I kontrolluppgiften övervakar du arbetet som görs, du jämför de faktiska framstegen till planen och du verifierar att organisationen fungerar när du utformade den.
Om allt går bra behöver du inte göra annat än att övervaka. Men det händer sällan. Någon blir sjuk iterationen av varje databas sorter tar längre tid än projiceras; en nyckelkonkurrent sänker sina priser en brand förstör byggnaden intill och du måste evakuera i flera dagar, eller någon annan faktor påverkar din plan. Kontrollsteget dikterar nu att du måste vidta åtgärder för att minimera effekten och återställa sakerna till önskat mål så fort som möjligt.
Det innebär att gå tillbaka till planeringsstadiet och justera planer. Det kan kräva en förändring i organisationen och omdirigering av lagmedlemmar mot de nya målen. Styr sedan den nya planen och justera om det behövs. Denna cykel fortsätter tills du fullbordar uppgiften.
Några ytterligare aspekter av övervakning och kontroll
- Att behålla poäng vinner inte: Det finns ingen mening att övervaka om du inte vidtar åtgärder baserat på informationen. Håll inte bara koll på. Se till att du mäter de rätta sakerna och vidta lämpliga åtgärder för att åtgärda vilka problem som mätningarna påpekar.
- Du kan inte hantera det du inte mäter : Om du inte mäter något vet du inte om det blir bättre eller sämre. Du kan inte klara av förbättringar om du inte mäter för att se vad som blir bättre och vad som blir värre. Den här artikeln hjälper dig att veta hur och vad du ska mäta.
- Låt inte processen komma i vägen för resultat: Medan denna artikel specifikt tar upp frågan om överplanering gäller den också för övervakningsuppgiften. Fokusera inte så mycket på övervakningsuppgiften att du inte tar kontroll och gör de ändringar som är nödvändiga.
- Medarbetarcoaching: När man går in : En bra chef kommer alltid att övervaka vad deras anställda gör, men kommer inte att ingripa för att coacha sina anställda utom i särskilda omständigheter. Att veta när man ska låta en anställd göra ett misstag kan de lära av och när du behöver gå in och coacha dem är en balansräkning. Du måste balansera sin möjlighet att lära sig och växa mot den skada de kan göra för sig själva, deras lag och företaget.
- Ge negativ feedback : När en chef behöver komma in och styra lagets eller individens aktivitet är det ofta nödvändigt att ge negativ feedback. Var noga med att göra det ordentligt enligt beskrivningen här.
- Övervaka ditt lags framsteg: För många är projektledning den första ledningsrollen . I stegen till framgångsrik projektledning ser vi också uppgiften att övervaka laget.
- Din chef ser dig : Cheferna är skyldiga att deras företag ska övervaka deras anställdas verksamhet för att säkerställa att gällande lagar och policyer överensstämmer. Du övervakar deras beteende, deras efterlevnad av klädkoden, hur de hälsar kunder. Behovet av att övervaka deras elektroniska aktiviteter är lika stor och skälen är desamma. Var noga med att låta anställda veta att de övervakas. Låt dem veta vad som övervakas och varför. Låt dem veta vad som är acceptabelt och vad som inte är.