Frågor att fråga om att fastställa HR Informationstekniska behov
Men hur vet HR och andra chefer att de väljer den bästa HR-informationstekniken för att hantera alla detaljer, och att lösningen de väljer kommer att stå tidstestet?
Följande är de viktigaste frågorna att fråga och svara i processen att välja Human Resources informationsteknik.
- Vad är graden av flexibilitet och skalbarhet som HR-informationsteknologiprogrammet ger? HR-proffs bör avgöra om programvaran kan importera data från flera Excel-kalkylblad, databaser och pappersdokument och den nivå som den kan koppla samman med alla andra system och data som behövs.
Programvaran ska kunna ta in och filtrera information från flera källor. Helst bör denna process också automatiseras. Många onlineinlösenlösningar kräver att data manuellt hanteras innan det går till en operatör för att uppdatera sina system. Automatisering av uppdateringsformat, överföringsschema och leveransmetod kan bidra till att eliminera fakturering och behörighetsproblem. - Kommer mjukvaran att kunna tillgodose HRs företag och fördelar bärare regler? En verkligt inskrivningsmotor utvärderar varje inskrivningsaktivitet och tillämpar alla nödvändiga kombinationer av regler, meddelanden, instruktioner och alternativ som är speciellt utformade för att uppfylla de exakta behörighetskraven som krävs. Programvaran ska ta emot eventuella behörighetsregler som bolaget och transportörerna har.
- Kommer HR-informationstekniken att kunna växa och skala med organisationen? HR bör bedöma teknikens förmåga att växa då företaget anställer nya anställda , kontor, förmånsändringar och regler. HR bör fråga om tröskelvärdena för var och en av dessa element.
- Kan HR-informationsteknologiprogrammet integrera med andra system? Lön och andra funktioner delar ofta mycket av samma information som förmånshanteringen . HR kan få större effektivitet när data och annan anställd information som ingås i ett system delas med ett annat system. Spåra rekrytering av anställda är en annan nödvändig funktion.
- Vem ansvarar för att implementera eller bygga lösningen? Vilken nivå av utbildning är inblandad? Vissa lösningar kräver att kunden är mycket involverad i den ursprungliga implementeringen, vilket kan vara överväldigande för redan upptagna HR-administratörer.
HR bör ha en tydlig förståelse för graden av utbildning och teknisk expertis som kommer att krävas och hur mycket tid som förväntas. Frågande lösningsleverantörer om detta ämne kan ge insikt i subtila områden som i början kan verka enkla, men involvera betydande teknisk expertis. HR kan då bestämma specifika uppgifter som kan vara så besvärliga att realistiskt hindra slutförandet, vilket kan minska HR-informationsteknologivärdet och avkastningen. - Om träning är inblandad , är det en avgift? Kostnader för utbildning bör också bedömas, inklusive tidsavbrott och resekostnader för resor på plats. HR behöver bli medveten om alla hårda och mjuka kostnader som är inblandade i antagandet av HR-informationsteknik.
- Vem kommer att äga uppgifterna? Svaret på denna fråga borde vara HR-organisationen . Företagen ska kunna transportera sina data till alla applikationsleverantörer (ASP). Om uppgifterna finns på en operatörs proprietära server kan företaget ibland debiteras extra avgifter om det byter transportörerna.
- Vilka typer av underhåll och underhåll krävs? När programvara är installerat på företagets arbetsstationer eller servrar, krävs vanliga uppdateringar av den tekniken ofta och kan vara besvärlig att planera och hantera. Uppdateringar till HR-informationsteknik görs ofta automatiskt med programvara som är tillgänglig online via en applikationsleverantör (ASP) eller en SaaS-modell (Software as a Service).
- Vilka säkerhetsåtgärder är inbyggda i HR-informationstekniken ? Om mjukvaran är tillgänglig online, via en ASP- eller SaaS-modell, ska leverantören erbjuda dagliga säkerhetskopior, backupservrar och tillagda skyddskikt. Ytterligare system och förfaranden bör finnas för att skydda informationen från att gå vilse eller komma åt av obehörig personal . HR, i samråd med andra chefer , ska ha exklusiv behörighet att bestämma vem som får få tillgång till HR-informationstekniken och i vilken grad.
- Kommer anställda att kunna anmäla sig till förmånsplaner och göra realtidsförändringar till personuppgifter och planval? Medarbetarnas tillgång bör vara en given, med tanke på den allmänna, allmänna tillgången till datorer.
Majoriteten av den anställde befolkningen har tillgång till internet hemma. Medarbetarnas självbetjäning ger stor potential att spara tid och pengar. Ett bra självbetjäningssystem kommer att leda anställda smidigt genom att ange information om sig själv och deras anhöriga.
Systemet ska tydligt presentera de tillgängliga planerna och möjliggöra för anställda att göra val för sin bekvämlighet och förenkla dessa åtgärder under hela processen med guider. Anställda bör också kunna lägga till vårdpersonal och byta information efter behov, 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan, året runt.
Det här är ytterligare frågor att svara när du bedömer organisationens behov av informationsteknologi.
