Slutförandet av I-9-formuläret för varje anställd är allvarlig verksamhet - allvarligt
Alla anställda, medborgare och icke-medborgare, anställda efter den 6 november 1986, måste slutföra avsnitt 1 i formuläret I-9 vid anställningstidpunkten.
Arbetsgivaren är ansvarig för att försäkra sig om att avsnitt 1 i formulär I-9 är korrekt och korrekt utförd av arbetstagaren.
Arbetsgivaren måste kontrollera anställningsverifiering och se till att sektionerna 2 och 3 i formuläret I-9 är korrekt fyllda också. Arbetsgivare måste fylla i avsnitt 2 i formulär I-9 genom att undersöka förstahandsbevis (endast ursprungliga, oväntade dokument) av identitets- och anställningsberättigande inom tre (3) arbetsdagar efter det att anställning börjar.
Arbetstagaren måste vara fysiskt närvarande och hans eller hennes ursprungliga dokument måste granskas personligen. Den anställde som granskar originaldokumenten måste underteckna avsnitt 2 i I-9.
Blanketten verifierar att du har kontrollerat två godkända identifieringsformer som visar att arbetstagaren är lagligt behörig att arbeta i USA.
Arbetsgivare eller deras auktoriserade representant måste fylla i avsnitt 3 när man bekräftar att en anställd är berättigad att arbeta i USA.
När du anställer en anställd inom tre år efter det att I-9 ursprungligen slutfördes har arbetsgivare möjlighet att fylla i en ny I-9-blankett eller slutföra avsnitt 3.
Periodiskt måste du granska I-9-blanketterna för att se till att du har en färdig formulär för varje anställd. Du måste söka efter veracity och fullständighet och spara bevis på revisionen och all utbildning som personalen fyller i eller lagrar I-9 har fått.
Plats för färdigställda I-9 formulär
Du kommer att vilja behålla alla anställda I-9, och medföljande dokumentation , i en separat personalfil av dessa skäl.
Regeringen kan inspektera dessa former. Om de offentliga medarbetarna inspekterar dina I-9-formulär vill du inte tillåta dem tillgång till dina anställdas privata personaldirektörer och de konfidentiella uppgifterna de innehåller.
Så, för att skydda anställdas sekretess och begränsad tillgång, vill du isolera din anställd I-9 i en mapp som är speciellt avsedd för I-9-lagring.
Detta skyddar dina anställdas integritet och sparar också arbetsgivaren från att eventuellt behöva svara på ytterligare frågor som tas upp av innehållet i personaldokumentet . Du kan oavsiktligt öppna ditt företag för ökad utredning av USCIS-anställda. Undvik detta.
Nuvarande I-9 File Investigation
Enligt US Immigration and Customs Enforcement (ICE) kan regeringen inspektera din I-9: "Den administrativa inspektionsprocessen initieras av en inspektionsmeddelande (NOI) vid en arbetsgivare som tvingar produktionen av Forms I-9.
"Enligt lagen är arbetsgivare försedda med minst tre arbetsdagar för att producera Forms I-9.
ICE kommer ofta att begära att arbetsgivaren tillhandahåller dokumentation som kan innehålla en kopia av löneförteckningen, lista över nuvarande anställda, bolagsordning och affärslicenser. "
Den nuvarande trenden är att ICE ökar sina genomförandeåtgärder. Arbetsgivare har i allt större utsträckning ställts inför kriminella avgifter som tas ut på chefer, ägare och HR-anställda för misslyckande att korrekt fylla och lagra I-9-formulär för varje anställd. Företagen har i allt större utsträckning fått betydande böter och har blivit avskräckta.
Arbetsgivare måste ta I-9 formulär på allvar. Allvarligt. Behöver vi säga mer?
Se en nuvarande I-9-blankett och komplettera instruktioner för genomförandet av detta på Institutionen för hemlandssäkerhet - USA: s medborgarskap och invandringstjänster (USCIS).
Kallas också: anställningsfiler, anställningsregister, personalresursfiler, dokumentation