Personalfilen för anställda lagras i allmänhet i ett låst, brandsäkert arkivskåp på en låst plats som är tillgänglig för personalpersonalen.
Sekretessen för personalinformationen i personalfilen är av största vikt.
Av alla företagsbehandlade anställningsfiler är personalens personaldokument oftast tillgänglig dag för dag för information från arbetsgivare, handledare eller personalpersonal.
Överväganden om anställd personal filinnehåll
De grundläggande principerna och frågorna som ska beaktas vid arkivering av något dokument i en personalpersonsfil är dessa.
- Kommer arbetsgivaren att behöva ett visst dokument för att motivera beslut om arbetsgivaren åtalas? Skulle arbetsgivaren behöva dokumentet i domstol?
- Känner och förstår medarbetaren att dokumentet kommer att arkiveras i sin personalfil? I de flesta fall borde arbetsgivare underteckna dokumentet, för att inte ange innehållet i dokumentet, utan att erkänna att de är medvetna om och har läst dokumentet.
- Inga överraskningar, åsikter eller personliga anteckningar om arbetstagaren ska någonsin placeras i en personalpersonsfil. Bara fakta, inga spekulativa tankar, hör hemma i en personalpersonsfil.
Innehållet i en anställd personalfil
Följande är rekommendationer om den dokumentation som en arbetsgivare ska behålla i en personalpersonsfil.
anställnings historia
- Jobbansökan
- Återuppta
- Fortsätt brevbrevet
- Utbildningskontroll
- Anställningsbevis
- Avvisningsbrev
- Ställ jobbbeskrivning
- Jobanalys poster
- Arbetsbrev eller anställningsavtal
- Arbetsförmedling eller temporäravtal, om det används
- Nödkontaktinformation
- Undertecknad medarbetarhandbokbekräftelseformulär som visar mottagande av handboken för anställda
- Checklista från ny medarbetarorientering som visar ämnen som omfattas och av vem
- Eventuella omlokaliseringsavtal och dokumentation
- Eventuellt avtal, skriftligt avtal, kvitto eller bekräftelse mellan arbetstagaren och arbetsgivaren (till exempel ett icke-överenskommelseavtal , ett anställningsavtal eller ett avtal om en bilförsedd bil), till exempel
- Arbetslivets officiella form, inklusive: begäran om överföring , befordran , interna jobbansökningar och så vidare
- Eventuell annan dokumentation i samband med anställning
Personalutveckling och förbättring
- Kopior av eventuella prestationsbedömningar som används eller anställningsutvecklingsplaner
- Medarbetares självbedömningar
- Rekord från några formella rådgivningssessioner
- Anmärkningar om närvaro eller tardiness
- Planeringsförbättringsplanering
- Disciplinära handlingsrapporter
- Anställningsigenkänning presenteras som certifikat, erkännandebrev och så vidare
- Medarbetare formella förslag och rekommendationer, organisationssvar
- Träningsrekord
- Begäran om träning
- Kompetensbedömningar
- Utbildningsklass eller sessionsmeddelanden eller scheman
- Behovsbedömningar undertecknade
- Utbildningsutgiftsrapporter
- Klagomål från kunder eller medarbetare
Anställningsavslutningsrekord
- Anställd uppsägningsbrev
- Avsluta intervju dokumentation
- Cobra anmälan
- Anställning slutar checklista
- Slutlig redovisning av alla aspekter av arbetstagarens anställning, såsom slutlön , semesterlön, återlämnande av företagsfastigheter och så vidare.
Ytterligare dokument relaterade till personalfiler finns tillgängliga.