Vilken medicinsk information placeras i medarbetarnas medicinska filer?

Medicinsk information om anställda finns aldrig i en anställd personalfil

Medarbetarens medicinska fil är förvaret för allt som har att göra med hälsa, hälsofördelar, anställdas hälsorelaterade ledighet och fördelar urval och täckning för arbetstagaren. Arbetsgivaren håller en medicinsk fil separat för varje anställd. Innehållet i dessa filer blandas aldrig med någon annan anställd fil, som personalfilen.

Eftersom den medicinska filen innehåller känslig och konfidentiell information måste den ligga på en säker, låst, otillgänglig plats.

Arkivskåpet som innehåller anställda medicinska filer bör också låsa och HR-personal ska ha de enda nycklarna. Tillgång till medarbetares medicinska filer är endast begränsad till personalpersonal.

Sjukförsäkringsportabilitets- och ansvarslagen från 1996 (HIPAA) kräver att arbetsgivare skyddar medarbetarnas journaler som konfidentiella. journaler ska lagras separat och bortsett från andra företagsrekord. Spara aldrig anställdas journaler i arbetstagarens allmänna personalfil.

På grund av informationens sekretess måste journaler isoleras från filer som anställda som handledare eller chefer får tillgång till. (Egentligen rekommenderas detta också för personalfiler i allmänhet - ge endast HR-personal tillgång.)

Innehållet i Medarbetarnas Medicinska Fil

Dessa är de typer av föremål som ska lagras säkert bort i medarbetarens medicinska fil. Om du är i tvivel, ta det fel på sidan för att skydda medarbetarrelaterad information från dina anställda.

• Sjukförsäkringsansökningar och blanketter
• Livförsäkringsansökningar och blanketter
• Utpekad mottagare information
• Ansökningar om andra anställningsförmåner som kan kräva medicinsk information som visionförsäkring
• Begäran om betalad eller obetald sjukvård
• Family Medical and Leave Act (FMLA) rapporter och relaterade applikationer och pappersarbete

• Läkarsignerat FMLA-pappersarbete
• Dokumentation om sjukdomar hos en familjemedlem eller barn för vilken du ansöker om FMLA-tid för att ge kontinuerlig vård
• Medicinsk relaterad semesterdokumentation för anställda som inte är berättigade till FMLA-ledigt arbete
• Läkarens undersökningar, anteckningar, korrespondens och rekommendationer
• Medicinskt relaterade ursäkter för frånvaro eller tardiness från en läkare
• Medicinska arbetsbegränsningar med dokumentation från den rekommenderande läkaren
• Olyckshändelser och skaderedrag, inklusive OSHA-obligatoriska dokument
• Arbetstagarens ersättningsrapporter om skada eller sjukdom
• Annan form eller dokument som innehåller privat medicinsk information om en anställd.

Om du behåller dessa filer 100 procent konfidentiellt, kommer dina anställda att lita på dig och du kommer att behålla lagenes anda och betydelse.

Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp , eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.