När du får ett e-postmeddelande från en källa du inte känner igen, vad gör du?
Chansen är att du tittar på ämnesraden först och skumma sedan första stycket eller två för att få kärnan i meddelandet. Om det inte ser relevant ut, går e-posten direkt i papperskorgen.
De flesta har en intern filtreringsmekanism, utvecklad från ett behov av att skydda oss från det spärra av information som ständigt kommer till oss. Ingen har tid att granska allt, så vi tar en snabb titt och bestämmer om du vill granska vidare eller helt enkelt slänga meddelandet.
Ämnesrad
Om du använder e-post för att nå utsikterna, måste du ta hänsyn till det här interna filtret. Det spelar ingen roll hur väl utformat eller tvingande ditt e-postmeddelande är om din prospekt aldrig läser över ämnesraden. Som ett resultat är ämnet och första stycket överlägset de viktigaste komponenterna i dina prospekteringsemails.
Ämnesrubriken ska utformas för att vara relevant för dina framtidsutsikter. Å andra sidan, inte ta hand om knep.
Att använda ett ämne som "gårdagens möte" när du inte mötte utsikten kommer bara att göra mottagaren arg. Det finns en bra linje mellan en övertygande ämnesrad och en bedräglig, så om du inte är säker på vilken kategori ditt ämne faller under, försök skicka det till några vänner eller kollegor och be om en andra åsikt.
Hälsningen
När du har fått ämnesraden klar är det dags att titta på e-postkroppen. Börja alltid med mottagarens namn om du vet det eftersom en generell hälsning som "Kära husägare" kommer att få ditt e-postmeddelande raderat direkt. Om du inte känner till personens namn, är det bättre att du hoppa helt och hållet till hälsningen och gå direkt till kroppstexten.
Öppningen
Din första stycke ska konstrueras med samma grundläggande regler som för direktbrev - det vill säga att du måste intrigera din läsare omedelbart och ge dem något som gör att de vill fortsätta läsa. Vanligtvis är det här punkten där mottagaren kommer att inse att det är en försäljnings e-post, så du måste skriva något intressant nog att övervinna det "önskan att radera" alla får när de läser skräppost.
Resten av ditt e-postmeddelande ska utplåna huvudprincipen som du angav i ditt inledande stycke eller två. Håll dina stycken korta och överanvänd inte fet eller kursiv text eller snygga teckensnitt. Och inkludera inte grafik, eftersom de saktar ner meddelandeskärmen och ofta ser gimmicky ut. Värre, många e-postprogram laddar inte ner bilder om inte mottagaren specifikt begär det för ett visst meddelande, så om du använder mycket bilder kommer du att sluta med många tomma rutor i ditt e-postmeddelande.
Uppmaning till handling
Slutligen, jobba i ett samtal till åtgärd och minst två sätt för att kunna nå dig (e-post och telefon är de uppenbara alternativen, men det är bra att länka till din webbplats och en fysisk adress också). Inkluder ditt namn, namn och företagsnamn på signaturen.