några sidor att vara mer än tillräckligt med innehåll för ditt presspaket. Bestäm om ett enkelt ark som identifierar dessa uttag istället bättre skulle kunna tjäna ditt presspaket och redaktören / reportern.
6. Ett faktablad
Detta kan vara ett bra komplement till ett presspaket eftersom det beskriver funktioner, fördelar och annan specifik information på ett sätt som utbildar reportern eller redaktören om ditt företag och / eller produkter med snabba hits av information. Faktablad kan användas för produktlanseringar, presspaket om nya anställningar , nyhetskonferenser och andra områden där du vill ge redaktionsnyckelfakta som de kanske vill använda ord för ord.
7. Företagets bakgrund
Att skriva en företagshistoriksida kan vara värdefull för nuvarande och framtida presspaket. Denna bakgrund beskriver ditt företags början; från var du har varit, till var du ska, och dina planer för expansion och produktutveckling. Var noga med att uppdatera den med senaste prestationer och andra bra nyheter i din historia.
8. Executive Bios
Oavsett om det är en ny VD , en ny PR-verkställande direktör eller en ny medlem i din styrelse, är det här platsen att informera folk om dem.
Executive bios, tillsammans med högupplösta bilder, ger redaktören mycket behövs bakgrundsinformation om människorna bakom företaget. Vissa publikationer skriver ut ett bioord för ord, så skriv bio i tredje människans synvinkel snarare än första personens synvinkel. Och det säger sig själv, se till att bios är korrekta och aktuella. Det kan vara pinsamt att inkludera kontaktuppgifter om personer som har slutat eller släppts.
9. Ett citatblad och FAQ
Din mediekontakts info ska vara väldigt lätt för någon redaktör för att hitta ytterligare frågor om ditt presspaket. Men ett citatblad (med direkta citat från personer i ditt företag) kan också användas för att ge upptagna redaktörer citat som de behöver för att slutföra en artikel utan att spåra ner ett företags PR-person.
Detta blad kan innehålla citat från dina chefer, produktutvecklare och till och med PR-kontakten. Ett ark med citat kan svara på de mest uppenbara frågorna en redaktör kan troligen ha, och kan sättas i ett format som är professionellt och informativt. Du vill att varje citat ska se bra på papper eftersom det citatet troligtvis kommer att användas ordentligt i tryck.
10. Hi-Res-bilder på en flash-enhet
Är bilder relevanta för ditt presspaket? Om så är fallet, se till att de är högupplösta bilder, lagrade på en mycket användbar medieenhet som en flash-enhet eller en CD / DVD.
Du kan också inkludera högupplösta bilder på din webbplats för att media ska hämtas också. Var noga med att inkludera direktlänken till ditt bildgalleri i dina pressmaterial.
11. CD, DVD, Flash-enheter, programvara och video
Dessa material kan vara kostsamma när du skapar presspaket i massnummer. Behövs de? Inte alltid. Men hur effektivt de är beror på vilken täckning du letar efter.
Om du skapar en presskit för ett band, kommer en demo-CD eller länk till nedladdningsbar musik att få dig mer körsträcka i ett presspaket än bara en release som meddelar det. Om du försöker få täckning för ditt företags videospel, är en CD med flera demoversioner av dina nya titlar ett mycket bättre sätt att få en redaktörs intresse än fem pressmeddelanden . Om du just har öppnat en ny tillverkningsanläggning och skickar dina material till redaktörer / reportrar för långt för att resa för en turné, kan en DVD erbjuda en videotur av anläggningen. Och naturligtvis, när tekniken utvecklas, så måste dina presspaket. Du kan inkludera en QR-kod som skickar människor till en unik webbplats, med ett meddelande som är skräddarsydd bara för dem.