- Kommer tekniken att ge personalen behörighet att bestämma vem som får få tillgång till och i vilken utsträckning? Tillsammans med samma ansträngning som ger tillgång till arbetstagare, bör tekniken ge HR den sista saken. HR bör ha befogenhet att godkänna all data innan den sänds till operatörer, och bör också bestämma i vilken utsträckning anställda och andra har tillgång.
- Vilka typer av rapporteringsmöjligheter finns tillgängliga från HR-informationstekniken? Rapporteringstekniken ska erbjuda flera visningar och format (kalkylblad, PDF, HTML), stor bildbedömning och förmågan att borra ner för att förbättra beslutsfattandet. HR bör kunna, när som helst, kunna bedöma inskrivningar i specifika planer, utestående handlingar och förändringar i demografisk information från anställda i förhållande till förmåner och annan personalinformation.
- Har programvaran specifika funktioner för att hjälpa HR spara tid? Beroende på sina egna avdelningar behöver HR kanske fråga sig om teknikens förmåga att bearbeta information i partier, hantera anmälningar och fakturering för COBRA-policyer , tillhandahålla självräknings- och räkningsavstämningsverktyg och specifik rapportering.
- Har mjukvaran specifika funktioner som hjälper HR att kommunicera bättre med anställda? Vissa program ger HR flexibiliteten att kommunicera med anställda på ett antal nivåer - via massmedia, elektroniska anslagstavlor och specifika filterkriterier (t.ex. plats, avdelning, försäkringsplaner, inskrivningsstatus, pensionsstatus och andra) genom HR informationssystem. Att ha flera sätt att kommunicera kan ytterligare automatisera processer och hjälpa HR att bättre rikta sig till meddelanden.
- Ger HR informationstekniska systemet ett sätt att kontrollera och balansera? Förutom att möjliggöra för HR att godkänna transaktioner, erbjuder många HR-informationsteknologisystem också möjligheter för HR att fungera som gatekeeper i revisionsrapportering för att säkerställa att de överensstämmer med data i systemet. Detta kan:
-Säkra exaktheten av transportfakturor,
-sparar tid och pengar,
-assistent i tidig leverans av anställda inskrivningar , och
-förbättra bekräftelse av behörighet när anställda går om hand.
- Hur kommer informationen att bytas ut med bärare? Och vem ska ansvara för denna interaktion? Integrering av HR-informationsteknologisystemet bör bedömas inte bara av antalet bärare med vilka programvaran har relationer men av den typ av anslutning som den möjliggör. Att säkerställa framgångsrik interaktion med operatörer genom en programvara för förmånshantering kräver många steg, bland annat:
-Gathering första genomförande data folkräkning;
-Sätt upp den första integrationen för den pågående informationsutbytet
-koordinering av daglig eller vecka-interaktion för att säkerställa att data tas emot och tillämpas korrekt
-översikt av pågående uppdateringar
Kravet på uppmätning av bärare för inskrivning uppfylls i överensstämmelse med tillsynsmyndigheterna. och
-Föra ett proaktivt förhållande med varje bärare för att förbättra förhållandet mellan datautbyte.
Att veta vem som är ansvarig för varje uppgift är viktigt för att fullt ut förstå ett produktutbud. Varje programleverantör kommer att erbjuda en annan nivå av integration när det gäller att tillhandahålla några av de uppgifter som beskrivs ovan. HR bör se till att arbeta med säljare som visar starka, löpande, sömlösa relationer med företagets utvalda operatörer.
Många leverantörer möjliggör överföring av en generisk ANSI 834-fil, som eventuellt kan accepteras av transportören, en faktor som ofta påverkas av gruppens storlek. Chefer bör leta efter leverantörer som erbjuder rena, validerade överföringar (säkerställer transaktionens behörighet), anpassade till varje transportörs behov för att undvika problem. De bör också se till leverantörer som har en dedikerad EDI (Electronic Data Interchange) avdelning att interagera med bärarens eget specifika överföringsspråk.
- Vilken nivå av kundtjänst tillhandahålls? Finns det en extra kostnad för service? HR bör bestämma nivån på åtkomst till hjälp som tillhandahålls och vad utgör kundservice-online hjälp via en databas, onlinechatt, e-postsupport, konversationer med en levande person eller en kombination av dem. Med tanke på känsligheten hos förmåner och annan HR-information, bör cheferna förvänta sig ett svar på förfrågningar inom 24 timmar från en direktkontakt som kan hjälpa till.
- Vad kostar HR-informationsteknologisystemet och uppväger det fördelarna? HR bör bedöma hela kostnaderna för HR-informationsteknologisystemet, inklusive alla årliga, månatliga och engångsavgifter, tillsammans med de fördelar som tillhandahålls. Ett något dyrare system kan mer än betala skillnaden med funktioner som gör att anställda kan behålla sina egna poster och ger större bekvämlighet, tidsbesparingar och noggrannhet. Dessa faktorer bör beaktas och vägas vid val av ett HR-informationsteknologisystem.
Behovet av HR-informationstekniska system ökar. Med HR-personal som hittar ett brett utbud av alternativ inom HR-informationsteknologisystem är det allt viktigare att analysera och väga alla tillgängliga alternativ.
Att välja ett HR-informationsteknologisystem bör ses som en investering som kommer att växa med avdelningen och företagets behov . Dessa frågor leder dig till rätt HR-informationsteknologisystem för ditt företag.