Om du ombeds skriva ett referensbrev, kom ihåg att ditt mål är att bevisa att personen är en stark kandidat till jobbet.
Att bara uttrycka din beundran kommer inte att vara tillräckligt; Brevet bör fokusera på specifika exempel som visar att medarbetaren är en högpresterande. Brevet ska också vara professionellt i utseende, och skrivas i företagsformat och redigeras väl.
För mer information om hur man skriver ett referensbrev för anställning, se tips och provreferensbrev nedan.
Råd för att skriva en referensbrev
- Tänk noga innan du säger ja. Bara säg "ja" för att skriva ett referensbrev om du kan skriva ett positivt brev till personen. Om du inte känner personen väl, eller tror inte att du med säkerhet kan rekommendera personen för jobbet, ska du säga nej . Kom ihåg att du aldrig är skyldig att lämna ett referensbrev och att du har möjlighet att göra det taktfullt. Du kan till exempel säga att du inte är bekant nog med personens arbete att erbjuda en referens eller citerar en arbetsgivares policy om att inte ge referenser . (Om det faktiskt finns en sådan. Lie inte, eller riskerar du att bli fångad och generad framför din kollega.)
- Använd företagsbrevformat. Följ företagsformat för ditt brev. Inkludera din kontaktinformation, datumet och arbetsgivarens kontaktuppgifter. Adressera jobbet till arbetsgivaren, eller, om du inte vet vem du ska adressera brevet , kan du säga "Till vem det kan komma ifrån" eller helt enkelt börja med din första stycke.
- Fokusera på jobbet. Be om en kopia av arbetsbeskrivningen från den person du rekommenderar. På så sätt kan du fokusera på de specifika kraven på positionen. Försök att inkludera nyckelord från arbetsbeskrivningen i ditt brev. Även om du skriver en mer generell rekommendation kan du fortfarande fråga arbetstagaren om vilka typer av jobb de ska söka om.
- Inkludera specifika exempel. I brevet anger du specifika exempel på tider där arbetstagaren demonstrerade olika egenskaper eller färdigheter som krävs för jobbet. Om möjligt, använd siffror för att kvantifiera deras framgångar . Till exempel kan du förklara hur mycket pengar personen gjort för ditt företag, eller hur många kunder personen interagerade med dagligen.
- Förbliv positiv. Ange att du tycker att den här personen är en stark kandidat. Du kanske säger något som "Jag rekommenderar den här personen utan förbehåll" eller "Jag skulle anställa den här personen igen om jag kunde." Kom ihåg att du vill hjälpa den här kandidaten att sticka ut.
- Dela din kontaktinformation. Ge arbetsgivaren möjlighet att kontakta dig om de har ytterligare frågor. Inkludera din e-postadress, telefonnummer eller båda i bokstaven.
- Följ riktlinjerna för inlämning. Fråga medarbetaren hur man skickar brevet. Se till att du följer några krav, särskilt om var du ska skicka den och när, liksom formatet (till exempel PDF, fysisk bokstav etc.)
Så här använder du ett referensbrevsexempel
Det är en bra idé att granska brev av rekommendationsprover och brev av rekommendationsmallar innan du skriver ditt brev. Exempel kan hjälpa dig att se vilken typ av innehåll du ska inkludera i ditt dokument, medan mallar kan hjälpa dig att få en känsla av den bästa layouten och vilka avsnitt som ska användas (t.ex. introduktioner och kroppsavsnitt).
När du formaterar ditt rekommendationsbrev använder du en enkelavståndstyp med ett mellanslag mellan varje stycke. Rikta din text till vänster och använd 1-tums marginaler runt. Välj en traditionell typsnitt som Times New Roman eller Arial. Skjut åt minst en sida i längd; Om ditt brev är för kort ser det ut att du inte vet tillräckligt om kandidaten att göra en rekommendation.
Medan exempel, mallar och riktlinjer är en bra utgångspunkt för ditt brev, bör du alltid skräddarsy ett brevexempel för att passa kandidatens arbetshistoria och det jobb som han eller hon tillämpar.
Referensbrev för sysselsättningsexempel
Till den som detta berör:
Jag skulle vilja rekommendera Sharon Doe som kandidat till en position hos din organisation. I sin tjänst som personalassistent var Sharon anställd på vårt kontor från 20XX-20XX. Sharon gjorde ett utmärkt jobb i denna position och var en tillgång till vår organisation under hennes tjänstgöring på kontoret. Hon har utmärkta skriftliga och muntliga kommunikationsförmåga, är extremt organiserad, kan arbeta självständigt och kan följa igenom för att säkerställa att jobbet blir gjort.
Under hennes tjänstgöring med vårt företag var Sharon ansvarig för övervakningen av avdelningen kontorsassistenter. Dessa assistenter, under Sharons ledning, var ansvariga för många av kontorets grundläggande administrativa och administrativa funktioner.
Sharon planerade effektivt och hanterade flera assistenter för att upprätthålla effektiv kontorsverksamhet.
Hon utvecklade ett träningsprogram för dessa assistenter som ledde dem att bli väl kända i kontorsverksamheten under halva tiden de brukade.
Sharon var alltid beredd att erbjuda henne hjälp och hade en utmärkt rapport med de många beståndsdelarna som serveras av vårt kontor, inklusive kunder, arbetsgivare och andra yrkesorganisationer. Hennes förmåga att effektivt kommunicera med alla dessa människor via e-post, telefon, och personligen gjorde henne en sådan tillgång till vårt kontor.
Hon skulle tillföra värde till något företag, och jag rekommenderar henne för varje strävan hon väljer att driva. Vänligen meddela mig om du har några andra frågor.
Kära verkligen,
Signatur ( brevpapper )
Jane Smith
Läs mer: Hur man skriver ett referensbrev | Mer referensbrevsexempel