Anställda måste också skriva ursäkta brev för längre lösenfrån eller annan förlängd ledighet.
Formella ursäkta bokstäver används även i andra situationer, till exempel frånvaro från juryns tjänst eller frånvaro från skolan.
Läs nedan för tips om att skriva ett formellt ursäkta brev, samt två provbrev: ett prov att skicka en arbetsgivare innan du saknar jobbet och en för efter.
Tips för att skriva en formell ursäktsbrev
- Följ affärsbrev format. Använd det officiella företagsformatet när du skriver ditt brev. Du vill att detta brev ska vara professionellt.
- Förstå din arbetsgivares policy. Innan du saknar jobbet, se till att du vet policyen för att låta din chef veta att du kommer att vara frånvarande. Veta om du behöver berätta för din chef och hur du ska få honom eller henne den informationen (dvs. ett telefonsamtal, ett brev, ett e-postmeddelande). Titta också på hur långt i förväg du måste berätta för din arbetsgivare.
- Skicka brevet så snart som möjligt. Skicka om möjligt din ursäkt innan du saknar jobbet. Du vill ge din arbetsgivare tid att omplacera några av dina uppgifter. Om du ber om en längre ledighet, skicka detta brev så tidigt som möjligt. Om du inte har tid att skicka ett formellt brev, överväga att skicka en ursäkt e-post istället.
- Håll det kortfattat. Gå inte i detalj om varför du saknar arbete (till exempel en lång lista över dina symptom om du är sjuk eller en detaljerad historia om ett personligt problem). Istället anger du kortfattat dagen eller dagarna du kommer att vara frånvarande och förklara (kort) varför.
- Erbjuda att hjälpa. Du kan överväga att hjälpa till med att kompensera för din frånvaro på något sätt. Du kan till exempel säga att du fortfarande kommer att vara på email under din frånvaro, eller du kan erbjuda att arbeta en extra timme eller två senare för att slutföra några missade projekt. Om du kan förbereda din frånvaro i förväg, fråga en eller två av dina kollegor eller anställda för hjälp att fylla i några uppdrag du kommer att sakna. Detta kommer att vara särskilt viktigt när du ber om en längre ledighet.
Provformell ursäktsbrev (före saknas arbete)
Datum
Arbetsgivarens namn
Arbetsgivarens Titel
Organisation
Adress
Stad, Stat, Postnummer
Kära Herr / Ms. Efternamn:
Godkänn detta brev som formell anmälan om att jag inte kommer att kunna delta i arbetet från den 1 september 20XX till 5 september 20XX. Jag kommer att delta i den professionella utvecklingskonferensen som jag pratade med dig om tidigare i veckan.
Jag har ordnat att vara på e-post under arbetstid, och jag kommer att ringa och checka in på kontoret en gång om dagen för att se vad jag saknade.
Vänligen meddela mig om jag kan lämna ytterligare information, eller om du behöver något annat från mig för att min frånvaro ska fungera smidigt. Tack för att du har tillåtit mig att ta detta fantastiska tillfälle.
Vänliga hälsningar,
Din signatur (brevpapper)
Ditt typade namn
Provformell ursäktsbrev (efter saknas arbete)
Datum
Arbetsgivarens namn
Arbetsgivarens Titel
Organisation
Adress
Stad, Stat, Postnummer
Kära Herr / Ms. Efternamn:
Godkänn detta brev som formell anmälan om att jag inte kunde delta i arbetet den 1 september 20XX på grund av sjukdom. Jag har redan genomfört uppgifterna för den här veckan som jag missade under min frånvaro.
Vänligen meddela mig om jag kan lämna ytterligare information. Tack för att du förstår.
Vänliga hälsningar,
Din signatur (brevpapper)
Ditt typade namn
Skickar ett e-postmeddelande
Ibland är det mer meningsfullt att skicka ett e-postmeddelande som förklarar din frånvaro. Om du till exempel vill berätta för din chef så snart som möjligt att du inte kommer på jobbet, är e-post det snabbaste sättet att dela den här informationen. Vissa arbetsgivare begär även att anställda varnar dem om frånvaro via e-post.
Om du skickar ett e-postmeddelande om ursäkt för din frånvaro, var noga med att hålla e-posten kort, helt enkelt med angivande av de datum du kommer att sakna, och ge en kort förklaring till varför du kommer vara borta.
Också vara säker på att inkludera en tydlig ämnesrad. Du kan helt enkelt skriva "Frånvaro från arbete" i ämnesraden. Detta förklarar tydligt syftet med ditt mail till din chef.
Om du föredrar att skicka din ursäkt, så här skickar du ett professionellt e-postmeddelande .