Skillnaden är att personliga assistenter bara hjälper en enda person, och de kan också hjälpa till med personliga uppgifter som att handla eller planera sociala engagemang.
Vissa människor delegerar projektarbete till sina assistenter eller har sina assistenter att stå inför för dem i deras frånvaro.
Arbetskrav för personliga assistenter
Även om det inte finns något minimikrav för personliga assistenter när det gäller utbildning, hjälper en bakgrund i näringsliv eller administrativt arbete. Ett andra eller ett tredje språk kan också vara viktigt i vissa fall. I allmänhet är de färdigheter du har viktigare än din utbildning. En diskussion om några av dessa nödvändiga färdigheter kan hjälpa dig att avgöra om den här typen av jobb är för dig.
Här är en lista över personliga assistent färdigheter för CV, omslag, jobbansökningar och intervjuer. Erforderliga färdigheter kommer att variera beroende på det jobb du ansökar om, så se även vår lista över kompetenser listade efter jobb och typ av skicklighet . Titta igenom den här listan och se om du har använt dessa färdigheter i tidigare jobb eller har förvärvat dem genom träning.
Gör anteckningar om när och hur du använde eller utvecklade dessa färdigheter.
Lägg sedan till dem i ditt CV och brevbrev eller behåll dig bra för att fylla i jobbansökningar. De personer som skärmar applikationer kommer ofta att leta efter nyckelfärdigheter. Matcha dina färdigheter med de som skickas som krävs för jobbet. Se sedan till att de nämns i ditt brev och anges på ditt CV.
Du bör också utveckla intervju svar på hur du använde dina färdigheter i tidigare positioner. Ge ett exempel på hur du löste ett problem på arbetsplatsen med hjälp av en eller flera av dessa färdigheter. Visa hur du använder dina färdigheter som bidrog till framgången för ett projekt.
Exempel på Personal Assistant Färdigheter
Denna lista är inte uttömmande men innehåller några av de viktigaste eftersökta färdigheterna för personliga assistenter.
Organisation och tidshantering
Som en personlig assistent kommer en stor del av jobbet att vara att hålla någon annan organiserad och enligt schema. Du måste därför vara välorganiserad själv. Lyckligtvis kan organisationen läras. Det finns specifika tekniker du kan anpassa för att göra din tidsanvändning mer effektiv och för att annars hålla ditt liv och din chef i ordning.
Skriftlig och verbal kommunikation
Du måste förstå och följa instruktioner, och du måste överföra information tydligt och ärligt. Beroende på detaljerna i din position kan du också behöva välkomna kunder, svara på korrespondens eller skapa rapporter och presentationer. Alla dessa uppgifter kräver högkvalitativa kommunikationsförmågor, inklusive tal och skriv, lyssna och läsa.
Noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer
Uppmärksamhet på detaljer är en kritisk del av både att hålla organisationen och kommunicera väl.
Vaghet eller oriktighet skapar i bästa fall ineffektivitet och kan också orsaka allvarliga misstag eller förfoga över din chefs kollegor.
Kunskap om relevant programvara
Vilken programvara du behöver hantera kan variera, men det kommer sannolikt att inkludera ordbehandling, kalkylblad, databaser, kalendrar, skrivbordsutgivning och PowerPoint eller något motsvarande. Att kunna ge åtminstone minimal teknisk support är ett plus. Du kan behöva utvärdera flera olika program och appar för att välja själv som ger de bästa verktygen för att uppnå din chefs mål. Alltid är ditt jobb att göra din chefs jobb enklare och enklare, och det kan kräva en hel del problemlösningar bakom kulisserna.
Takt och diskretion
Som personlig assistent utsätts du ofta för känsligt material, från affärshemligheter till mycket personlig information som du måste behålla konfidentiellt.
En relaterad färdighet är takt, förmågan att reagera försiktigt eller inte alls till information som andra människor kan hitta svårt eller pinsamt. Du måste med andra ord vara en säker person för din chef att vara sårbar med. När allt kommer omkring vet du bara hur mycket hjälp de behöver.
Personal Assistant Skills List
Administrativa färdigheter
Dessa färdigheter är ofta en del av arbetsbeskrivningen för en personlig assistent eller är kompetens till mervärde. Din arbetsgivare kan behöva någon som kan göra dessa uppgifter för henne.
- Administrativ
- utnämningar
- Korrespondens
- Ärenden
- evenemang
- Evenemangsplanering
- arkivering
- Genomförandeprocedurer
- Underhålla scheman
- möten
- Office Management
- Projektledning
- Forskning
- schemaläggning
- Tar diktering
- Ta emot meddelanden
- Skriva anteckningar
- Researrangemang
- Reseplanering
Kommunikations färdigheter
Som personlig assistent är alla aspekter av kommunikation viktiga för jobbet. Var redo att visa din erfarenhet eller träning.
