Tips om hur man ska vara mer effektiv
För ytterligare strategier, granska dessa tips om tidshantering och tips för arbete och livsbalans .
Hur man jobbar smart och är mer effektiv
Att använda tiden är mer effektivt en viktig färdighet som alla från receptionisten till förvaltningspartnern kan lära sig.
Att anta rätt kombination av tidshanteringspraxis kan minska stressen och spara dig upp till en timme om dagen. Nedan finns nio tips om hur du jobbar smart och effektivare.
1. Använd teknik för att bli organiserad. Du kan inte vara din mest produktiva om du är oorganiserad och omgiven av röran. Bli av med dessa slumpmässiga högar av papper och noter och använd ett enkelt elektroniskt arkiveringssystem. Det finns många program som kan hjälpa dig att organisera ett brett utbud av kund- och produktuppgifter, vilket ger snabb och enkel åtkomst. Antag också ett personligt schemaläggningsprogram som låter dig hålla kalender, göra-listor, arbetsplaner och en kontaktlista.
2. Gruppera inkommande meddelanden. Ständigt kontrollerar och besvarar ditt e-postmeddelande, röstbrevlåda och andra meddelanden avbryter bara ditt tänkande och försvårar produktiviteten, särskilt i jobb som kräver kreativt, innovativt eller strategiskt tänkande .
Lär dig att svara på inkommande meddelanden i satser och överväga att kontrollera dem bara tre eller fyra gånger om dagen.
3. Antag en "one-touch" -metod. Använd principen "Gör, delegera, ta bort eller fil" för att hantera e-post, brev, räkningar, textmeddelanden, röstmeddelanden och andra förfrågningar.
4. Släpp tidshanterare. Mycket tid förloras på jobbet genom att förhalta, göra "upptagen jobb", besöka distraherande webbplatser (särskilt sociala medier ), delta i onödiga möten, överredigeringsrapporter och interagera med chattiga kollegor som alltid skvallrar eller klagar.
Koncentrera på de uppgifter och aktiviteter som faktiskt "rör nålen" i verksamheten och minska eller eliminera dem som inte gör det.
5. Ta regelbundna minipauser. Även de mest trafikerade människorna behöver rensa sina tankar och sträcka benen nu och igen. Ta regelbundet en fem till tio minuters andning bort från skrivbordet. Ta en snabb promenad utåt om du kan, gör lite stretchövningar eller gå upp och ner för trappan några gånger. Prata med någon du gillar. Drick vatten. Ät ett hälsosamt mellanmål som färsk frukt och grönsaker. Korta steg från ditt arbete kommer att slappna av din kropp och föryngra ditt sinne. Dessutom kommer du att bli mindre frazzled när du kommer hem hemma på kvällen.
6. Delegat. Du behöver inte göra allt. Verkligen. Andra människor är ganska kapabla att hantera några av de uppgifter du normalt reserverar för dig själv. Tänk på vilka uppgifter du kan dela med andra. Sedan börja långsamt sätta ut några av dessa ansvarsområden. Detta gör det möjligt för dig att fokusera på dina prioriterade saker samtidigt som dina medarbetare får en chans att växa och skina.
7. Lär dig att säga nej. Ett litet ord, men ändå så svårt att säga. När någon frågar dig att göra något som inte är din passion eller prioritet, är du artigt men kraftigt avvisad.
Påminn dig om att säga nej till en sak ger dig friheten att säga ja till något annat som är mer uppfyllande och mer värdigt för din tid och färdigheter.
8. Sluta sikta på perfektion. Du kommer sällan att nå det, och det är nästan alltid onödigt. Perfektionism leder ofta till mikrohantering, dåliga relationer med medarbetare, förhalning, låg produktivitet, depression, stress och ångest. De mest framgångsrika personerna är de som är nöjda när ett jobb är bra gjort och räddar deras behov av perfektion för de få, verkligen viktiga sakerna.
9. Vet när du ska be om hjälp. Om du är överväldigad på jobbet, och det orsakar otillbörlig stress, lida inte i tystnad. Skjul Superwoman / Superman-bilden och förklara din situation för din chef eller handledare. Ohållbara arbetssituationer kan vanligtvis lindras, men det kommer att ta viss självkänsla från din sida.
På samma sätt, om ett balanserat liv fortsätter att eluera dig, eller om du upplever kronisk stress, prata med en professionell (en rådgivare, psykiatrare eller prästperson). Dra nytta av de tjänster som erbjuds av ditt anställningsassistansprogram (EAP). Att låta ditt liv överväldiga dig vecka efter vecka, månad efter månad, kan leda till allvarliga fysiska, psykiska och sociala problem. Var positiv och vet att det finns lösningar på dina problem, men du måste söka hjälp.