De bästa cheferna förstår vikten av dessa händelser, och de förstår att ett bra möte tar planering och avsiktlig ansträngning.
Den här artikeln erbjuder tio tips som hjälper dig att dra nytta av denna värdefulla samarbetstid med ditt team. Här är tips om hur du stärker dina lagmöten.
Ha en positiv inställning om möten
Det är det enda viktigaste som en chef kan göra som ledare för att förbättra lagmöten. Jag är chockad över hur många chefer som är stolta att förklara deras motvilja mot möten. För att uppnå betydande resultat, lösa problem, fatta beslut, informera, inspirera, samarbeta och motivera, chefer behöver arbeta med människor.
Det betyder ibland att dessa människor samlas i ett rum eller på ett konferenssamtal och pratar med dem. Hantering handlar inte om att sitta på kontoret med dörren stängd skicka e-post. Som ledare, försök att titta på möten som ledarens manifestation. Det är ledarskap visa tid, inte något att frukta som en resa till tandläkaren.
Kom ihåg att du äger stämman
Utdela inte agendaplaneringen till en administrativ assistent eller annan lagmedlem.
Som ledare är det ditt möte. Det är ditt jobb att planera och driva mötet. För att ställa dig i rätt sinnesstämning, fråga och svara på följande fråga: "Efter det här mötet, vad vill jag att människor ska ha lärt sig, uppnått eller löst?"
Förbered alltid en agenda
Varje artikel som du någonsin kommer att läsa om effektiva möten på arbetsplatsen innehåller råd om hur man förbereder en agenda .
Ändå dyker vi upp till möten där det inte finns någon dagordning. Handlingen med att planera dagordningen hjälper dig att fokusera och identifiera prioriterade ämnen för mötet.
Be om inmatning på agendan
Även om det är chefens primära ansvar att utveckla dagordningen kan lagmedlemmarna inbjudas att bidra med agendaposter. Skicka ett samtal till idéer några dagar före mötet.
Krydda upp det!
Lägg lite variation i formatet. Här är några saker du kan göra för att krydda dina lagmöten:
- Bjud in gästhögtalare
- Fira något
- Genomföra en "lärande rundbord" - få lagmedlemmar ta en tur att lära varandra varandra
- Titta på en Ted Talk som är relevant för mötesagendan
- Kör en lagbyggnadsaktivitet
- Ändra platser (överväga att ta mötet utanför webbplatsen)
- Ta med lite roligt eller intressant mat
- Ha ett "single item agenda" -möte
- Be om blixtrapportering
- Engagera laget i brainstorming
- Byta stolar; byt ut något för att bryta upp monotonin
Tillåt viss "White Space" för spontan kreativitet och engagemang
Kram inte så många saker på agendan som du kämpar för att slutföra det. I stället lämna ett rum i slutet för spontan diskussion. Om mötet slutar tidigt, låt alla gå tidigt.
Folk uppskattar också tid.
Använd Team Meetings att samarbeta
I stället för att bara dela information, försök lösa ett problem eller arbeta med gruppen när du kommer fram till ett beslut. Ja, det är utmanande och kan vara rörigt, men det är där vi får det mesta av möten.
Lys upp
Att vara ledare för ett möte handlar inte om flaunting auktoritet eller missbrukande makt. Att chastisera någon för att vara sent framför laget är ett exempel på att göra detta. Ha en känsla av humor och ödmjukhet.
Uppföljning
Håll reda på åtgärder och se till att folk gör vad de säger att de ska göra. Det är frustrerande att visa upp till nästa möte och ta reda på att halva laget inte störde vad de åtagit sig för vid det senaste mötet. Uppföljning före mötet och hålla individer ansvariga för sina åtaganden.
Var en rollmodellledare
Lagmötet är inte en tid att låta din vakt och sparka tillbaka med ditt lag. Håll dig själv och ditt lag till de högsta reglerna för beteende, vilket innebär att inga vitsar av färg, plockar på lagmedlemmar, cynicism och sarkasm eller baserar andra avdelningar eller ledning. Tänk på den typliga ledaren du vill vara känd för, och visa upp för att varje möte är den ledaren.
Poängen
Ett tillfälle att träffa och arbeta med ditt team är en hemsk sak att slösa bort. Det är viktigt att du utvecklar disciplinen att planera och leda möten som människor värdesätter och driva initiativ framåt.
Uppdaterad av Art Petty