- Svara telefonen
- Kommunikation
- E-post
- Hälsning besökare
- Hanteringsförfrågningar
- nätverk
- Icke-verbal kommunikation
- Screening Calls
- Verbal Communications
- Skriftlig kommunikation
Finansiell kompetens
Har du erfarenhet eller utbildning för dessa uppgifter?
- Bokföring
- Budgetering
- Köp av
- sourcing
- Handla
Teknikfärdigheter
Kan du använda olika plattformar och enheter och göra grundläggande felsökning?
- Dator (PC, Mac, Tablet)
- Databashantering
- Microsoft Office
- Presentation Preparation
- rapporter
- Ordbehandling
Personliga förmågor
Dessa färdigheter är ofta en del av din personlighet. Visa hur du har använt dem och utvecklat dem.
- sekretess
- Diplomatisk
- Diskretion
- Flexibilitet
- Inter
- Göra flera saker samtidigt
- Organisation
- Positiv attityd
- Problemlösning
- Professionell Demeanor
- Självmotiverad
- Lagspelare
- Tidsplanering
- Arbeta oberoende
Om du inte har använt dessa färdigheter vid ett tidigare jobb, kolla på hur du har utvecklat dem på frivilliga eller obetalda jobb eller använd dem i ditt personliga liv. Använder du dessa färdigheter som en del av en trosgemenskap eller för ett elevprojekt i skolan? Har du utvecklat färdigheter som en del av ett sportlag eller individuell sport? Den erfarenheten kan också vara värdefull och göra dig till en bättre kandidat för positionen.
Exempel på personligt assistent-CV
I det följande provupptag som är utformat för en personlig assistent, notera hur flera av de ovan nämnda kompetenserna införlivas i texten - i synnerhet av den inledande "Kvalitetssammanfattning".
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Mobiltelefon: 870.123.4567
Personlig assistent
Detaljerad och välorganiserad personlig assistent som är välkänd för att tillhandahålla sömlöst stöd till chefer på C-nivå. Felfri och självständigt utföra administrativ, mötes- och reseplanering, shopping och händelseplaneringsansvar med enkel effektivitet. Kärnkompetenser:
- Administrativ : Processkänslig data och hantera all korrespondens och diktering med kompromisslös integritet och konfidentialitet. Säkerställa stressfri miljö för verkställande beslutsfattande genom att proaktivt samordna möten och speciella händelser och lösa komplikationer i formativa stadier.
- Kommunikation: Skapa enkelt rapport med kunder, leverantörer och projektintressenter både personligen och skriftligt. Adept i nätverk diplomatiskt mellan parter för att säkerställa kvalitet genomförandet av projekt och evenemang.
- Finansiell förvaltning: Kunna utnyttja utbildning i redovisning för att balansera böcker på ett korrekt sätt och utföra budgeterings- och inköpsfunktioner.
- Viktiga styrkor: Positiv och fullständigt professionell i uppmärksamhet, med förmåga att införa förtroende och engagemang från andra. Tekniska färdigheter inkluderar Microsoft Office Suite, QuickBooks och Adobe Creative Suite. Flytande på spanska.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Personlig assistent till presidenten (20XX till Present)
Ge omfattande administrativt och personligt stöd till grundaren av boutique finansiell rådgivning, med ansvarsområde som inkluderar diktation, korrespondens, kontorshantering, leverantörsrelationer, tidsplanering, resekoordination och evenemangsplaneringsfunktioner.
- Planerade alla detaljer för mycket framgångsrika kundrelaterade händelser, inklusive golf- och tennissortshelger, seminarier om finansiell planering och aktieägare banketter.
- Upphandlade och säkrade kostnadseffektiva rese- och underhållningsleverantörer, vilket minskar resekostnaderna med 15%.
- Utnyttja Adobe Creative Suite för att skapa visuellt engagemang för nya marknadsföringsbroschyrer och ett månatligt nyhetsbrev.
Creekside Accounting, Columbia, MO
Administrativ assistent (20XX till 20XX)
Serveras som administrativ assistent till en grupp av tre CPA. Hälsade kunder och samlade personliga kontakter och ekonomisk information; organiserade klientfiler. Planerat och tog anteckningar på möten, hanterad telefonmottagning och behandlad korrespondens.
- Ofta berömd av både kunder och arbetsgivare för glatt uppmärksamhet och stark uppmärksamhet på detaljer.
- Hjälpte till att träna både kunder och ny personal i bruk av proprietär skattehanteringsprogramvara.
Utbildning
Civilingenjörsexamen (Mindre: Redovisning); 3,52 GPA
University of Missouri, Columbia, MO
Tennis Team, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, år utomlands i Madrid, Spanien