Hur jobbar du snabbare och mer effektivt - Steg 1
Att ha en skriftlig plan är ett måste för att hålla snygga tankar ur baksidan av ditt huvud och att hjälpa till att förebygga katastrofer eftersom du glömmer något viktigt.
De flesta kvinnor kommer att upptäcka att de behöver röra sig från en daglig plan från tid till annan, men med att man hjälper dig att organisera din tid bättre, förbereda dig för specifika projekt i förväg och en plan ger dig en tydligare mental bild om alla saker du måste.
Att bli av med dagliga distraktioner med en plan
Om du kommer till jobbet varje dag och omedelbart blir överväldigad med din långa "att göra" lista och skrivbordsruta, kommer du i bästa fall att bulta in i din dag som en racerhäst (och snabbt bränna ut efter en sprint, precis som en racerbana) med fokus på Det som tycks mest pressande vid vilken tidpunkt som helst. Värsta fallet är att du kommer att sitta i en funk utan att veta var du ska börja. Hur som helst, "varje dag" sätter ut eldar är det enda effektivaste sättet att attackera din arbetsbelastning och det bästa sättet att uttömma dig medan du bara går längre bakom.
Utan en plan kommer dagens distraheringar snabbt att ta över: telefonen ringer, du börjar svara på e-post, kollegor börjar chit-chatt och innan du vet att lunchtiden har kommit och du har lite åstadkommit.
Din dagliga plan kan innehålla en timme varje morgon för att bli avgjort genom att återvända samtal, kontrollera e-post innan du börjar om andra uppgifter, men det kommer att göra mer än bara tjäna som en riktlinje om vad du ska göra med din tid. Om du till exempel avsätter en timme att göra något och går över den tidsgränsen kommer du att veta att du måste anpassa din plan nästa dag.
Genom att kartlägga din dag i segment eller uppgifter kan du lättare identifiera problemområden och dina effektivitetsperioder (dvs du kan vara mindre effektiv efter lunch om du lider av eftermiddagsnedgång eller kan vara en långsam startare på morgonen.)
En plan kan hjälpa dig att undvika att ta på sig mer än du kan hantera
En optimist är någon som kan se det positiva i en given situation kommer i allmänhet att fokusera på tron att "alla saker är möjliga". Det är inget fel att vara en optimist om det inte leder dig att underskatta dina förmågor, den tid det tar för att uppnå någonting och resulterar i att du tar på dig mer än du kan hantera.
En realist kan vara en optimist, men en realist ser också den logistik som kan vara involverad i att hantera en situation och kommer att leda till potentiella hinder och begränsningar.
Om du inte har din egen spelplan uppställd för dagen kan du ha svårare att säga nej för att hjälpa andra eller ta på sig ytterligare projekt eftersom du har en positiv "kan göra" attityd som överträder verkligheten eller sunt förnuft. Det är lätt att underskatta hur lång tid det tar för att utföra dina egna uppgifter, mycket mindre än någon annans, om du tror att du är superkvinna och en solig utsikt är allt som krävs för att få saker gjort.
Att veta vad som står på din egen tallrik för dagen och redan har fastställt en budget för din egen tid för specifika uppgifter kan hjälpa dig att möta deadlines, bli mer gjort varje dag och vara mer realistiska när du tar på dig ytterligare arbete.
Skapa din attackplan
Innan du börjar arbeta bestämmer du i förväg vad du kommer att fokusera på när du kommer dit. Bättre still, planera din dag natten innan och förbered ditt skrivbord för de uppgifter du vill åstadkomma på morgonen. Till exempel få filer eller läsning av material organiserad på morgonen så att du bara kan hoppa in i eller lägga in saker du behöver skriva eller ringa för att återvända i den ordning du behöver för att få dem gjort.
Att ha en plan kan hjälpa dig att skapa förutsägbara rutiner som i sin tur håller dig bättre beredd att möta kaotiska dagar när din chef eller en hög underhållsklient kräver mer tid.
Fler artiklar i denna serie
Hur man arbetar snabbare och mer effektivt
Steg 2: Ställ in små mål och kolla de som du uppnår . Att göra en lista och checka ut saker du har uppnått kan låta som en annan sak att göra, men när du gör det ordentligt kan det hända att du arbetar mer effektivt när du håller på att arbeta.
Steg 3 - Sluta förklara, men känna dig fri att skjuta upp arbetet när det är nödvändigt . Många av oss sätter upp saker eftersom vi ångrar oss att göra dem i första hand - speciellt om vi känner att det är andras ansvar.